Conciliação Financeira

O relatório Conciliação Financeira do módulo Administração de Obras é o principal relatório para você acompanhar todos os custos incorridos na obra, conferir se todos os custos foram apropriados corretamente, fazer os ajustes necessários e apresentar essas informações aos stakeholders do projeto.

As origens de custos que são consideradas neste relatório são:

autorizações de pagamentos de recebimento de materiais;
autorizações de pagamentos de contratação de serviços;
autorizações de pagamentos de apropriação de mão de obra;
autorizações de pagamentos regularizados (pagamentos diversos efetuados diretamente pelo setor Financeiro sem passar pela obra);
autorizações de pagamentos de conhecimento de Transporte/Frete;
autorizações de pagamentos de adiantamentos financeiros apropriados;
movimento inicial (lançamentos de custos realizados antes da implantação do orçamento);
custos de gestão de frotas (mão-de-obra, peças, serviços de manutenção, combustível, etc.).

Valores Nominal, Atualizado e Outra Moeda

Quando utilizar o relatório Conciliação Financeira, você precisará indicar qual tipo de visão prefere que os valores sejam apresentados: Nominal, Atualizado ou Outro Moeda, onde:

Valor Nominal: Trata-se do valor apresentado expressamente no orçamento /documento/ autorização de pagamento, sem considerar qualquer evolução de preços na economia (inflação calculada por índices financeiros);

Valor Atualizado: O valor é apresentado considerando a atualização de acordo com o índice financeiro que representa a inflação para um setor específico da economia. Na Construção Civil, atualmente os índices mais utilizados são o INCC-DI, INCC-M, IGPM e SINAP.

Embora existam vários índices que podem ser utilizados, o conceito aplicado nessa visualização é o mesmo: avaliar o custo em valores atuais considerando a variação de preços da economia. A sua aplicação acontece confrome a variação da cotação do índice entre a data do orçamento (atualização do insumo, atualização do orçamento ou referência do orçamento e/ou de acordo com o parâmetro do relatório) e a data de visualização.

Veja um exemplo com data base Dezembro de 2019:

Imagem

O sistema faz a atualização dos valores baseado no índice financeiro definido no item do orçamento (item da apropriação) ou, caso não exista índice no item do orçamento, utiliza o índice definido no próprio orçamento.

Além disso, o sistema verifica a cotação do índice para uma determinada data e, caso não exista cotação cadastrada nessa data, considera a cotação anterior ou, se ainda assim não tiver uma cotação cadastrada, considera a cotação posterior. Em último caso, se não houver nenhuma cotação, a atualização resultará em valor zerado.

Outra Moeda: No caso de análise dos valores em outra moeda, sempre é utilizado uma moeda forte que possua valor estável ao longo do tempo, sem reflexos de instabilidade econômica ou de desvalorização influenciada pela inflação.

O conceito da moeda forte poderá ser aplicado sobre uma moeda propriamente dita como o dólar norte-americano ou o euro ou, especificamente para o ramo da construção, a utilização de índices desse setor, como INCC-DI, INCC-M, IGPM e SINAP.

A conversão acontece conforme a cotação da segunda moeda que escolhida no orçamento e por isso é recomendado não utilizar o mesmo índice financeiro cadastrado no item do orçamento. Para a conversão, dividi-se o valor nominal pela cotação na data do orçamento (atualização do insumo, atualização do orçamento ou referência do orçamento e/ou de acordo com parâmetro de relatório). Por exemplo: R$10.000,00 / $3,90 = $2.564,10.

Principais regras de negócio do relatório de conciliação financeira

Retenções de pagamentos de impostos:

As retenções podem ser geradas no lançamento da AP (autorização de pagamento) ou quando o pagamento é efetuado;
Exemplo de retenções no lançamento do título: INSS, ISS, IR, Caução Contratual;
Exemplo de retenções no pagamento: PIS, COFINS, CSLL;
As retenções geradas representam débitos na AP, no entanto, também representam uma nova autorização de pagamento independente, com sua própria da data de vencimento, e movimentações de débito e crédito, sendo inclusive para um agente financeiro diferente no caso de retenções de impostos, como no por exemplo:

AP Fornecedor ABC - Valor bruto: R$ 2.000,00 - Vencimento 20/01/2020 .
Retenção de INSS de 11% - R$ 220,00 - Vencimento 07/02/2020

Veja que nesse caso serão controladas duas APs, sendo uma de R$ 1.780,00 para pagamento do fornecedor com vencimento em 20/01/2020 e uma segunda AP do INSS no valor de R$ 220,00, com vencimento de 07/02/2020. As duas APs compõem o custos da obra da obra.

Baixa de autorização de pagamento por referência:

O processo de baixa por referência é utilizado para geração de uma nova AP, agrupando N autorizações existentes para realização de uma única operação de pagamento. Por exemplo: ao longo de um mês, N APs são emitidas que geram as N retenções de INSS. O pagamento das retenções do INSS são efetuados todos numa mesma operação, logo, é realizado o agrupamento de todas as retenções de INSS em uma única AP para a realização do pagamento;
Uma AP de baixa por referência pode agrupar títulos de vários projetos (obras → orçamentos) e os valores da AP de referência devem ser rateados de acordo com a apropriação da AP original
Uma AP de baixa por referência possui seus próprios movimentos de débito, crédito e pagamento, podendo inclusive ser baixado por um novo documento de referência. Todos estes movimentos devem ser rateados na apropriação da AP original;
Ao realizar a baixa de uma AP, pode ocorrer a geração de retenção de PIS, COFINS e CSLL, cujas retenções são geradas no pagamento. Essas novas retenções também podem ser baixadas por referência, existindo um terceiro nível de ligação de autorização de pagamento com a apropriação no orçamento: nota fiscal → AP → baixa por referência da AP → AP de retenção de PCC → baixa da AP de retenção de PCC.

Fluxo de desembolso de obras de terceiros ou organizados por centros de custo:

Em obras de terceiros, é comum na negociação do contrato que determinados custos da obra sejam pagos diretamente pelo contratante. Nesse caso, para fins de organização das informações e facilidade na gestão, os custos do cliente poderão ser direcionados para um filial fictícia (filial cliente /filial fixa) e também para um centro de custo específico;
Os custos poderão ser analisados para determinados centros de custo (um ou mais) devido a possibilidade de geração do cronograma de caixa separados para os centros de custo envolvido

Adiantamentos a fornecedores:

Quando um adiantamento é realizado para um fornecedor, esse custo já deve ser considerado como um custo efetivo da obra, apropriando esse custo de acordo com a previsão dos serviços para o qual este fornecedor foi contratado — prestação de serviço ou fornecimento de material. No entanto, quando é realizado o recebimento da nota fiscal, a apropriação da nota fiscal pode ocorrer em serviços diferentes do que havia sido previsto inicialmente. Acompanhe o exemplo a seguir:

Adiantamento: R$ 20.000,00
Previsão de apropriação: 60% serviço A / 40% serviço B
Recebimento da NF: R$ 50.000,00
Desconto de adiantamento: R$ 20.000,00
Saldo a pagar para o fornecedor: R$ 30.000,00
Apropriação: 50% serviço A / 50% serviço B

Veja que enquanto não ocorre o recebimento da nota fiscal, a apropriação do custo nos serviços é de acordo com a apropriação do adiantamento. Após o recebimento, os custos são redirecionados para os serviços de acordo com a apropriação da nota fiscal

Os custos das apropriações de descontos de adiantamentos são representados na data que o adiantamento foi pago.

Custos de Folha de Pagamento em Regime de Caixa:

Os custos referentes a folha de pagamento têm uma particularidade em relação às outras origens de custos, pois a apropriação dos custos na obra podem ser consideradas em tempos diferentes do que realmente ocorrem financeiramente.

O exemplo mais comum refere-se a provisões: quando um colaborador está alocado na obra, as provisões já são consideradas como custo competência, visto que quando o pagamento da provisão ocorrer (13º salário, férias, rescisão) esse colaborador já pode estar alocado em outra obra. Nesse cenário, considere um colaborador que trabalhou 20 anos na construtora e passou por diversas obras, e após esse tempo esse colaborador é dispensado. O custo do desligamento é muito alto e não pode ser considerado como um custo da última obra que ele está alocado, considerando que as obras anteriores já foram finalizadas. Portanto, utiliza-se a estratégia de considerar no custo caixa os mesmos valores do custo competência, de acordo com as provisões de folha.

A definição da utilização do custo competência como custo caixa é uma opção da gestão de custos da obra. Se optar em considerar o custo competência como custo caixa, perde-se a visão financeira com as datas reais de vencimentos e pagamentos, a relação custo-benefício ainda é bastante positiva.

Custos referentes a movimento inicial no regime caixa:

A apropriação via movimento inicial é utilizada ou recomendada quando há um orçamento que precisa ter o saldo regularizado;
Os lançamentos devem ser considerados como custo realizado caixa apenas quando possuírem a data de pagamento definida.

Conceito dos campos do relatório

Filtros

Orçamento: código do orçamento para emissão do relatório. Para emissão do relatório é necessário possuir acesso à filial do orçamento e permissão no centro de custo e projeto do orçamento. Além disso, é possível emitir o relatório apenas de orçamentos ativos, cancelados e concluídos. Orçamentos em estudo não possuem movimentações e por isso não podem ser visualizados nesse relatório.
Data base: data de corte para a apresentação dos valores. São considerados os valores pagos com data de pagamento menor ou igual a data base.Valores não pagos com data de realizado menor ou igual a data base, sendo que a data de realizado é definida pela empresa por origem de documento nas configurações da obra, e pode considerar como realizado a data de emissão, entrada ou competência. São consideradas apenas movimentações da AP (juros, multas, descontos, caução, etc) cuja data do movimento seja menor ou igual a data base.
Filtra Fases/Serviços: poderá gerar o relatório de todo o orçamento ou filtrar determinadas fases e serviços. Nesse último caso, ao selecionar a opção Sim e executar o relatório, será aberta uma tela para você indicar exatamente quais fases e serviços deseja visualizar
Visualizar em valor: tipo de visão que os valores serão apresentados: Nominal, Real Atualizado ou Outra Moeda.
Data visualização: data que será utilizada para converter os valores em real atualizado ou outra moeda.
Nível orçamento: nível de apresentação das informações em relação às fases e serviços de acordo com a máscara do orçamento.
Agrupamento: escolha da visualização das informações agrupadas de acordo com a estrutura do seu orçamento, por nota fiscal ou personalizado (esse último permite definir agrupamentos por qualquer coluna do relatório).
Data período: início do período de retorno do relatório.
Data período: fim do período de retorno do relatório.
Data período: data que será considerada para a geração do relatório. Essa definição está relacionada tanto à data base (2) quanto ao período do relatório (8 e 9).
Entrada: data de entrada da AP
Emissão: data de emissão da AP
Vencimento: data de vencimento prorrogado da AP
Pagamento: data do pagamento da AP ou da parcela
Visualizar insumo: defina a origem dos insumos que será considerada para a apresentação do relatório: Orçamento ou Nota Fiscal.
Descrição insumo: escolha o que será apresentado na descrição do insumo, podendo representar a própria descrição do insumo ou dos níveis em que está inserido.
Centro de custo: você pode visualizar todos os centros de custo do orçamento ou filtrar um centro de custo em específico.

Informações do Relatório

A seleção e ordenação das colunas apresentadas no relatório pode ser personalizada pelo usuário

Série AP: classificação da autorização de pagamento.

Número AP: número da autorização de pagamento.

Parcela: número da parcela.

Valor total AP: esse valor deve ser usado apenas como referência pelo o gestor, pois não aplica rateio pelos itens da nota fiscal e apropriação no orçamento e, quando a emissão for para centros de custo específicos, não aplica a proporção do centro de custo.

Tipo documento: utilizado para classificação da AP.

Número documento: definido na AP.

Origem documento: processo origem que gerou a AP no financeiro como por exemplo Financeiro, Materiais, Empreiteiros, etc.

Código agente e Descrição agente: código e nome do agente da AP, podendo ser um fornecedor ou agente financeiro.

Data emissão: emissão da AP.

Data entrada: entrada da AP.

Vencimento prorrogado é uma alteração da data de vencimento original da AP, seja uma alteração devido a uma renegociação entre o cliente e fornecedor ou por falta de recursos do cliente para representar uma previsão no fluxo de desembolso de quando o pagamento será efetivado;
Por padrão, o vencimento prorrogado é a mesma data do vencimento da AP e não pode ter data inferior ao vencimento original;
O fluxo de caixa da obra deve ser avaliado de acordo com o vencimento prorrogado.

Data vencimento: data do vencimento da AP.

Data realizado: data efetiva do pagamento.

Valor Total AP: Valor total da AP

Valor rateado [A]: valor da AP proporcional à apropriação.

Valor rateado pelos itens da nota fiscal e apropriação no orçamento;
Quando a emissão for para centros de custo específicos, considera apenas os valores proporcionais aos centros de custo de emissão.

Deduções [B]: movimentos vinculados da AP que geram abatimento no valor original, proporcional à apropriação.

Os seguintes movimentos são considerados como deduções: descontos, retenções (INSS, IR, ISS, PIS, COFINS, CSLL, FUNRURAL e SEST/SENAT), baixas por referência, abatimentos diversos, devoluções e caução contratual;
Valor rateado pelos itens da nota fiscal e apropriação no orçamento;
Quando a emissão for para centros de custo específicos, considera apenas os valores proporcionais aos centros de custo de emissão;
Considera apenas os movimentos com data menor ou igual a data base.

Acréscimos [C]: movimentos vinculados da AP que geram acréscimos no valor original, proporcional à apropriação e centros de custo.

Os seguintes movimentos são considerados como acréscimos: acréscimos diversos, juros e multas;
Valor rateado pelos itens da nota fiscal e apropriação no orçamento;
Quando a emissão for para centros de custo específicos, considera apenas os valores proporcionais aos centros de custo de emissão;
Considera apenas os movimentos com data menor ou igual a data base

Pagamentos [D]: movimentos de baixas da AP.

Considera os movimentos de baixa, baixa de juros, baixa de multas e descontos de adiantamentos;
A AP pode ter N pagamentos, representando baixas parciais;
Valor rateado pelos itens da nota fiscal e apropriação no orçamento;
Quando a emissão for para centros de custo específicos, considera apenas os valores proporcionais aos centros de custo de emissão;
Considera apenas os pagamentos com data menor ou igual a data base.

Pagamentos no período: valores pagos na data de início e fim do período indicado.

Pagamentos atualizados: valor dos pagamentos em real atualizado.

Valor do pagamento dividido pela cotação do índice financeiro na data do pagamento e multiplicado pela cotação do índice financeiro na data de visualização;
Essa informação é apresentada apenas quando o relatório for em real atualizado

Pagamentos outra moeda: valor dos pagamentos convertido para uma segunda moeda.

Valor do pagamento dividido pela cotação do índice financeiro na data do pagamento;
Essa informação é apresentada apenas quando o relatório for em outra moeda.

Saldo a pagar [E] = A-B+C-D: valor em aberto da AP

Cálculo considera Valor rateado - Deduções + Acréscimos - Pagamentos.

Saldo a pagar outra moeda: saldo a pagar da AP convertido para uma segunda moeda.

Valor do saldo a pagar dividido pela cotação do índice financeiro na data de visualização;
Essa informação é apresentada apenas quando o relatório for em outra moeda.

Total [F] = D+E: soma dos pagamentos realizados com saldo a pagar.

Doc. Origem: Quando a origem for do módulo de Materiais apresentará o código do pedido, quando a origem for do módulo Contrato de Empreiteiros exibirá o código do contrato

AP vencida: indica que a AP está vencida na data base e possui saldo a pagar. Quando a AP possuir o vencimento prorrogado inferior a data base e existir saldo a pagar, essa coluna indica essa situação com a informação “Sim”, visto que, no fluxo de desembolso do cronograma de caixa, o saldo a pagar será postergado para o mesmo dia da data base.

Desc. Adiantamento?: indica se um determinado teve ou não um desconto sobre adiantamento.

Total real atualizado: soma dos pagamentos atualizados com saldo a pagar

Essa informação é apresentada apenas quando o relatório for em real atualizado.

Total outra moeda: soma dos pagamentos em outra moeda com saldo a pagar em outra moeda.

Essa informação é apresentada apenas quando o relatório for em outra moeda.

AP Referência: AP utilizada no processo de baixa por referência para baixar duas ou mais APs.

Código filial e Filial: código e nome da filial da AP.

Código orçamento e Descrição orçamento: código e descrição do orçamento de apropriação.

Código estruturado e Descrição serviço: código estruturado e descrição do serviço de apropriação.

Código insumo e Descrição insumo: código e descrição do insumo de apropriação.

Código centro custo e Descrição : código e descrição do centro de custo do movimento.

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