Envío de actas de entregas a firma electrónica

Este proceso permite realizar el envío de las actas de entrega a firma electrónica.

Para realizar un registro, haga clic en Nuevo e ingrese la información solicitada en los siguientes campos:

Elabora: escoger la persona que debe aparecer en el reporte como responsable de elaborar acta de entrega y entregar los elementos.

Tipo de documento: se debe escoger el tipo de acta de entrega que se quiere enviar a firmar: Dotaciones, EPP, Elementos de Trabajo.

Grupo de firmantes: seleccionar el grupo de firmantes que se requiere firme dicho documento.

Tipo de transacción: esta opción le permite determinar cuál va a ser el método de notificación para que los firmantes se den por enterados de que hay un documento por firmar, para ello se cuenta con las siguientes opciones:

✓ Correo electrónico: envía la notificación al correo electrónico que tengan registrados quienes deben firmar el documento en la hoja de vida de empleado.
✓ Mensaje de texto: envía la notificación por mensaje de texto SMS al número de celular que tengan registrados quienes deben firmar el documento en la hoja de vida de empleado.
✓ ** Firmado simple:** este mecanismo permite que se envíe al correo electrónico que tengan registrados quienes deben firmar el documento en la hoja de vida de empleado el documento con una estampa que atribuye validez al documento que se está generando, este método no requiere un proceso de firmado, puede usarse cuando se desee remitir algún documento que necesite que se evidencie que es un documento verídico y que lo requiera el empleado para algún trámite.

Fecha Desde-Hasta: debe escogerse el rango de fechas en el cual fue(ron) entregado(s) el(los) elemento(s) que debe(n) estar soportado(s) en el acta de entrega.

Cuando se han seleccionado los parámetros anteriores dar clic en el botón Consultar, el formulario presentará en la parte inferior un listado de empleados que cumplen con los parámetros mencionados y el correo electrónico que tiene registrado en la hoja de vida, frente a cada uno se muestra un indicador que permite seleccionar el empleado al cual se le va a remitir el documento a firmar o si lo desea puede usar el indicador ¿Seleccionar Todos? que está en la parte superior de la cuadricula, posterior dar clic en el botón Enviar a Firmar: