Parametrización General

En esta tabla se registran las periodicidades que puedan darse, no solo en la entrega de dotación, también de elementos de trabajo, de protección personal y demás procesos de la aplicación donde se requieran identificar periodicidad, si requiere otra que no este identificada puede incluirla. Para ingresar una nueva periodicidad diligencie el código que le asignará al registro; luego, describa el nombre de la periodicidad de entrega y por último, ingrese el número de Días al que corresponde la periodicidad definida.

Ejemplo:

En esta tabla encontrará las diferentes formas de entrega de dotación que se utilicen dentro de la compañía, las cuales están sujetas a las normas establecidas. Para ingresar una nueva forma de entrega diligencie el código que le asignará al registro; luego, describa el nombre de la forma de entrega de dotación y por último, indique si la entrega se realiza de manera física.

1. La casilla Indica entrega fisica, solamente se debe marcar siempre y cuando se utilice la aplicación inventarios de Novasoft Enterprise Web, ya que cuando se requiera hacer una entrega de un elemento para descontar en el inventario, la aplicación toma en cuenta que el indicador esta marcado.

Ejemplo:

2. Si el indicador NO se encuentra marcado, y se necesita hacer entrega de forma física al empleado, se podrá crear un registro sin necesidad de descantar del inventario.

Ejemplo:

En esta tabla encontrará las tallas que se utilizan para las entregas de dotación y EPP. Para ingresar una nueva talla, ingrese el código de la talla y asigne la descripción.

Ejemplo:

En este maestro se registran los diferentes elementos de dotación que en la compañía estén identificados para entregar a los empleados, también tiene la opción de adjuntar la ficha técnica del elemento o una imagen según sea necesario.

El maestro cuenta con 2 pestañas: Elementos de dotación donde se realiza el registro del elemento y Homologación donde se hace match con los items de inventario que correspondan (de la aplicación inventario de Enterprise web).

En esta tabla se registran los elementos de trabajo que se utilizan para el desarrollo de las labores. Ingrese la descripción del elemento de trabajo; la aplicación se encargará de asignar el código automáticamente y de forma consecutiva.

Ejemplo:

En esta tabla se registra el estado material de un elemento de trabajo, dotación y/o elemento de protección personal al momento de la devolución en el proceso de desvinculación de la compañía de un empleado. Ingrese el estado del elemento; la aplicación asigna el código de forma automática.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de elementos de protección personal. Ingrese el código y el tipo de elemento de protección personal.

Ejemplo:

En este maestro se registran los elementos de protección personal que en la compañía estén identificados para entregar a los empleados. Ingrese la descripción del elemento de trabajo; la aplicación se encargará de asignar el código automáticamente y de forma consecutiva.

En esta tabla ser registran los tipos de entrega de la dotación, los elementos de trabajo y los elementos de protección personal. Ingrese el código y la descripción del tipo de entrega.

Ejemplo:

Esta tabla permite crear las áreas de experiencia que sean requeridas en los perfiles de cargo y en los registros de experiencia de la hoja de vida de un candidato y/o empleado. Para crear un registro, ingrese la descripción del area de experiencia que desea registrar. La aplicación genera automáticamente y de forma consecutivo el código del registro.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los rangos de tiempos de experiencia que aplican para la experiencia laboral. Ingrese el tiempo de experiencia y la descripción del período de tiempo de experiencia (si desea puede establecer un Período determinado en valores enteros como por ejemplo, 6 meses, 1 año, 2 años, etc.).

Para los siguientes campos, se debe tener en cuenta que, el periodo se define en meses. Ej. hasta un año (desde 1 hasta 12 meses).

Desde: Relacione el periodo desde el cual se toma el rango.
Hasta: Relacione el periodo hasta el cual se toma el rango.

Ejemplo:

En este maestro se registran los diferentes tipos de estudios que se requieren identificar para un empleado, ya sean formales e informales y que podrán ser utilizados en algunos de los procesos que requieran ser asociados. Ingrese la información en cada uno de los siguientes campos: Tipo, Nombre, Es un curso? (casilla de verificación), Orden de tipo de estudio, Nivel estudio homologación, Código DIAN para nivel académico y Código homologación para integraciones.

Tipo: Digitar el código con el que creará el registro.
Nombre: Nombrar el nivel educativo según el Ministerio de Educación Nacional.
¿Es un curso?: Marcar esta casilla permite registrar formación complementaria como lo son seminarios, actualizaciones, entre otros.
Orden de Tipo de Estudio: Esta casilla permite registrar la codificación designada en el Instructivo para el Envío de Informes Trimestrales- SIG (aplica solo para empresas temporales).
Código nivel de estudio: este campo permite visualizar la lista de todos los niveles academicos que se manejan en Colombia; seleccione el nivel de estudio a asignar al tipo de estudio.
Nivel Estudio Homologación: Esta casilla está definida para registrar la codificación designada en el Instructivo para el Envío de Informes Trimestrales- SIG (aplica solo para empresas temporales).
Código DIAN para Nivel Académico: Digitar la codificación que se requiere para generar informe de medios magnéticos de la DIAN según requerimiento, bajo la Resolución 000111 de 2015.
Código Homologación para integraciones: Digitar este código para homologar los códigos de un sistema externo con el cual se vaya a realizar una integración a futuro.
Código interno: Código generado automaticamente por la aplicación, para efectos de integración con productos HCM Senior.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los nombres de las instituciones educativas que se asocian a los estudios de los empleados, así como, a los diferentes eventos que se realizan como: capacitación, inducción, bienestar y otros eventos. Para realizar un registro, ingrese el código, nombre de la institución y el código del Ministerio de educación superior (campo opcional).

Ejemplo:

En este maestro se registran los estudios de tipo formal e informal. Para realizar un registro, asigne el código y nombre del estudio que va a crear, luego seleccione el nivel o tipo de estudio y a continuación, el núcleo de formación al que pertenece (en caso de requerirse).

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de vivienda existentes. Para realizar un registro, asigne el código y descripción del tipo de vivienda.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los diferentes tipos de tenencias que se pueden asociar a los tipos de vivienda registradas. Para realizar un registro, asigne el código y descripción del tipo de tenencia de la vivienda.

Ejemplo:

En este maestro se registran las áreas de la compañía de acuerdo a la estructura organizacional de la misma. Seleccione la compañia, luego el área y a continuación el área de la que depende .

Una vez ingrese la información, encontrará en la sección de Información sistema Externo, donde se visualizan los campos: Área y Código organigrama. Realice el registro del código del área para que un sistema externo, integrado a Novasoft, reciba la información, así como el código que tiene el organigrama relacionado para el área ingresada previamente, en la integración con el Sistema HCM - senior.

Ejemplo:

El código en el organigrama (es un campo opcional) que se utiliza para visualizar el organigrama de la empresa por áreas.

Organigrama ejemplo:

1: Gerencia general
11: Administrativa
111: Talento humano
121: Mercadeo
131: Nómina

A continuacion, se visualiza la estructura de las variables disponibles, así como la aplicación y el proceso al cual pertenece cada una.

El maestro cuenta con 5 campos:

Número: Permite visualizar el código y descripción de la Variable General.

Tipo: Permite visualizar el tipo de variable (Sistema y Parámetros Cliente).

Tipo de Dato: Permite visualizar que tipo de dato corresponde a la variable (Carácter, Numérico, Fecha y Lógico).

Valor: Permite visualizar el parametro que toma en cuenta la variable para ativarse y desactivarse.

Maneja Histórico: Permite visualizar si la variable maneja histórico, de esta forma al actualizar la variable se guardará el registro anterior. (este campo no aplica para todas las variables).

Si desea conocer el listado completo de variables generales, ingrese al siguiente enlace: Variables generales

En esta tabla se registran los diferentes niveles de calificaciones que se requieren identificar con respecto a: calificación esperada y obtenida en pruebas psicotécnicas y de conocimiento, nivel requerido de un segundo idioma, nivel esperado de competencias y habilidades técnicas, calificación de requisitos. Estos niveles deben ser parametrizados por el usuario y pueden registrarse de forma cuantitativa o cualitativa. Ingrese la calificación, la cual puede ser alfanumérica, el concepto de evaluación, que establece el criterio de evaluación y la nota correspondiente al concepto de evaluación.

Ejemplo:

En esta tabla se registran las diferentes redes sociales que maneja la empresa y que se usan como canales de comunicación entre ella y sus empleados; estas redes sociales, son asociadas en la hoja de vida del empleado. Ingrese el código y el nombre de la red social.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los requisitos que deben cumplir los empleados (diferentes a requisitos de experiencia y formación) de acuerdo a su perfil y a su labor a desarrollar, teniendo en cuenta las políticas internas de cada empresa. Ingrese el código y el nombre del requisito.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los estados civiles más comunes. Ingrese el código del estado civil y su descripción; si aplica, ingrese así mismo, el código homologación para integraciones.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los parentescos existentes entre las personas, de igual manera permite establecer el grado de consanguinidad que tiene el pariente con el empleado. Ingrese el código y nombre del parentesco; Luego ingrese el grado de consanguinidad.

