FAQ - Marcação de Ponto

Conforme definido no Art. 78 da Portaria 671: O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista (AFD, Atestado de conformidade, comprovantes assinados), referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Os coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir as marcações de ponto para o REP-P. Portanto, o REP-P não é o relógio/equipamento/interface que o colaborador registra as marcações, mas sim, o programa que recebe e armazena as marcações e gera os arquivos fiscais.

Sim, a Aplicação de Marcação de Ponto | HCM está atualizada e enquadrado como REP-P. Após essa atualização, além dos recursos já existentes hoje, estão disponíveis também:

• Consulta e download dos comprovantes de marcações aos colaboradores;
• Arquivos Fonte de Dados (AFD) com todos os registros do REP-P;
• Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade com o tipo REP-P e demais informações requeridas.

Será necessário que a empresa empregadora atualize os seguintes cadastros: Filiais (com endereço do estabelecimento e CPF do responsável pelas inclusões/alterações/exclusões de dados no REP-P) e colaboradores (precisa ter CPF). Para aqueles que trazem os cadastros via integração do sistema de Controle de Ponto ou via Web services, é necessária a atualização do mesmo para a obtenção desses dados.

A Portaria nº 671 não prevê mais a obrigatoriedade para o empregador efetuar o cadastro de Equipamento Convencional Registrador Eletrônico de Ponto (REP-C) ou para as novas modalidades (REP-A e REP-P) ao sistema “Cadastro de Registro de Ponto Eletrônico – CAREP”. Portanto, não é mais necessário nenhum tipo de comunicação para uso de registradores eletrônicos de ponto.

O registro no INPI da Aplicação de Marcação de Ponto, nos termos da Portaria 671, foi emitido e publicado no semanal do instituto no dia 01/08/2023 sob número BR512023002202-0. Esse registro deve ser referenciado no Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP) para a identificação do registrador de ponto no Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ). No módulo Controle de Ponto | HCM esse número deve ser informado no formato numérico em Coletores > Cadastros > Histórico de Identificação do REP.

A utilização do REP-C (equipamento convencional homologado na Portaria 1510 ou na 671) ou REP-P (programa que atende às especificações da Portaria 671) dispensa totalmente a aprovação sindical, tendo todas as garantias de validade e segurança jurídica em sua utilização.

Sim, ao todo 11 portarias foram revogadas pela Portaria 671 que trata de vários assuntos trabalhistas, dentre eles, os sistemas de ponto eletrônico. Contudo, muito do que tinha nas Portarias 1510/2009 e 373/2011 (marcos anteriores do Ponto Eletrônico) foi mantido dentro da 671, recebendo atualizações, mais informações e centralizando o conteúdo a respeito de registro e tratamento de Ponto Eletrônico.

O Armazenamento de Registro de Ponto (ARP) é a memória que guarda as marcações e eventos referentes ao REP-P. Ele faz parte da modalidade de Registrador de Ponto por Programa que deve ter um servidor dedicado ou em nuvem e registra várias informações pertinentes à fiscalização via Arquivo Fonte de Dados (AFD) e para o Comprovante de Registro de Ponto. Podemos comparar o ARP à memória dos equipamentos de ponto mais tradicionais. No caso do REP-P da Senior, é um sistema em nuvem que garante o armazenamento das informações com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade.

O REP-P Senior foi inicialmente integrado à aplicação Waapi . Agora ele também é integrado ao produto Ronda senior X, da linha Gestão de Acesso e Segurança, o que permite utilizar as marcações realizadas em coletores desse produto.

Sim, a utilização do REP-P é exclusiva para clientes que tenham contratado o Marcação de Pontoou Solução de Ponto Senior que já contempla o módulo.

Caso já seja cliente do módulo Marcação de Ponto | HCM, HCM Ponto Go Up ou Solução de Ponto Senior, não terá custo adicional, pois o módulo de marcação já está contemplado e o mesmo passará a ser enquadrado como REP-P. Os demais produtos do HCM não dão acesso à essa solução.

Todas as interfaces da Aplicação de Marcação de Ponto | HCM poderão ser utilizadas e estarão integradas ao REP-P da Senior que se trata do armazenamento das marcações recebidas e emissão dos documentos fiscais. Ou seja, cada empresa poderá optar por utilizar a aplicação mobile (individual ou coletiva), aplicação desktop com leitura de biometria ou marcação via web (Plataforma Senior X), todas fazem parte do nosso REP-P.

Caso utilize algum equipamento (REP-C) homologado pela Portaria 1510, este permanece válido e utilizando PIS. Porém para REP-A ou REP-P é obrigatório que o colaborador seja identificado pelo CPF, não sendo mais válida a utilização do PIS.

Todo REP-A ou REP-P precisa emitir o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade conforme leiaute especificado na Portaria 671 e assinado com certificador digital do fabricante/desenvolvedor do software, neste documento consta a informação do tipo do REP para que possa confirmar qual está utilizando atualmente.

Não é necessário, os certificados digitais utilizados hoje para assinatura dos arquivos fiscais da Portaria 671 são os Senior como desenvolvedora dos softwares de registro e tratamento de ponto.

A empresa pode utilizar todos os tipos de REP sem necessidade de optar por um ou por outro exclusivamente, ficando assim com a liberdade de escolha que qual tipo (REP-A, REP-C ou REP-P) melhora atende a necessidade de cada estabelecimento / departamento / modalidade de trabalho.

Sim, o REP-P pode ser conectado a qualquer tipo de coletor de marcação, aplicações para web, desktop, dispositivos mobile e até equipamentos que não sejam REP-C.

A partir da integração do Terminais de Ponto on-line - Ronda senior X ao REP-P, é possível utilizar não somente uma catraca como coletor de marcação, mas também, qualquer dispositivo homologado com essa integração com o Ronda senior X. Esses equipamentos podem ser consultados nas declarações de homologações dos fabricantes. No entanto, é importante salientar que:

• A portaria descreve o REP-P como equipamento ou sistema utilizado exclusivamente para o registro de jornada, portanto, uma vez parametrizado a catraca como coletor do REP-P, esta não fará qualquer tipo de controle ou validação para bloqueio do acesso ou ponto;
• A catraca deve possuir comando de data e hora para garantir atualização do dispositivo de acordo com Hora Legal Brasileira (HLB);
• A catraca deverá possuir display e exibir relógio não-analógico contendo horas, minutos e segundos no momento da marcação.
• Quando off-line, durante o registro da marcação, garantir que as marcações registradas nele neste período seja enviada ao REP-P assim que este entrar em modo on-line.

Neste caso deve ser feita a guarda dos documentos relativos a cada REP e seu período de utilização, ou seja, gerar um AFD com todas as marcações do REP-C e documentações pertinentes do período em que ele esteve em uso e, quando passar a utilizar o REP-P, ter todas as documentações pertinentes também (Atestado de conformidade com a Portaria e o AFD das marcações registradas nele quando solicitado).

Disponibilizamos uma tela na Plataforma Senior X para que o colaborador acesse com usuário e senha da Plataforma Senior X e obtenha seus últimos comprovantes em PDF e assinados conforme determinação da Portaria 671. Lembre-se: o comprovante tem que estar disponível ao colaborador sem nenhuma prévia solicitação, por isso é importante que este usuário e senha seja disponibilizado na integração de um novo colaborador ou em um primeiro momento na implantação do REP-P a todos que irão utilizar.

Acesse a documentação da tela Comprovantes de Marcação para maiores informações.

