Financeiro - Configurações - Regras de aprovação

Para assinatura definida com Aprovação p/ Prioridade, a aprovação do documento será realizada quando o total de assinaturas for atingido. O documento é exibido primeiro aos usuários aprovadores de menor prioridade e, após atingir a quantidade de assinaturas requeridas por ela, fica disponível para os usuários da próxima prioridade.

Exemplo: Caso a faixa de valores da regra esteja definida com 3 prioridade, e cada prioridade possuir 2 assinaturas, a aprovação do documento ocorrerá ao obter 6 assinaturas de usuários aprovadores.

1. Acesse o caminho: Mega Empresarial > Configurações Globais > Financeiro > Parâmetros;

2. Selecione a filial para qual deseja habilitar o parâmetro;

3. Clique em Editar;

4. Acesse a guia Aprovação Contas a Pagar;

5. Marque a caixa de seleção do parâmetro Utiliza aprovação no Contas a Pagar, na subguia Aprovação, para habilitá-lo. Ao marcar, as demais opções serão habilitadas;

6. Marque as caixas de seleção das opções pertinentes ao processo de aprovação na respectiva filial:

   • Aprova Imposto com o Docto Principal: Marque esta caixa de seleção para indicar que o sistema deve aprovar os impostos vinculados ao documento principal quando aprovar a AP;
   • Aprova Caução com o Docto Principal: Marque esta caixa de seleção para indicar que o sistema deve aprovar a retenção contratual quando aprovar o documento principal;
   • Desfaz a aprovação ao alterar o Docto: Marque esta caixa de seleção para indicar que o sistema deve cancelar a aprovação do documento quando ele for alterado.

   Caso seja marcado, é possível ainda determinar quais campos, se alterados, invalidarão a aprovação. Esta determinação poderá ser feita na subguia Campos para Desaprovação / Alteração, disponível quando marcada esta opção. * Aprovação CPA filtrando por Centro de Custo: Marque esta caixa de seleção para indicar que o sistema realizará a aprovação filtrando pelos centros de custos, tornando este filtro obrigatório no processo de aprovação;

   • Aprovação CPA filtrando por Projetos: Marque esta caixa de seleção para indicar que o sistema realizará a aprovação filtrando pelos projetos, tornando este filtro obrigatório no processo de aprovação;
   • Gera baixa por referência não aprovada: Marque esta caixa de seleção para indicar que o processo de Baixa por Referência deverá passar pela regra de aprovação;
   • Permite alterar/excluir AP aprovada: Marque esta caixa de seleção para indicar que o usuário poderá alterar ou excluir um documento aprovado por códigos de ação do Contas a Pagar ou de outros módulos.

7. Acesse a guia Campos para Desaprovação / Alteração, caso tenha marcado a opção Desfaz a aprovação ao alterar o Docto e, deseja indicar campos específicos que quando alterados, invalidarão a aprovação. Caso a opção não tenha sido marcada, siga o passo 9;

8. Selecione, na lista de campos Disponíveis, o campo que, quando alterado, acarretará o cancelamento da aprovação do documento;

1. Clique em Confirmar para salvar a parametrização.

1. Acesse o caminho: Mega Empresarial > Financeiro > Configurações > Regras de aprovação;

2. Selecione, na guia Organizações, a organização a que a regra de aprovação deve pertencer;

3. Acesse a guia Regras de aprovação para cadastrar uma nova regra;

4. Clique em +Inserir, na guia Regras de aprovação;

5. Informe os campos solicitados para inclusão da regra:

   • Código: Informe um código de identificação para a nova regra de aprovação;
   • Descrição: Informe uma descrição para a nova regra;
   • Data Inicial: Indique a data a partir da qual a regra de aprovação estará vigente;
   • Regra Base: Indique a Regra base, se necessário.

   Atenção

   O campo Regra Base deverá ser preenchido somente quando houver necessidade de copiar os dados da faixa de valores, as prioridades da faixa e seus usuários autorizados (Aprovação/Ciência) com base em outra regra já existente.

6. Clique em Confirmar, para salvar a nova regra.

1. Acesse o caminho: Mega Empresarial > Financeiro > Configurações > Regras de aprovação;

2. Selecione, na guia Organizações, a organização a que a regra de aprovação para qual a faixa de valor será cadastrada pertence;

3. Selecione, na guia Regras de aprovação, a regra para qual a faixa de valor deve pertencer;

4. Acesse a guia de Faixa de valores;

5. Clique em +Inserir;

6. Informe os campos solicitados para inclusão da respectiva faixa:

   • Valores de: Informe o valor inicial e o valor máximo da faixa de valor;
   • Usu. Master: Indique o usuário Master, se desejar. Esta informação não é obrigatória e, visa realizar a aprovação do documento independente da aprovação de outros usuários;
   • Assinatura: Informe o tipo de aprovação, se Aprovação automática ou Aprovação p/ prioridade:
     • Aprovação automática: O documento que estiver na faixa de valor informada não necessita de aprovação/ciência e, o documento é aprovado automaticamente após sua geração.
     • Aprovação p/ prioridade: Irá requerer a aprovação/ciência dos usuários indicados. Neste caso, deverá ser registrada, no mínimo, uma prioridade com o número de assinaturas desejado para aprovação e, ser atribuído os usuários e suas respectivas prioridade. Além disso, também poderão ser vinculados usuários de ciência, mas estes não possuirão regra de propriedade.
   
   

7. Acesse a guia Assinatura(s) por prioridade, se houver informado o campo Assinatura com Aprovação p/ prioridade. Caso tenha informado com Aprovação automática, siga o passo 10;

1. Informe, no campo Prioridade, o nível de prioridade da aprovação;
2. Informe, no campo N° Assinatura, a quantidade de assinaturas necessárias para aprovação;
3. Clique em Confirmar, para salvar a faixa de valor;

1. Selecione, na lista de Usuários, o usuário que deseja autorizar para aprovação;
2. Clique em , na área de Autorizados para Aprovação, para registrá-lo nela;
3. Informe, no campo Prioridade, o nível de prioridade da respectiva assinatura;

Repita os passos 11, 12 e 13 até atingir o número de assinaturas informado na guia Assinaturas(s) por prioridade.

1. Selecione, na lista de Usuários, o usuário que deseja autorizar para ciência;
2. Clique em , na área de Autorizados para ciência, para registrá-lo nela.

É possível copiar uma regra de aprovação e, para isso, existem duas formas diferentes: por meio da tela de Regra de Aprovação, do Contas a pagar ou, via funcionalidade Replica Parâmetro.

Cópia via tela de Regra de Aprovação

Neste caso, a cópia se dá por meio da vinculação da regra a ser copiada a sua cópia por meio do campo Regra Base.

Observações importantes sobre o processo de cópia/réplica de regras:

• Sempre que a faixa de valores e usuários da regra base for alterada, todas as regras de aprovação vinculadas serão automaticamente atualizadas com as novas informações;
• Não será permitido realizar a alteração de faixa de valores e usuários autorizados para regras de aprovação que estiverem vinculadas a uma regra base. Para realizar esta alteração, é necessário desvincular a respectiva regra da regra base;
• Ao desvincular a regra de aprovação de uma regra base, a faixa de valores e usuários irão permanecer, permitindo assim a alteração dessas informações.

Para vincular uma regra base e executar a cópia via Regra de aprovação:

1. Acesse o caminho: Mega Empresarial > Financeiro > Configurações > Regras de aprovação;

2. Selecione, na guia Organizações, a organização a que a regra de aprovação deve pertencer;

3. Acesse a guia Regras de aprovação para cadastrar uma nova regra;

4. Clique em +Inserir, na guia Regras de aprovação;

5. Informe os campos solicitados para inclusão da regra:

   • Código: Informe um código de identificação para a nova regra de aprovação;
   • Descrição: Informe uma descrição para a nova regra;
   • Data Inicial: Indique a data a partir da qual a regra de aprovação estará vigente;
   • Regra Base: Indique a regra a ser copiada. A nova regra copiará e assumirá todas as faixas de valores, prioridades de faixa e, usuários indicados para aprovação/ciência que possuem direito na organização da regra de aprovação.

6. Clique em Confirmar, para salvar a nova regra.

Cópia via Replicar Parâmetro

Neste caso, a cópia se dá por meio da cópia/replicação das regras de aprovação de uma organização para outra por meio das Configurações Globais, do Mega Empresarial.

Observações importantes sobre o processo de cópia/réplica de regras:

• Não será possível realizar a cópia da regra de aprovação de uma organização do tipo Holding para uma do tipo filial, devido ao conceito assumido pela cópia de parâmetros que, permite apenas a cópia de parâmetros entre organizações do mesmo tipo;
• Se a organização de origem não possuir uma regra de aprovação com faixa de valor e usuários aprovados ou, a organização de destino já possuir uma regra de aprovação, a réplica não será executada;
• Somente usuários que possuem direito na organização serão copiados como autorizados (Aprovação/Ciência) ao realizar a cópia da regra de aprovação.

Para replicar as regras de aprovação de uma organização:

Atenção

Para realizar a replicação de parâmetros entre organizações, é necessário que a instituição selecionada no sistema seja a organização Consolidadora ou Holding a que pertence a filial que terá as regras copiadas e, a filial que as receberá.

1. Acesse o caminho: Mega Empresarial > Todos os Módulos > Configurações Globais > Replicar Parâmetros.

2. Indique, no campo Origem, da guia Configuração, a organização da qual deseja copiar as informações das regras de aprovação;

3. Marque a caixa de seleção da organização na qual deseja que as regras sejam replicadas. É possível replicar as regras para mais de uma organização simultaneamente;

4. Localize, na área Parâmetros/Organização, o item do módulo Financeiro;

5. Marque a caixa de seleção do item Regra Aprovação;

Atenção

Caso deseje copiar todas as regras de aprovação e definições já existentes da organização de origem, marque a caixa de seleção do item Financeiro, assim ambas as opções serão selecionadas automaticamente.

1. Clique em Executar. Ao final do processo de réplica, será exibido o log do processo.