Ejemplo:

En esta tabla se registran las ocupaciones. Ingrese la ocupación y descripción de la ocupación.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los diferentes idiomas que pueda hablar una persona y que pueden ser parte del perfil del empleado. Ingrese el código y nombre del idioma.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los diferentes géneros que identifican a un empleado o a un familiar de la compañía. Ingrese el código y descripción del género; Si aplica, ingrese así mismo, el código homologación para integraciones.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los diferentes grupos étnicos de Colombia según la normatividad. Ingrese el código y descripción del grupo étnico.

Ejemplo:

En esta tabla se registran la planificación en los eventos de bienestar, permitiendo agrupar las actividades. Ingrese el código y descripción de la clase de evento.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los nombres de las fuentes de reclutamiento. Ingrese el código y la fuente de reclutamiento.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los motivos de rechazo que pueden contemplarse en la compañía en un proceso de selección respecto a las razones por las cuales se rechaza un candidato. Ingrese el código y la descripción del motivo de posible rechazo.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de vinculación que pueden generarse en una compañía. Ingrese el código y la descripción de la vinculación.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de solicitudes que se pueden generar en un proceso de selección. Ingrese el código y la descripción del tipo de solicitud.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de referencias que se pueden verificar en un proceso de selección de los candidatos. Ingrese el código del tipo de referencia y la descripción del mismo.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de exámenes que se realiza al empleado, para ello se recomienda crear el registro Examen Médico Ocupacional de Ingreso. Ingrese el tipo de exámen y la descripción del mismo.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los nombres de los exámenes médicos que realizan en la compañía a los candidatos que ingresaran a laborar. Ingrese el código del exámen médico y la descripción del mismo.

Ejemplo:

Para conocer el proceso de forma detallada, ingrese a: Modelo de Procesos.

Para conocer el proceso de forma detallada, ingrese a: Responsables externos - selección.

Login empleado autorizador

En este maestro se registran los usuarios que son autorizadores en la gestión de las solicitudes de cargo. Ingrese el código del empleado y el usuario login a asignar.

Ejemplo:

Niveles de autorización

En este maestro se registran los niveles de autorización que se requieren manejar para la gestión de las solicitudes de cargo dentro de la organización, en donde se puede establecer por autorizador los cargos que puede autorizar.

En el siguiente enlace puede conocer el proceso de forma completa: Niveles de autorización

Tipo de prueba

En este maestro se registran los tipos de pruebas que pueden contemplarse en la selección de personal. Ingrese el tipo de prueba y su descripción.

Ejemplo:

Descripción de pruebas

En este maestro se registran las pruebas que se utilizan en la selección de personal. En este espacio se parametrizan las pruebas tanto psicotécnicas como de conocimiento que se aplican en el proceso de selección y que se realizan fuera de la aplicación, para que posterior puedan ser cargadas al módulo como archivo adjunto. Ingrese el nombre y código de la prueba, luego seleccione el tipo de prueba y a continuación, la descripción.

Ejemplo:

Secciones

En este maestro se registran las secciones que se utilizarán dentro del las evaluaciones de selección de personal. Ingrese el código y la *descripción de la sección.

Ejemplo:

Evaluaciones selección personal

En este maestro se registra la parametrización de la creación de preguntas asociadas a las respuestas creadas en el maestro Definición de Respuestas, la clasificación y el peso porcentual de cada una de ellas se debe indicar.

En el siguiente enlace puede conocer el proceso de forma completa: Evaluaciones selección personal

Copia de cuestionario de selección a uno nuevo

En este proceso se registra la creación de copias de formatos o evaluaciones que ya han sido creadas previamente (resulta muy útil cuando se van a crear nuevas versiones y que solo implique modificar lo requerido sobre la copia y se conserve el documento anterior). Para hacer uso de este, debe utilizar el siguiente parámetro de consulta: evaluación de selección origen el cual corresponde al formato o evaluación que se copiará; Luego ingrese el nuevo código evaluación que asiganará a la copia.

Documentos de impresión masiva

En este maestro se registran los documentos que se requieren en las impresiones masivas de candidatos, en este caso pueden ser documentos como Carta de Apertura de Cuenta, Formato de Autorización Manejo de Datos, entre otros. Ingrese el evento (para este caso -1- Vinculación), luego asigne un código numérico al documento y por último, ingrese la descripción del mismo.

Ejemplo:

Asignación documentos impresión masiva candidato

En este maestro se registra la parametrización de los documentos que se van a utilizar en las impresiones masivas según el listado que se haya creado en la tabla Documentos de Impresión Masiva Candidatos y se indica en que parte del servidor este alojado.

En el siguiente enlace puede conocer el proceso de forma completa: Asignación documentos impresión masiva candidatos

En esta tabla se registran los días festivos presentes en el año en curso y que se requieren contemplar en el módulo de Gestión Humana. Ingrese la fecha y la descripción del festivo.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los documentos que la compañía requiere en el proceso de contratación del personal para identificar al empleado. Ingrese el código y la descripción del documento.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los tipos de fondos de seguridad social (EPS, AFP, ARL, o fondos de empleado). Ingrese el código y la descripción del documento. Asigne el código del Tipo siguiendo el consecutivo actual y defina el nombre en tipo de Fondo. Active concepto asociado si requiere liquidación, ingrese el código correspondiente en es un tipo de tercero y marque afiliaciones múltiples si el empleado puede tener varios fondos del mismo tipo. Finalmente, use el indicador contratista para habilitar los tipos de cotizante en dicho módulo.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los fondos de salud (EPS), fondos de pensiones (AFP), administradoras de riesgos laborales (ARL), cajas de compensación familiar (CCF), fondos de cesantías, fondos de aportes voluntarios, ahorro provisional voluntario (APV) y los fondos de ahorro programado (AFC) que van a ser asignados a los empleados de la compañía en el maestro de novedades de fondos.

En el siguiente enlace puede conocer el proceso de forma completa: Fondos

En esta tabla se registran las posibles justificaciones de retiro que pueden darse en la desvinculación de un empleado. Asigne el código Justificación retiro siguiendo el último consecutivo, detalle el motivo de la salida en descripción y active inactiva hoja de vida si desea bloquear al empleado para futuras contrataciones.

Ejemplo:

En esta tabla se registran las ciudades en las que tienen cobertura los fondos de Caja de Compensación Familiar. Para ello, se debe seleccionar el fondo y dar clic en el botón Editar. Seleccione el país y el departamento de cobertura y, finalmente, establezca la ciudad específica donde opera la caja de compensación familiar.

Ejemplo:

| País | Descripción | Departamento | Descripción | Ciudad | Departamento | | :---: | :--- | :--- | | 057 | Colombia | 11 | Bogotá | 11001 | Bogotá |

En esta tabla se registran los posibles motivos que pueden originar un proceso disciplinario (importante alinear estas descripciones con el reglamento interno de trabajo de la organización). Asigne el motivo siguiendo el último código consecutivo y detalle en descripción la causa específica que da lugar a la creación del proceso disciplinario.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los diferente niveles o grados que puede catalogar una falta originada desde un proceso disciplinario, importante alinear estas descripciones con el reglamento interno de trabajo de la organización. Asigne el nivel siguiendo el código correlativo correspondiente y detalle en descripción el nombre del nivel o el grado de la falta que se está registrando.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los roles que pueden asumir las personas que participan de un proceso disciplinario como otros actores, ejemplo: miembros de comités, representantes del cliente, etc. Digite el código siguiendo el consecutivo actual y defina en descripción el nombre del rol o la función específica que se desempeñará en los procesos disciplinarios.

Ejemplo:

En esta tabla se registran los parámetros de las actas que se usarán en los procesos disciplinarios.

En el siguiente enlace puede conocer el proceso de forma completa: Parámetros de actas

En esta tabla se registran los tiempos dentro de los cuales se llevará a cabo el proceso disciplinario creado. (el sistema trae por defecto creados los tiempos de citación, decisión y de recurso de reposición). Visualice el código de identificación, asigne un nombre en descripción para definir el tiempo del proceso y especifique en días máximos para gestionar el plazo límite permitido para completar dicha gestión.

Ejemplo:

En esta tabla se registran las secciones que se utilizarán dentro de las evaluaciones de Desvinculación. Verifique el código asignado siguiendo el último registro consecutivo e ingrese en descripción clasificación el nombre o detalle que identifica dicha categoría.

Ejemplo:

En esta tabla se registran la creación de preguntas asociadas a las respuestas anteriormente creadas, la clasificación y el peso porcentual de cada una de ellas.

En el siguiente enlace puede conocer el proceso de forma completa: Formatos desvinculación

En esta proceso se lleva cabo la creación de las copias de formatos que ya han sido creados previamente, resulta muy útil cuando se van a crear nuevas versiones y que solo implique modificar lo requerido sobre la copia y se conserve el documento anterior. Indique en evaluación de selección origen el código del formato que desea copiar y asigne en nuevo código evaluación la identificación para la nueva versión o formato.

Ejemplo: