Registro de documentos

Este proceso permitirá realizar el registro, almacenamiento, seguimiento y control de cambios de la gestión documental del SGSST el cual funciona como repositorio para acceder de forma rápida a los documentos y tener trazabilidad de todo lo que suceda con las versiones que se vayan generando. Para hacer uso de esta funcionalidad se debe seguir las siguientes instrucciones:

Registro incial del documento

Compañía: Seleccionar la compañía a la cual se le va a registrar el documento.

Documento: Establecer código y nombre del documento que se desee registrar.

Tipo de documento: Seleccionar el tipo de documento que corresponda al documento que está registrando.

Identificación del documento

Al guardar el registro inicial se da clic en el botón Editar lo que habilitará una ventana en donde se diligencia la siguiente información:

Fecha: Indicar la fecha en la cual el documento queda creado.

Versión: Describir la versión del documento que se está registrando (1, 01, 02, V01, etc.).

Objetivos: Describir del objetivo para usar este documento.

Alcance: Describir cual será la cobertura del documento.

Imagen: Adjuntar el documento pertinente. Tener en cuenta que puede cargarse archivos en formato PDF, Word, xls, jpeg, png, ppt.

Observaciones o cambios realizados: Este campo permite registrar los comentarios relacionados con la identificación del documento.

Al registrar esta información debe dar clic en el botón Guardar, esta acción enviará un correo electrónico al usuario autorizador, con la solicitud de aprobación. Posterior se debe dar clic en la opción Editar y podrá visualizar la opción Nuevo Registro para relacionar los responsables del documento.

Responsables: Espacio para seleccionar las personas que estarán asignadas como responsables en el documento.

Control de cambios

Desde esta misma vista se presenta un botón para hacer el registro y gestión del control de cambios del documento, para ello se debe dar clic y se accede a una vista con los siguientes campos:

En esta ventana debe dar clic en la opción Nuevo Registro, que lo llevará a otra donde debe registrar los siguientes campos:

Consecutivo: Asignar un consecutivo al registro

Origen de cambios: Describir desde donde se origina la necesidad del cambio

Descripción del cambio: Detallar el cambio que se realiza

Tipo de cambio: Seleccionar si corresponde a un cambio correctivo, preventivo o de mejora.

Desarrollo del cambio: Especificar el proceso establecido y los conceptos en que fue determinado el cambio y como se estableció.

Al guardar el registro y posterior dar clic en el botón Editar se habilitará la opción de Nuevo Registro para registrar las acciones que se emprenderán para que el cambio se establezca en la organización.

Acción de mejora: Seleccionar la acción de mejora a implementar.

Detalle de acción: Detallar la acción que se va a implementar.

Tipo de acción: Indicar si es preventivo, correctivo o de mejora.

Empleado responsable: Indicar la persona que será el encargado de ejecutar u hacer seguimiento del plan de acción indicado.

Fecha de programación:  Definir la fecha para la cual se debe realizar la acción.

Necesidad de entrenamiento: Establecer si el plan de acción va encaminado a un evento creado.

Fecha ejecución: Indicar la fecha en la que se ejecutará la acción.

Fecha de seguimiento: Indicar día, mes y año en el cual se debe hacer el seguimiento de la acción.

Plan de acción ejecutado?: Identificar el estado de la acción, si está pendiente o ejecutada.

Incidencia: Determinar si aplica o tiene incidencia en el plan anual de trabajo, plan de capacitación o Matriz de EPP.

Observaciones: Espacio le permitirá complementar información referente a plan de acción ejecutado.

Al dar clic en el botón Guardar se visualiza el registro de la siguiente manera: