As empresas, filiais, centro de custo, cargos e posto de trabalho servem para filtrar os convites enviados. Essas informações não são integradas com o sistema de folha de pagamento.

Esses cadastros são feitos nos seguintes locais:

• Admissão Digital > Cadastros > Empresas
• Admissão Digital > Cadastros > Filiais
• Admissão Digital > Cadastros > Áreas
• Admissão Digital > Cadastros > Centro de custo
• Admissão Digital > Cadastros > Cargos
• Admissão Digital > Cadastros > Posto de trabalho

Quando algum desses registros estiver em uso numa pré-admissão, ele não poderá mais ser excluído.

No envio do convite, no modelo de convite e na pré-admissão, só estarão disponíveis os registros com a situação igual a Ativo.

O campo Código da filial é usado como uma identificação única da filial. Por exemplo: nos casos em que já há um cadastro de filial em um outro sistema, é necessário que o mesmo código seja informado neste campo para que a filial possa ser identificada.

Cadastrar conselhos profissionais

Os conselhos profissionais são compostos pelo nome e a sigla dos conselhos e órgãos das profissões regulamentadas.

Essa informação permite que o colaborador preencha o seu registro profissional ao receber o convite de pré-admissão.

Esse cadastro é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Conselhos profissionais

Por padrão, o preenchimento do campo Registro profissional será opcional no sistema.

É possível torná-lo obrigatório e solicitar a inclusão de uma cópia do registro na pré-admissão. Essa configuração é feita em:

• Admissão Digital > Modelos de convite > Configurações > guia Colaborador > Documentos > Registro profissional

Cadastrar nacionalidades

As nacionalidades são compostas pelo código, nome e tipo das possíveis nacionalidades dos colaboradores.

Essa informação permite que o colaborador preencha a sua nacionalidade ao receber o convite de pré-admissão.

Esse cadastro é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Nacionalidade

O código da nacionalidade é usado como uma identificação única. Por exemplo: nos casos em que existir uma nacionalidade cadastrada em algum outro sistema, você pode informar o mesmo código aqui, para que essa nacionalidade seja identificada.

O tipo da nacionalidade pode ser Brasileiro ou Outro, servindo para identificar se a pessoa é estrangeira.

Cadastrar religiões

As religiões são compostas pelo código e a descrição das possíveis religiões dos colaboradores.

Essa informação permite que o colaborador preencha a sua religião ao receber o convite de pré-admissão.

Esse cadastro é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Religiões

O código da religião é usado como uma identificação única. Por exemplo: nos casos em que existir uma religião cadastrada em algum outro sistema, você pode informar o mesmo código aqui, para que essa religião seja identificada.

Cadastrar graus de instrução

Os graus de instrução são compostos pelo código e nome dos possíveis graus de instrução dos colaboradores.

Essa informação permite que o colaborador preencha o seu nível de escolaridade ao receber o convite de pré-admissão.

Esse cadastro é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Graus de instrução

O código do grau de instrução é usado como uma identificação única. Por exemplo: nos casos em que existir um grau de instrução cadastrado em algum outro sistema, você pode informar o mesmo código aqui, para que esse grau seja identificado.

Cadastrar bancos

Os bancos são compostos pelo número e nome dos possíveis bancos dos colaboradores.

Essa informação permite que o colaborador preencha a instituição bancária de sua preferência ao receber o convite de pré-admissão.

Esse cadastro é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Banco

O número do banco corresponde ao código oficial da instituição junto ao Banco Central.

Cadastrar etnias

O RH pode adicionar ao sistema etnias para que elas sejam utilizadas na pré-admissão. As etnias são compostas pelo Nome, Tipo de etnia, Código e Situação, onde todos esses campos são de preenchimento obrigatório. As etnias criadas são listadas na tela de listagem e podem ser pesquisadas na tela de filtro.

Essa informação permite que o Colaborador preencha a etnia de sua preferência ao receber o convite de pré-admissão.

Esse cadastro é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Etnias

Sobre os termos de consentimento - o que são e para que servem

Com a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) em vigor no Brasil, os dados de novos colaboradores precisam estar protegidos. Esses dados só poderão ser utilizados se, a este uso, for possível atribuir uma das bases legais descritas pela LGPD. Uma das bases legais disponibilizadas pela legislação para tratar dados pessoais no Brasil é o consentimento do indivíduo.

Então, os termos de consentimento são textos apresentados para novos colaboradores no momento em que eles acessam o convite de pré-admissão. O termo de consentimento é elaborado pela própria empresa, já que cabe a ela definir para quais finalidades irá processar os dados do novo colaborador.

Ao pedir o aceite desse termo, a empresa garante que novos colaboradores saibam das condições inerentes ao processo da pré-admissão, o que esperar dele e como os dados preenchidos serão usados durante o processo.

Depois de definir os termos, novos colaboradores precisarão aceitar os termos antes de iniciar o preenchimento do convite, gerando mais segurança para todas as partes envolvidas.

Como cadastrar termos de consentimento

O cadastro dos termos de consentimento é feito no seguinte local:

• Admissão Digital > Cadastros > Termo de consentimento

Os termos de consentimento cadastrados aqui ficam disponíveis para serem associados aos modelos de convite. Portanto, é possível ter um termo único para todos os modelos de convite, ou criar termos específicos para diferentes modelos.

Usar os modelos de convite padrão

Os modelos de convites são templates com informações predefinidas, que facilitam o envio dos convites para novos colaboradores.

O sistema da Admissão Digital traz modelos padrão que atendem a três tipos de contratos:

• Empregado (colaborador)
• Estagiário
• Aprendiz

Esses modelos podem ser encontrados em:

• Admissão Digital > Modelos de convite

Nos modelos padrão, é preciso configurar apenas os campos referentes à identidade da empresa. Eles estão disponíveis na guia Leiaute e, por padrão, são iniciados em branco: Remetente, Logo da empresa e Logo circular da empresa.

Cadastrar modelos de convite personalizados

O cadastro dos modelos de convite permite criar modelos personalizados, com configurações diferentes dos convites padrão.

Como cadastrar um modelo de convite

1. Acesse o menu Admissão Digital > Modelos de convite e clique em Cadastrar modelo.
2. Preencha os dados iniciais:
   • Nome do modelo: dê um nome que facilite a identificação do modelo. Note que não é possível salvar um modelo de convite com o mesmo nome de outro já salvo.
   • Período de conferência pelo RH: corresponde a quantos dias o RH tem para preparar tudo até o início do colaborador.
     
     Entenda como funciona o período de conferência pelo RH

     O campo Período de conferência pelo RH determina duas coisas:

     • o tempo que o colaborador tem para preencher o convite antes que ele expire
     • o tempo que o RH tem depois do preenchimento do convite até a data de início do colaborador, incluindo o dia da admissão

     Como é calculado o período de conferência pelo RH

     Imagine este cenário de exemplo:

     • Data de envio do convite: 10/10/2021
     • Data de admissão: 20/10/2021 (data em que o colaborador inicia na empresa)
     • Período de conferência pelo RH: 3 dias

     Aqui o RH tem no mínimo três dias para preparar a chegada do colaborador, incluindo o dia da admissão.

     

     Quanto antes o colaborador preencher o convite, maior será o período de conferência pelo RH.

     No exemplo acima, se o colaborador não preencher o convite antes do dia 18/10/2021, esse convite ficará expirado.

     Atenção

     • Se o prazo for configurado de forma que a data de expiração seja anterior à data atual, o convite irá expirar no mesmo dia (data atual);
     • O campo Prazo para preenchimento (em dias) pode ser preenchido com o valor 0 (zero): Nesse caso, o candidato terá até 23:59 do dia da admissão para preencher as informações.

     Prazo para convites enviados na data da admissão

     Se o convite for enviado na mesma data que a admissão, ele permanecerá válido até as 23:59 do mesmo dia do envio. Depois disso, o convite estará expirado.

     Por exemplo:

     • Data de envio do convite: 20/10/2021
     • Data de admissão: 20/10/2021

     Neste cenário, o convite permanecerá válido até as 23:59 do dia 20/10/2021. No dia seguinte (21/10), o convite estará expirado.

     

     Prazo para convites reenviados após expiração

     Se um convite que está expirado for reenviado, ele permanecerá válido até as 23:59 do mesmo dia do reenvio. Depois disso, o convite estará expirado novamente.

     Por exemplo:

     • Data de envio do convite: 10/10/2021
     • Data de admissão: 20/10/2021
     • Período de conferência pelo RH: 4 dias

     Neste cenário, o convite expirou no dia 17/10/2021 (devido ao período de conferência pelo RH de quatro dias).

     Se o convite for reenviado no dia 18/10/2021, ele permanecerá válido até as 23:59 deste dia. No dia seguinte (19/10), o convite estará expirado novamente.

     

3. Depois, faça todas as definições do modelo, no painel de Configurações. Veja a seguir os detalhes dessas definições:

Colaborador

Os campos configurados na guia Colaborador são utilizados para o envio de e-mail, SMS e WhatsApp e para a jornada de cadastro do novo colaborador:

• Leiaute: personalização do convite com o visual da empresa que será apresentado no e-mail e em todas as telas do cadastro de pré-admissão dos novos colaboradores.
• Dados pessoais: configuração dos campos que serão apresentados nas telas do cadastro de pré-admissão dos novos colaboradores.
• Documentos: configuração dos documentos que serão necessários para o contrato do trabalhador. Os campos serão apresentados nas telas do cadastro de pré-admissão dos novos colaboradores.
  
  Caso seja configurado que o novo colaborador deve anexar as imagens dos documentos, o sistema aceitará somente arquivos nos formatos GIF, PNG, JPG e PDF e com tamanho de até 2MB (exceto imagens que já serão comprimidas ao serem carregadas e que portanto não possuem limitação de tamanho).
• Ficha familiar: configuração de quais informações dos dependentes do novo colaborador o RH deseja solicitar.
• Outros: permite que a pessoa profissional de RH crie agrupadores contendo campos customizados, para coletar dados adicionais que não estão presentes no convite padrão, como por exemplo: informações sobre benefícios; certificados de cursos e capacitação. Os agrupadores criados nesta guia podem ser renomeados, deixando o convite ainda mais personalizado.
  
  Note que, para usar os campos customizados, eles precisam ser cadastrados na plataforma senior X por alguém que tenha acesso de administrador do sistema.
  
  Você pode reordenar os campos customizados que criou, para que eles apareçam na ordem que você quiser. Basta arrastar e soltá-los no modelo de convite. No entanto, não é possível reordenar os campos nativos (padrão) da Admissão Digital.
• Qualificação Cadastral: configuração da sigla dos Conselhos e demais órgãos das profissões regulamentadas, para que o colaborador realize o cadastro do registro profissional ao receber o convite de pré-admissão.
• Padrões: define os padrões de formatação dos textos preenchidos pelo colaborador ao responder o convite. Estes padrões definem a formatação que o sistema deve aplicar ao conteúdo, garantindo que os dados sejam apresentados de maneira uniforme. Estes são os critérios que podem ser configurados:
  • Letras maiúsculas: transforma todos os dados preenchidos em letras maiúsculas (exemplo: "João da Silva" ficará "JOÃO DA SILVA").
  • Sem caractere especial: transforma todos os caracteres especiais em caracteres comuns (exemplo: "João da Silva" ficará "Joao da Silva").
  • Primeira letra maiúscula: transforma a primeira letra em maiúscula e todas as demais em minúsculas (exemplo: "joão da silva" ficará "João da silva").
  • Primeira letra de cada palavra maiúscula: faz com que a primeira letra de cada palavra fique maiúscula e as seguintes fiquem minúsculas (exemplo: "joão da silva" ficará "João Da Silva").

  Por padrão, as configurações acima ficam desabilitadas. Para usá-las, você precisa habilitá-las nas configurações do modelo de convite.

Campos afetados pela definição dos Padrões
Ao ativar algum dos padrões de formatação, os seguintes campos serão personalizados de acordo com as configurações:
• Dados pessoais
  • Nome completo
  • Como você prefere ser chamado?
  • Nome da mãe
  • Nome do pai
  • Nome social
  • Endereço completo (bairro, logradouro, complemento)
    
• Dependentes
  • Nome completo
  • Nome da mãe
• Documentos
  • Órgão emissor (vários documentos)
• Privacidade: nesta seção você pode:
  • selecionar um dos termos de consentimento previamente cadastrados e o associar ao modelo de convite;
  • digitar um endereço de e-mail da sua empresa, especificamente destinado para tratar assuntos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Este endereço de e-mail será exibido para novos colaboradores, junto com o termo de consentimento. Se a empresa tem uma pessoa que é a encarregada de dadosNos termos da LGPD, a pessoa encarregada de dados tem a função de atuar como canal de comunicação entre a empresa, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)., você deve preencher o endereço de e-mail dessa pessoa.

  Ao aceitar os termos de consentimento, as pessoas candidatas recebem uma cópia do documento por e-mail, no endereço de contato que estiver cadastrado no convite.

  O RH também poderá ter a prova do aceite, podendo consultar nas pré-admissões os termos que os novos colaboradores aceitaram, assim como a data e horário.

Contrato

Os campos configurados na guia Contrato são valores de uso do RH no momento da admissão do novo colaborador.

Caso seja usado um modelo de convite padrão, os dados já estarão previamente cadastrados. Se o modelo de convite for novo, os dados deverão ser cadastrados manualmente.

Envio do convite

Os campos da guia Envio do convite correspondem às informações que serão de preenchimento obrigatório pelo RH no momento de envio do convite.

O comportamento padrão é que o preenchimento dos campos abaixo sejam opcionais, mas é possível optar por configurá-los como obrigatórios:

• CPF
• Empresa
• Filial
• Tipo de contrato
• Cargo
• Área

Adicionar textos de orientação

Textos de orientação são dicas que você pode adicionar nos campos dos modelos de convite personalizados. Estas dicas aparecem ao lado do campo durante o preenchimento do convite.

Use os textos de orientação para dar informações adicionais aos novos colaboradores sobre o preenchimento dos dados solicitados na pré-admissão.

Para adicionar textos de orientação, siga estes passos:

1. Acesse o modelo do convite no menu: Admissão Digital — Admissão digital > Modelos de convite
2. Selecione o modelo de convite que quer editar.
3. Acesse a guia Colaborador na seção de configurações do convite.
4. Ative o assinalamento Texto de orientação ao lado do nome do campo que precisa de orientações sobre o preenchimento. Isto habilitará um campo adicional, onde você pode preencher o texto de orientação.

Gerenciar os modelos de convite

Na solução Admissão Digital é possível visualizar e gerenciar todos os modelos de convite cadastrados.

Isso é feito no seguinte local:

• senior X Platform > Gestão de Pessoas | HCM > Admissão Digital > Modelos de convite

Ações disponíveis para os modelos

• Editar: após a edição, as informações são alteradas e não é gerado histórico para consulta.
• Inativar: os convites inativos permanecem na base para que seu leiaute seja utilizado em processos em andamento e também para a consulta de processos concluídos, mas não é possível enviar um novo convite com um modelo que foi inativado.
• Ativar: os convites ativos podem ser enviados a qualquer momento.
• Excluir: esta opção só será permitida para os modelos de convites que nunca foram enviados. Os que já foram utilizados, mesmo em processos já concluídos, poderão apenas ser inativados.
• Duplicar: duplica um modelo de convite existente. A ação de duplicar facilita a operação ao permitir editar a cópia de um modelo de convite a partir das informações existentes no modelo original.

Enviar os convites - envio individual

Depois de cadastrar os modelos de convite, eles podem ser enviados para novos colaboradores. O envio pode ser feito individualmente ou em lote.

O envio do convite individual é feito no seguinte local:

• senior X Platform > Gestão de Pessoas | HCM > Admissão Digital > Pré-admissões > botão Enviar convites

O campo Documento do novo colaborador corresponde ao CPF e, dependendo da configuração efetuada para ele, será obrigatório. O E-mail ou o Celular também devem ser informados.

Assim que o convite é enviado, o novo colaborador recebe um e-mail, SMS ou mensagem no WhatsApp com o link para iniciar o cadastro de pré-admissão. O conteúdo enviado no convite fica registrado para consulta no ícone de mensagem da tela de Pré-admissões.

Depois que o convite for enviado, o Período de conferência pelo RH que foi definido no cadastro do modelo vai determinar quantos dias o colaborador tem para preenchê-lo e quanto tempo o RH tem para preparar tudo até o dia da admissão.

Não é possível enviar o convite para pessoas que têm um processo de pré-admissão em andamento ou expirado.

Demonstração: como enviar convites pelo WhatsApp

Token de segurança

O sistema da Admissão Digital exigirá um código de segurança (token) dos novos colaboradores que receberem o link do convite de pré-admissão. Estes colaboradores precisarão inserir o código para validar o link antes do preenchimento.

Ao exigir o código de segurança único, garantimos a identidade e legitimidade dos dados. Assim, tornamos o processo mais seguro para candidatos e novos colaboradores que estão ingressando na empresa.

Veja um exemplo na prática:

URL enviada no convite

O convite enviado pela Admissão Digital inclui um link para o preenchimento dos dados. A URL do link do convite é encurtada automaticamente pelo sistema.

A URL encurtada contém um código gerado aleatoriamente e tem o seguinte formato: https://snr.li/<código-aleatório>

Integração com o Gestão de Recrutamento e Seleção

Se você tem o módulo Gestão de Recrutamento e Seleção implantado, você pode enviar o convite para novos colaboradores diretamente neste módulo.

Basta habilitar o parâmetro de envio de convite nas configurações do módulo de recrutamento. Com isso, assim que o candidato for aprovado para a vaga, o convite de pré-admissão da Admissão Digital será enviado automaticamente.

Para saber como habilitar o parâmetro e configurar a integração entre a Admissão Digital, consulte a documentação de integração.

Enviar os convites - envio em lote

Depois de cadastrar os modelos de convite, eles podem ser enviados para novos colaboradores. O envio pode ser feito individualmente ou em lote.

O envio dos convites em lote é feito por meio da importação de arquivos na tela de pré-admissão.

Enviar os convites em lote

1. Acesse a tela de importação no menu: Admissão Digital > Pré-admissões > botão Enviar convites em lote.
2. Clique em Enviar convites em lote.
3. Faça o download do arquivo do leiaute de importação. O arquivo do leiaute contém a estrutura de dados esperada pelo sistema da Admissão Digital.
   • O link para download do arquivo está localizado na própria tela de importação, numa mensagem que aparece no topo da tela.
4. Abra o arquivo do leiaute e preencha as colunas com os dados das pré-admissões.
   • Todos os dados precisam ser preenchidos no arquivo para que ele seja importado com sucesso.
   • Cada arquivo de importação pode ter no máximo 200 registros.
5. Retorne para a tela de importação. Clique em Selecionar arquivo e selecione o arquivo que você preencheu com os dados das pré-admissões.
6. Aguarde o processamento do arquivo e verifique os dados exibidos em tela.
7. Clique em Enviar para iniciar a importação. Você será notificado quando o processo de importação terminar.

Corrigir registros inválidos na importação

Se o sistema identificar algum registro inválido no arquivo de importação, o status do registro aparecerá como Pré admissão inválida. Registros inválidos precisam ser corrigidos e importados novamente.

Para corrigir um registro inválido, faça o seguinte:

1. Clique no botão Download planilha para correção, localizado na parte inferior da tela.
   • Este botão é exibido somente se o arquivo de importação tiver algum registro inválido.
   • Ao clicar no botão, o sistema iniciará o download de um arquivo de diagnóstico da importação.
2. Abra o arquivo de diagnóstico e verifique a coluna Status. Ela indicará o motivo de o registro ser inválido.
3. Crie um novo arquivo de importação contendo os registros que apresentaram erros e faça os devidos ajustes.
4. Importe o novo arquivo com os registros corrigidos.

Adicionar e gerenciar campos customizados nos modelos de convite

Se os campos nativos do sistema não forem suficientes para o processo de pré-admissão, o RH pode adicionar campos customizados para solicitar mais informações aos novos colaboradores — esses campos podem ser adicionados nos modelos de convite, junto aos campos nativos, durante a criação ou edição dos modelos.

Como adicionar campos customizados no modelo de convite

1. Na tela de cadastro do modelo, clique em Adicionar no grupo de informações onde o campo customizado será adicionado.
   Por exemplo, nas informações de telefones:
   
   
   
   Ao clicar no botão, a tela de cadastro de campos customizados, da plataforma senior X, será aberta em uma nova guia.
2. Nessa tela de campos customizados, cadastre os campos que você quer incluir no modelo de convite. Caso não saiba como cadastrá-los, veja esta documentação de apoio:
   • Como cadastrar campos customizados para a Admissão Digital.
3. Volte para a tela de cadastro do modelo e veja os novos campos que foram criados. A coluna Situação identifica quais campos são nativos e quais são customizados.
   
   
4. Para cada campo, escolha se ele estará habilitado (visível) no convite e se o preenchimento é obrigatório. Por padrão, novos campos customizados estarão habilitados e com preenchimento opcional.

Como adicionar entidades personalizadas para agrupar campos customizados

1. Na tela de cadastro do modelo, acesse a guia Outros.
2. Clique no ícone e renomeie os agrupadores para os nomes que você quer dar para cada conjunto de campos.
3. Expanda o agrupador e clique em Adicionar para incluir campos customizados.

Gerenciar as pré-admissões

A gestão das pré-admissões possui duas etapas:

1. Envio dos convites — usando os modelos de convite, o RH envia a pré-admissão para o novo colaborador.
2. Preenchimento dos convites — é o cadastro feito pelo novo colaborador, que preenche as informações solicitadas no convite.

Para consultar e enviar as pré-admissões, acesse:

• Admissão Digital > Pré-admissões

Na tela de Pré-admissões, a solução permite:

• acompanhar a situação de todas as pré-admissões;
• consultar detalhes;
• acompanhar o envio de convites;
• entrar em contato com o novo colaborador por SMS ou WhatsApp;
• ver o termo de consentimento que foi enviado em cada convite;
• entre outras ações.

Também é possível agendar notificações via e-mail e SMS para lembrar o novo colaborador que está com o status Em Andamento de concluir o preenchimento dos dados da pré-admissão.

Para cada pré-admissão com o status igual a Lido, o comportamento será:

• Quando possuir e-mail e número de telefone informados e apenas a opção SMS estiver habilitada, envia para SMS e e-mail;
• Quando possuir e-mail e número de telefone informados e somente a opção WhatsApp estiver habilitada, ou nenhuma opção estiver selecionada, envia somente por e-mail;
• Quando não possuir e-mail e possuir apenas o número de telefone, envia somente por SMS.

Veja a seguir o que encontrar em cada elemento da tela:

Guias da tela de Pré-admissão

• Todas: agrupa todas as situações.
• Em andamento: apresenta os convites que estão com percentual de cadastro maior que zero.
• Em validação: apresenta os convites que estão com o RH para a validação das informações cadastradas.
• Admitidas e Finalizadas: apresenta os processos de convite que já foram validados e finalizados pelo RH na solução de Admissão Digital.
  • As pré-admissões que finalizam o processo no sistema da Admissão Digital ficam na guia Finalizadas.
  • As pré-admissões que seguem para o processo de admissão, em sistemas como o Administração de Pessoal e o Gestão de Departamento Pessoal, ficam na guia Admitidas.
• Em admissão: apresenta as situações de Admissão Pendente e Admissão Iniciada, conforme o andamento do processo na tela de Processos de pré-admissão do Onboarding (Admissão Digital) (FRGERONB) do módulo Administração de Pessoal. Poderá apresentar também o status Admissão Pendente, se houver integração com o módulo Gestão de Departamento Pessoal.
• Em assinatura: apresenta as pré-admissões de colaboradores que estão com documentos pendentes para assinatura eletrônica e os que já assinaram, respectivamente. Você pode fazer o download de todos os documentos enviados — assinados ou não. Para isso, basta acessar a guia Documentos enviados, nos detalhes da pré-admissão.

Colunas da tela de Pré-admissão

Exceto pelas colunas Mensagens e Ações, o usuário tem a flexibilidade de reorganizar as outras de acordo com suas preferências: no canto superior direito da área de Pré-admissões, há um item que permite selecionar quais colunas serão exibidas em tela. Além disso, também é possível alterar a ordem em que são exibidas, arrastando-as para posições diferentes ao manter o clique no nome da coluna e move-la para o local desejado.

• Novo colaborador: apresenta o e-mail do novo colaborador. Para os casos de novos colaboradores que foram convidados por SMS ou WhatsApp e não possuem e-mail, apresenta também o número de celular.
• Cadastro: apresenta o percentual de andamento do cadastro do novo colaborador. O percentual do cadastro é calculado sempre que o novo colaborador salvar uma seção de informações, usando a seguinte fórmula:
  
  [quantidade de campos obrigatórios preenchidos em todas as seções] * 100 / [total de campos obrigatórios de todas as seções].
  
  Exemplo

  Total de campos obrigatórios em Dados Pessoais = 13

  Total de campos obrigatórios em Documentos = 17

  Total de campos obrigatórios do processo de pré-admissão = 30 (soma)

  Total de campos obrigatórios preenchidos = 13

  • Percentual total de preenchimento: 13 * 100 / 30 = 43%

• Prazo: apresenta a quantidade de dias restante para o preenchimento do convite.
• Admissão: apresenta a data de admissão do novo colaborador, informada na tela de Envio dos convites.
• Situação: apresenta a situação dos convites e do processo de pré-admissão, conforme:
  • Envio pendente: foi solicitado o envio do convite para o serviço de e-mail da plataforma e está aguardando o envio ser efetivado (normalmente, após a solicitação o envio é concluído entre 1 a 5 segundos);
  • Erro ao enviar e-mail: houve um impedimento no envio do e-mail (Exemplo: o e-mail informado é inválido);
    • Para identificar a causa do problema no envio do e-mail, consulte o log de erros no seguinte menu da senior X Platform: Tecnologia > Administração > Auditoria > Visualização de logs email.
  • Não lido: o convite foi enviado pelo RH, porém o novo colaborador ainda não acessou o link do processo de cadastro pela primeira vez.
  • Lido: o link foi acessado ao menos uma vez pelo novo colaborador, independente se ele começou a preencher ou não.
  • Expirado: o prazo para preenchimento está encerrado e o novo colaborador não finalizou seu preenchimento.
    
    Rotina agendada para mudar a situação do convite para Expirado

    A senior X Platform permite agendar uma rotina que valida diariamente a data e a hora de expiração dos convites enviados e, no devido momento, muda a situação do convite para Expirado.

    Ela é iniciada automaticamente pela tela de agendamento, localizada em:

    • Tecnologia > Customização > Agendamentos > domínio HCM > serviço Onboarding > Pre admission expiration schedule

    Para customizar essa rotina, é preciso criar um novo agendamento usando os mesmos parâmetros do Pre admission expiration schedule, porém com a data e hora que você quer usar.

    Para saber mais sobre agendamento de tarefas, consulte a documentação no manual da plataforma senior X.

  • Em validação: o novo colaborador preencheu e enviou todos os dados obrigatórios. As informações estão sendo avaliadas pelo setor de RH.
  • Finalizado: o RH já validou todos os dados e:
    • clicou em Finalizar — quando não está integrado com o módulo Gestão de Departamento Pessoal); ou
    • clicou em Admitir — quando está integrado com o módulo Gestão de Departamento Pessoal).
  • Inativo: o RH cancelou a pré-admissão pelo Gestão de Departamento Pessoal, quando houver a integração com o módulo.

Indicativo de mensagens via SMS e WhatsApp

A tela de pré-admissão conta também com as seguintes colunas:

• Ícone de mensagem : possibilita a comunicação entre o RH e o novo colaborador. O RH sempre será representado pelo remetente do modelo de convite do processo e não pelo usuário logado no momento. Para os novos colaboradores, que receberam o convite via e-mail, também será enviado um e-mail a cada nova mensagem. Já para os novos colaboradores que receberam via SMS, a mensagem será enviada também por SMS. Aos novos colaboradores que receberam o convite de ambas as formas, a mensagem será enviada por e-mail e SMS, simultaneamente.
  
  Nesse ícone também é apresentado o conteúdo enviado no corpo do e-mail, com a data e hora do convite. Esse conteúdo não é considerado no valor da quantidade de novas mensagens. Ele apresenta a quantidade de mensagens não lidas pelo RH, com o valor máximo de 99 mensagens.
  
• Ícone do WhatsApp : ao clicar neste botão, a versão web do WhatsApp Web é aberta em uma nova guia. Assim, o RH pode enviar mensagens diretamente para o novo colaborador.
  

  Nota

  Para que o ícone do WhatsApp fique habilitado na tela, é necessário que o número de celular do colaborador esteja cadastrado na pré-admissão.

Ações disponíveis na tela de Pré-admissão

Ao clicar em Ações ao lado de uma pré-admissão, você pode:

• Detalhar: abre a tela de Detalhes da pré-admissão e possibilita o RH fazer a validação das informações fornecidas pelo novo colaborador. Possibilita a consulta dos campos de cadastro da pré-admissão do novo colaborador sempre que o percentual for alterado com novas informações. Também é possível verificar as datas e os tipos de movimentações ocorridas no processo de pré-admissão do candidato, incluindo mudanças no status do processo e o envio de mensagens. Essas informações são exibidas por meio de uma linha do tempo.
  
• Expirar: obriga a expiração do convite enviado e altera para a data atual. Quando expirado o convite é bloqueado para o novo colaborador e ele não consegue realizar mais nenhum cadastro. Essa opção é desabilitada quando o convite está em validação com o RH ou já está expirado.
• Reenviar: envia novamente o e-mail, SMS ou mensagem de WhatsApp referentes ao convite. Esta opção é disponibilizada apenas quando a situação do convite está diferente de Finalizado. Note também que, quando a tela de Enviar convites for acessada pelo botão Reenviar, não é possível alterar o tipo do convite e o nome do novo colaborador, nem adicionar mais convites para outros novos colaboradores.
• Baixar arquivos: faz o download de todos os anexos da pré-admissão, de uma só vez. Isso facilita o download dos anexos quando a pré-admissão tem muitos arquivos.
  • As extensões de arquivos aceitos pelo sistema da Admissão Digital são: PDF, PNG, JPEG, JPG, DOC, DOCX e XLSX.
• Baixar arquivos em um único PDF: faz o download de todos os anexos da pré-admissão (das extensões JPG, JPEG, TIF, TIFF, GIF, BMP, PNG e JFIF) de maneira unificada, gerando apenas um único arquivo em PDF com todos os documentos. Ao acionar o botão, inicia-se a geração do arquivo PDF em um processo em segundo plano, que ao final retorna uma notificação pela plataforma com o link para o arquivo gerado. A notificação com o arquivo tem validade de 7 dias.

  Importante

  • Quando os documentos forem de extensões diferentes das citadas, os mesmos serão baixados separadamente dentro de um arquivo .ZIP;
  • Recomendamos que, para evitar cortes ou imagens de cabeça para baixo, os candidatos enviem os anexos em orientação de leitura: visto que, durante a unificação dos anexos da pré-admissão em único PDF, as imagens em modo paisagem são rotacionadas para ficar em modo retrato.

