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Gestão de projetos: Uma nova abordagem para controle e acompanhamento
Com o objetivo de aprimorar o controle e o acompanhamento das etapas dos projetos, apresentamos o Gestão de Projetos. Esta funcionalidade é baseada em indicadores reconhecidos pelo mercado, como os do PMI (Project Management Institute), e oferece uma visão analítica detalhada de todas as fases dos projetos, desde a programação até o controle de custos.
Veja quais indicadores você pode encontrar:
Visão analítica dos projetos no nível de programação
A guia Programação das ordens oferece uma visão detalhada das ordens vinculadas ao projeto selecionado. Entre as informações exibidas estão:
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Número da ordem
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Produto associado
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Operações e seus respectivos códigos e descrições
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Centro de trabalho associado
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Situação da operação
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Datas de início e término (previstas e realizadas)
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Totais de operação e apontamentos
Visão analítica dos projetos no nível de ordens
A guia Ordens detalha as ordens de produção vinculadas ao projeto, exibindo dados essenciais para o acompanhamento, como:
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Número e tipo da ordem
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Produto associado
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Status da ordem
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Datas de início e término (previstas e realizadas)
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Totais de apontamento e recebimento
Análise de custos dos projetos
Para o controle de custos, a guia Custo padrão exibe informações detalhadas sobre os itens envolvidos no projeto. São apresentados dados como:
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Itens principais e secundários, com suas descrições e códigos
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Composição dos itens
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Revisões, quantidades e custos unitários
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Valores totais de materiais, beneficiamento, frete, mão de obra e outras despesas.
Funcionalidades adicionais
A nova tela de Gestão de Projetos inclui várias guias e botões para facilitar a navegação e o acesso às informações:
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Guias: Analytics, Ordens, Programação da Produção, e Custo Padrão.
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Botões: Para acesso rápido a dados de ordens e custos relacionados às ordens.
Além disso, foi adicionada a possibilidade de inserir programações nas ordens de forma automatizada ou manual, sem alterar o status das ordens, proporcionando maior flexibilidade e controle.
KPIs e Indicadores de desempenho
Na guia Analytics da Gestão de Projetos da Manufatura, são exibidos os principais KPIs do projeto, como o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) e o Índice de Desempenho de Custo (IDC), além da linha do tempo do projeto e uma estimativa de conclusão baseada nos dados mais atuais. Esses indicadores são fundamentais para monitorar o andamento e a saúde financeira do projeto, garantindo uma visão estratégica e atualizada.
Para organizar as ordens de produção, o sistema considera pedidos de venda vinculados a projetos específicos. Sempre que um pedido de venda possui um projeto associado, o sistema localiza as ordens de produção relacionadas e consolida o conjunto completo de ordens de produção e compras associadas ao projeto. A partir desse vínculo, é possível acompanhar o cálculo dos tempos envolvidos em cada ordem – incluindo tempos previstos, planejados e realizados.
Essas informações alimentam o Analytics, que exibe os dados de maneira consolidada nos big numbers, proporcionando uma visão clara da situação atual do projeto conforme as ordens de produção avançam. Dessa forma, os responsáveis pelo projeto conseguem visualizar e gerenciar, em tempo real, as métricas essenciais para o sucesso e a finalização eficiente do projeto.
Para garantir que o controle seja abrangente, há algumas regras de vinculação que o sistema segue:
- Múltiplos pedidos de venda: Quando mais de um pedido de venda está associado ao mesmo projeto, todos os pedidos são considerados. Assim, as ordens vinculadas a esses pedidos são carregadas e detalhadas até o último nível, compondo uma visão completa do projeto.
- Itens múltiplos no pedido de venda: Caso um pedido de venda contenha dois ou mais itens vinculados ao projeto, o sistema considera todas as ordens geradas a partir desses itens. Dessa forma, o Analytics detalha cada ordem, proporcionando uma análise abrangente do projeto.
Considerando essas informações, é essencial compreender as informações apresentadas no Analytics para interpretar corretamente os cálculos realizados e acompanhar o projeto de forma detalhada.
A seguir, detalharemos cada dado disponível nessa guia.
Representa o código e a descrição do Projeto que foi filtrado anteriormente.
Representa o código e o nome fantasia do Cliente do Pedido de Venda que contém o projeto informado anteriormente.