Para os colaboradores que hoje fazem marcação no modo múltiplo da Aplicação de Marcação de Ponto | HCM é necessário que sejam cadastrados usuários individuais para que os colaboradores acessem seus comprovantes. Isso não mudará a configuração ou modo de marcação que já utilizam hoje (vinculados a um único usuário/dispositivo), porém para consultar seus comprovantes, precisarão se identificar com o usuário individual, garantindo assim que apenas o próprio colaborador tenha acesso aos seus comprovantes e sem prévia solicitação à sua empresa empregadora.

Acesse a documentação da tela Comprovantes de Marcação para maiores informações.

O comprovante eletrônico de marcação pode ser disponibilizado ao colaborador de diversas maneiras. A princípio, no REP-P da Senior ficará disponível via acesso pela internet, porém o envio por e-mail poderá ser disponibilizado posteriormente como evolução do recurso.

A interface de marcação de ponto mobile (para dispositivos móveis como smartphone e tablets) e a aplicação para desktop com leitura biométrica já têm a característica de registrar as marcações mesmo estando sem conexão com a internet, essa funcionalidade permanece coletando as marcações off-line e sincronizando as mesmas com o ARP (Armazenamento de Registro de Ponto) do REP-P assim que tiver conexão com a internet.

Para se adequar à Portaria 671, nossa aplicação de Marcação de Ponto | HCM permite que escolha como os colaboradores registrarão o ponto (pelo computador, por smartphone pessoal, por um dispositivo corporativo de uso coletivo ou até por um equipamento físico (fazendo a integração pelo Ronda senior X Controle de Terminais de Ponto). Caso fala a coleta das marcações por equipamentos (REP-C), poderá continuar utilizando, se estiver atendendo todas as necessidades da empresa, e integrar essas marcações para o sistema de Controle de Ponto e Gestão do Ponto que já estão adequados à Portaria 671 como sistemas de tratamento de registro de ponto. Consulte o executivo da sua conta Senior para conhecer todos os benefícios e opções.

1. A versão mínima do HCM XT precisa ser 6.10.1.105 ou 6.10.3.37 ou superior;
2. Certificar-se de que os cadastros da Empresa/Filiais estejam atualizados, assim como as informações dos colaboradores (com CPF);
3. Definição do Responsável legal pelas inclusões e alterações no armazenamento do REP-P (no módulo Controle de Ponto);
4. Atualizar as permissões de usuários colaboradores para acesso à tela de Comprovante de Marcações;
5. Desativar colaboradores sem CPF que, por acaso, estejam ativos no APP Waapi, mas já foram desligados no Controle de Ponto.
   

Sim, as marcaçõeInsights — HCM senior Xs de entrada, saída e refeições do motorista também entram no armazenamento do REP-P, as demais marcações (direção, espera e pausa obrigatória) não serão armazenas no REP-P, pois são para controles adicionais da jornada que não são considerados no Arquivo Fonte de Dados (AFD), mas o aplicativo de ponto continua registrando essas informações para a gestão completa dessas marcações.

A aplicação mobile terá a opção de reconhecimento facial em um futuro próximo, essa funcionalidade será um adicional do Aplicação de Marcação de Ponto | HCM que já estará como REP-P, sem alteração de enquadramento.

Sim, com a contratação da Solução de Ponto Senior ou do APP de Waapi, o equipamento poderá ser utilizado como coletor do REP-P, desde que cumpra com algumas determinações técnicas da Portaria, como por exemplo:

• Comando de data e hora para garantir atualização do dispositivo de acordo com Hora Legal Brasileira (HLB).
• No display do equipamento exibir relógio não-analógico contendo horas, minutos e segundos no momento da marcação.
• Quando off-line, durante o registro da marcação, garantir que as marcações registradas nele neste período seja enviada ao REP-P assim que este entrar em modo on-line.

Sim, a informação da geolocalização continua sendo um adicional de controle gerencial que a aplicação de ponto mobile registra e continuará registrando após seu enquadramento como REP-P, porém não é uma informação prevista ou exigida por lei, portanto não pode ser uma condição para o registro da marcação (não pode ter um bloqueio à marcação por estar fora do local determinado). Quando o colaborador permite o acesso à geolocalização do dispositivo móvel (smartphone ou tablet) que usará para marcar o ponto, as coordenadas geográficas são coletas e disponibilizadas para validação dos gestores no portal web do gestor da Plataforma Senior X.