• Voltar para fase de validação: volta uma pré-admissão que está finalizada para a situação de validação. Esta opção pode ser usada quando ocorrer algum imprevisto com a pré-admissão depois que ela for concluída, precisando ajustar alguma informação.
• Enviar documentos para assinatura: permite enviar os documentos de admissão para o colaborador assinar eletronicamente. Esta ação fica disponível somente para as pré-admissões que já passaram da fase de validação.
• Inativar pré-admissão: inativar a pré-admissão significa indicar que ela está suspensa, temporariamente ou permanentemente. Normalmente, o RH usa esta opção quando uma pessoa desistiu da vaga durante o processo de pré-admissão.
  
  A opção de inativar fica disponível somente para pré-admissões que estejam nas fases (guias) Em assinatura e Assinadas. As pré-admissões inativas deixam de aparecer nestas guias, mas permanecem disponíveis para consulta na guia Todas. Se necessário, uma pré-admissão inativa pode ser reativada a qualquer momento.

Botões disponíveis na Pré-admissão

• Editar: permite editar todos os dados informados pelo novo colaborador, antes de finalizar a pré-admissão. Os campos de dados pessoais como nome, e-mail e telefone, são cadastrados no envio do convite. Mas, ao serem editados na tela de detalhes da pré-admissão, não serão alterados no convite enviado.
• Finalizar: salva o registro de finalização da pré-admissão e a continuação do processo de admissão deve ser feito por um sistema externo ou pelo módulo Administração de Pessoal da Senior. Após o processo de pré-admissão ser finalizado, o RH pode consultar os detalhes, mas não poderá editar as informações.
• Admitir: finaliza o processo na solução de Admissão Digital. Depois de finalizar, nenhuma alteração será permitida.
  
  Tanto os dados coletados do novo colaborador quanto a parametrização de dados de contrato são integrados com o módulo Gestão de Departamento Pessoal em modo rascunho. Isso ocorre porque a Admissão Digital não coleta todos os dados obrigatórios para realizar a admissão.

Validar as informações fornecidas pelo novo colaborador

Sempre que o novo colaborador salvar o cadastro das informações, o RH pode visualizar simultaneamente essas informações na tela de Detalhes da pré-admissão e pode editar todas as informações antes de finalizar.

Ao salvar a validação, as informações de data, hora e responsável pela validação são gravadas e podem ser consultadas ao acessar tela novamente.

Os detalhes da pré-admissão podem ser consultados no seguinte local:

• Admissão Digital > Pré-admissões > botão Ações > opção Detalhar

As informações disponíveis nas guias de Dados pessoais, Documentos e Ficha familiar são configuradas em:

• Admissão Digital > Modelos de convite

A guia Contrato traz as informações cadastradas do modelo de convite, porém elas podem ser alteradas a qualquer momento na pré-admissão. Ao alterar alguma informação do novo colaborador, apenas a pré-admissão é atualizada, o modelo de convite não é alterado.

A coluna Validado da guia Ficha familiar tem o objetivo de apresentar o que já foi conferido pelo RH. Caso o dependente ainda não esteja validado é necessário clicar em Ações > Detalhar e, após conferir as informações, habilitar o botão Validado ao final da tela.

O RH pode, ainda, excluir e editar as informações de dependentes cadastradas pelo novo colaborador.

Notificações

Quando um candidato finaliza o preenchimento dos dados da pré-admissão, a pessoa do RH é notificada de duas maneiras:

• Via senior X Platform: uma notificação aparece no sininho () da senior X Platform, avisando que o candidato enviou a pré-admissão preenchida. Assim, o RH fica sabendo e pode dar continuidade ao processo. Quem recebe essa notificação é sempre a última pessoa do RH que enviou (ou reenviou) a pré-admissão para o candidato.
  
  
• Na tela de Pré-admissões: um indicador () será exibido na guia Em validação, quando uma pré-admissão mudar para esse status e a guia não estiver selecionada. Ou seja, quando o candidato preencheu e enviou os dados da pré-admissão, a tela indicará para o RH que ele tem novas admissões para validar.
  
  

Depois que o RH validar a admissão, o candidato será avisado, via e-mail, que a admissão foi validada e que o RH entrará em contato para continuar o processo. Se não houver um e-mail informado para o candidato, o aviso será enviado via SMS. Se existir os dois, o aviso será somente por e-mail (sem SMS).

Enviar documentos admissionais para assinatura eletrônica

Depois de finalizar a pré-admissão, você pode enviar os documentos admissionais para o colaborador assinar eletronicamente.

É só acessar a guia Admitidas, clicar em Ações e selecionar a opção Enviar documentos para assinatura:

Para saber mais sobre a assinatura eletrônica da Admissão Digital, acesse a documentação completa da funcionalidade.