Representa a quantidade de programações de entrega entre todos os itens de todos os pedidos de venda que possuem vínculo com o projeto informado.
Representa a menor data de abertura entre todas as ordens que compõe o projeto. Se o início real do projeto acontecer antes do início planejado, automaticamente o sistema muda nessa tela o início planejado para a mesma data do início real.
Representa a maior data de entrega entre todos os itens de todos os pedidos de venda que possuem vínculo com o projeto informado.
Representa a menor data de início previsto entre todas as programações de produção de todas as ordens vinculadas ao projeto.
Representa a menor data de início real entre todas as programações de produção de todas as ordens vinculadas ao projeto.
Representa a soma de dias existentes entre o dia de hoje e o início planejado do projeto.
A linha do tempo do projeto mostra a relação entre o prazo do projeto e a quantidade de dias em aberto, representando um valor em percentual dessa relação:
(Quantidade de dias em aberto / Quantidade de dias total prevista para o projeto) * 100
Importante: Mesmo que o projeto não tenha iniciado de fato (tenha apontamentos em suas ordens), a linha do tempo vai calcular essa proporção de dias, ou seja, a linha do tempo não relação com o que está sendo executado pela fábrica.
Representa a diferença de dias entre o início do projeto e o fim do projeto.
Representa a quantidade de dias existente entre o início do projeto e a data atual.
Dias em Aberto = Data atual - Início do projeto
Essa informação é crucial e deve ser sempre considerada por quem estiver analisando os dados na tela de Gestão de Projetos. Como todos os cálculos apresentados dependem dos tempos registrados nas ordens vinculadas ao projeto, é essencial que todas as ordens possuam uma Programação de Produção na guia Programação.
Para garantir que a ordem, que não seja de compra, tenha uma programação, é necessário que uma das quatro opções abaixo seja realizada:
- Situação da Ordem ser Liberada/Programada ou Aberta;
- O CRP tenha sido rodado e esta ordem considerada na programação;
- Dentro da tela de Ordens, selecionar as Ordens desejadas e ir à opção Processos > Gerar programação.
- Gerar a programação de cada ordem manualmente dentro da tela de Ordens > Guia Programação.
Esse big number traz sempre duas informações: Ordens alocadas (que tem programação) / Ordens de produção vinculadas ao projeto.
Representa o tempo de execução previsto em todas as ordens de produção vinculadas ao projeto.
Representa o total de apontamentos realizados (tempo de execução realizado) nas ordens de produção vinculadas ao projeto.
O grande diferencial dessa tela de Gestão de Projetos está no valor agregado, que representa o quanto foi efetivamente entregue em cada operação registrada na ordem de produção.
Por exemplo: Se uma operação tinha um tempo previsto de 5 horas, mas o tempo real apontado foi de 6 horas, o valor agregado será de 5 horas. Da mesma forma, se o tempo apontado foi de 4 horas, o valor agregado será, ainda assim, 5 horas.
O valor agregado é a chave para medir o andamento e o desempenho real do projeto, pois permite avaliar de forma precisa o progresso e identificar desvios entre o que foi planejado e o que foi executado.
Representa o quociente entre o Total Agregado e o Total Realizado para identificar quanto o projeto está gastando em relação ao orçamento.
IDC = Total Agregado / Total Realizado
IDC = 100h / 120h
IDC = 0,83 ou 83%
- Se for > 1, economia;
- Se for < 1, estouro no orçamento;
- Se for = 0, on budget.
Representa o quociente entre o Total Agregado e o Total Planejado para saber como o projeto está sendo conduzido em relação ao prazo de entrega.
IDP = Total Agregado / Total Planejado
IDP = 100h / 400h
IDP = 0,75 ou 75%
- Se for < 1, estou atrasado;
- Se for > 1, estou adiantado;
- Se for = 1, estou no prazo.
Indica como está a execução do projeto sob a ótica de custo, calculada pela subtração do Total Agregado com o Total Realizado.
VC = Total Agregado - Total Realizado
VC = 100h - 120h
VC = -20h
- Se for > 0, estou economizando;
- Se for < 0, estou estourando o orçamento;
- Se for = 0, dentro do valor orçado.
Representa o quociente entre o Prazo do Projeto e o IDP.
NEP = PRAZO / IDP
NEP = 100 / 0,75
NEP = 133,3 dias
No exemplo anterior, a nova estimativa é que o projeto seja entregue em 33,3 dias ao invés dos 100 dias que era o prazo inicial.
Essa informação faz o cálculo considerando o Início do Projeto somado a Nova Estimativa de Prazo.
NPE = 15/09/2024 + 133,3
NPE = 26/01/2025
Representa o percentual de avanço real do projeto em tempo, sendo calculado pelo quociente entre o Total Agregado e o Total Planejado.
AND = Total Agregado / Total Planejado
AND = 300h / 350 h
AND = 85,71%
Representa a quantidade total de horas que o projeto deve ter ao final, com base no prazo e nos tempos apontados até o momento. O cálculo para se chegar na estimativa é seguinte:
EST = Dias em Aberto * Tempo Planejado / Prazo
EST = 10 * 400 / 100
EST = 40 dias
Os gráficos que trazem o desempenho do projeto mostram as três variáveis que já calculamos anteriormente, porém, agora traçadas na linha do tempo: Valor Planejado, Valor Realizado e Valor Agregado.
- Linha de Valor Planejado = Será sempre uma constante, pois reflete o valor que o projeto “deveria” ter avançado a cada dia, com base no total de dias do projeto. Esse valor serve como uma referência para o progresso esperado do projeto, representando a intenção de avanço conforme o planejamento inicial.
Exemplo: Se um projeto vai levar 200h para ser concluído e o prazo é de 100 dias, cada dia vai ter um acréscimo médio de 2h no projeto.
- Linha de Valor Realizado = Essa linha será afetada por cada dia em que houver apontamento de produção nas ordens envolvidas no projeto.
Exemplo: Se o projeto está com o Valor Realizado zerado e recebe no dia 01/10/2024 um apontamento de 5h, essa linha passa a ter o valor de 5h.
- Linha de Valor Agregado = Essa linha será afetada por cada dia em que houver apontamento de produção nas ordens envolvidas no projeto, mas sempre olhando para quanto tempo estava previsto executar aquela operação.
Exemplo: Suponha que, no dia 01/10/2024, uma operação da ordem tenha recebido um apontamento de 5 horas. A Linha de Valor Planejado irá verificar o tempo previsto para essa operação na programação da ordem. Se o tempo previsto for de 4 horas, essa linha será ajustada para refletir o valor de 4 horas. Dessa forma, será possível visualizar de forma clara se o projeto está consumindo mais ou menos tempo do que o inicialmente planejado.
Representa a estimativa total de horas que o projeto deve ter trabalhado ao ser concluído.
Por exemplo, se um projeto tinha 400 horas de execução previstas, mas até o momento foram realizadas 120 horas e agregado 100 horas ao total do projeto, podemos concluir que o projeto está 20 horas acima do previsto. Com essa informação, é possível realizar duas análises:
- Causa Pontual
Se o andamento do projeto está diferente do orçado, mas a causa dessa diferença é pontual e não deve se repetir no futuro, podemos considerar que essa diferença não ocorrerá novamente. Assim, a estimativa total de horas para o projeto pode ser ajustada com base no seguinte cálculo:
ENT¹ = Total Planejado - VARIAÇÃO DE CUSTO (VC)
ENT¹ = 400 - (-20)
ENT¹ = 420
- Causa Propagada
Se o andamento do projeto está diferente do orçado e a causa dessa diferençavé recorrente, ou seja, há possibilidade de se repetir nas mesmas proporções até o final, o novo total de horas para concluir o projeto será calculado da seguinte forma:
ENT² = Total Planejado / IDC
ENT² = 400 / 0,83
ENT² = 481,93
Representa a estimativa de horas necessárias para concluir o projeto, ou seja, quantas horas ainda faltam para finalizar as ordens, com base na programação. Essa informação é calculada a partir das estimativas anteriores de término e leva em consideração tanto causas pontuais quanto causas recorrentes.
- Causa Pontual
EPT¹ = ENT¹ - Total Agregado
EPT¹ = 420 - 100
EPT¹ = 320
- Causa Propagada
EPT² = ENT² - Total Agregado
EPT² = 481,93 - 100
EPT² = 381,93
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