Nenhum tipo de registrador de ponto pode ter restrições ou condições à marcação de ponto. Uma vez que o colaborador tenha acesso ao coletor de ponto, essa aplicação ou equipamento não pode ter nenhum tipo de regra que o impeça de realizar a marcação (Ex: condicionais de afastamentos, restrições de horários, geolocalização etc.).

No aplicativo Waapi não é informada a situação atual do colaborador em relação a afastamentos.

O REP-P é o sistema da coleta e armazenamento das marcações, não substitui o sistema de tratamento de ponto, que é o Controle de Ponto. Tem que ser utilizado uma combinação: Registrador de Ponto + Sistema de Tratamento.

o colaborador precisa informar de alguma maneira qual a marcação esquecida para ser incluído posteriormente no sistema de tratamento de ponto. Essa informação pode vir por qualquer meio para a inclusão do RH ou diretamente do sistema Gestão do Ponto que dá autonomia para inclusão das marcações do colaborador com aprovação dos gestores/RH.

Não temos essa funcionalidade hoje na aplicação de marcação de ponto.

Desde a portaria 373/2011 muitas empresas tem adotado a marcação de ponto pela web ou aplicação mobile, estando o registrador de ponto mais acessível ao colaborador, as chances de erro podem aumentar, mas isso não ocorre com tanta frequência, principalmente após um curto período de uso, quando se torna habitual.

Os acertos manuais, quando ocorrem, devem ser justificados no sistema por especificação da própria portaria e desde que tenham justificativa cabível e o acerto manual tenha comprovação de origem (inclusão por solicitação do colaborador ou por outras formas de identificação do horário, por exemplo), a empresa não é penalizada por isso.

 O documento com a assinatura digital tem a mesma validade de um documento com assinatura física e é regulamentado pelo Decreto Nº 10.543 de 13/11/2020. E conforme estabelecido pela MP 2.200-2 de 2001, documentos assinados eletronicamente serão válidos desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Sendo assim, o sistema de Gestão do Ponto disponibiliza a assinatura eletrônica mediantes a identificação do colaborador (login com usuário e senha individual) e armazena as informações com data e hora da assinatura e IP do equipamento que foi realizada a operação, trazendo validade à assinatura do espelho de ponto.

Para a emissão dos documentos fiscais do REP-P, alguns dados adicionais da empresa e dos colaboradores são necessários. Esses dados não eram utilizados anteriormente na Aplicação de Marcação de Ponto, por isso, será necessário atualizar o processo de importação de dados.

• Para empregadores que utilizam a Solução de Ponto Senior através do Controle de Ponto | HCM, a versão mínima compatível é 6.10.1.105 ou 6.10.3.37.
• Para empregadores que utilizam as informações cadastrais com origem em software terceiros, é necessário atualizar as integrações feitas por API/Web services.

Para utilização da Aplicação de Marcação de Ponto HCM que é um REP-P, não é necessário nenhum módulo adicional. A aplicação pode ser integrada ao Controle e Ponto e Refeitório da Senior ou a qualquer outro software de tratamento de ponto.Porém, utilizando a Solução de Ponto Senior completa, algumas funcionalidades a mais (como acerto do ponto e visualização dos totais de horas) ficam disponíveis na aplicação web e mobile também.

Já para integrar ao REP-P equipamentos físicos, como catracas, terminais faciais ou coletores de marcação necessário a contratação da Solução de Ponto Senior ou do Marcação de Ponto | HCM em adição ao módulo Ronda senior X.

Atualmente o REP-P integra-se apenas ao Ronda senior X. Para o caso específico da Telemática, recomendamos questionar o fabricante do prazo para adequação da integração com Ronda X.