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Reuniões one-on-one (1:1)
As reuniões 1:1 (one-on-one) integram o processo de gestão e desenvolvimento de pessoas — permitindo que, entre outros, colegas de equipe alinhem informações, compartilhem aprendizados ou troquem feedbacks; e para que líderes e liderados possam ter espaços estruturados para debater desempenho, metas ou expectativas de carreira, por exemplo.
No Gestão de Desempenho e Carreira, esses encontros podem ser registrados e acompanhados diretamente pelo módulo, com recursos que permitem:
- Agendar e documentar reuniões entre dois colaboradores com pautas claras e comentários — compartilhados ou privados
- Consultar históricos de reuniões anteriores, facilitando a continuidade das conversas e o resgate de decisões ou compromissos feitos
Reuniões individuais envolvem dois usuários com responsabilidades diferentes, de acordo com seu papel na agenda:
Organizador O criador da reunião é automaticamente seu organizador, responsável por gerenciá-la e por ser o único com permissão para excluí-la. Esse papel pode ser assumido por qualquer pessoa na empresa (colaboradores, gestores e RH). | Participante Quem é convidado pelo organizador para a reunião — não pode gerenciá-la (por exemplo: alterar data ou horário) ou excluí-la, mas pode adicionar, editar e excluir suas próprias pautas e comentários. |
Pré-requisitos
Para disponibilizar aos usuários a funcionalidade das Reuniões 1:1 no Gestão de Desempenho e Carreira, é necessário que o recurso de permissão correspondente seja configurado na tela Gestão de Papéis da plataforma senior X.
Para mais informações sobre o tema e detalhes do recurso One on one - Meus registros de reunião, acesse a documentação Papéis e permissões - Gestão de Desempenho e Carreira.
O que você pode fazer
Agendar uma reunião
Para agendar uma reunião, acesse Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião (1:1) > Meus registros de reunião e:
- Botão azul + Nova reunião
- ou botão Ações > Nova reunião, ao lado de um colaborador específico.
Uma janela se abrirá com campos a serem preenchidos. Ressaltamos que:
- O campo Pautas é obrigatório — com no mínimo um item e, no máximo, seis (cada um deles com até 90 caracteres);
- O campo título aceita até 70 caracteres.
Observações
- Colaboradores desligados não aparecem na tela, nem como histórico.
- É possível agendar reuniões retroativas — ou seja, com data e hora no passado — para, por exemplo, registrar reuniões feitas presencialmente e sem um computador disponível.
- O limite de seis pautas é um limite total da reunião, não individual.
Realizar a reunião
Para acessar uma reunião, acesse Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião (1:1) > Meus registros de reunião > botão Ações > Acessar reunião.
A tela terá o nome que foi cadastrado como título da reunião, e algumas ações e elementos funcionarão de forma diferente dependendo do papel do usuário — Organizador ou Participante:
- Editar agenda (título, data e pautas) está disponível apenas para o organizador;
- As pautas são exibidas para ambos, mas só o organizador pode marcá-las como discutidas.
A seção de anotações compartilhadas, visível para ambos, permite que organizador e participante adicionem, editem e excluam seus próprios comentários. Existem dois tipos de comentários, ambos com limite de 2000 caracteres:
- Compartilhado: visível para todos os participantes da reunião;
- Privado: visível apenas para quem escreveu, não sendo revelado nem mesmo através de visões dinâmicas.
Observações
- Comentários privados também podem ser ocultados ou exibidos em tela (opção interessante caso o usuário esteja compartilhando a visualização da tela, por exemplo).
- Reuniões com status Atrasada continuam acessíveis normalmente — para edição, comentários etc.
- O ícone de microfone é uma funcionalidade de acessibilidade que transcreve fala em texto no campo de comentário. Além disso, ele pode ler o comentário em voz alta para o usuário.
Concluir a reunião
Ainda em Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião (1:1) > Meus registros de reunião > botão Ações > Acessar reunião, ao final da reunião e/ou quando seus registros estiverem concluídos, o organizador poderá clicar no botão Concluir reunião.
Ao fazê-lo, o status da reunião será alterado para Concluida na tela Meus registros de reunião. Ela continuará acessível para consulta de todos os registros feitos, e é possível editar comentários mesmo após o encerramento.
As reuniões concluidas podem ser acessadas tanto pela tela Agenda (via botão Ver agenda) quanto pela tela Meus registros de reunião, se forem a reunião mais recente ou próxima do usuário.
Atenção
Após ser concluida, a reunião não poderá ser reaberta ou revertida para outros status.
Editar ou excluir uma reunião
Em Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião (1:1) > Meus registros de reunião > botão Ações > Ver agenda, o organizador pode:
- Editar as informações da agenda (título, pautas, data etc);
- Excluir a reunião.
Já o participante pode apenas editar ou adicionar pautas próprias.
Atenção
Excluir a reunião a removerá permanentemente do sistema e não manterá histórico.
Notificações automáticas
O sistema envia notificações em diferentes momentos da jornada de reuniões one-on-one (1:1), para manter todos os envolvidos informados:
- Ao agendar uma reunião: se a data for no mesmo dia, o participante recebe uma notificação imediatamente com os detalhes da agenda.
- No dia da reunião: organizadores e participantes recebem uma notificação com a lista das reuniões agendadas para aquele dia — com título, data, horário e participantes. Somente serão enviadas as notificações de agendas futuras, pois o fluxo é executado automaticamente por volta das 00:00. Sendo assim, em caso de agendas criadas e realizadas no mesmo dia do agendamento, o sistema notifica apenas os participantes.
- Ao alterar data ou horário: o participante é automaticamente notificado com as atualizações.
Observação
Todas essas notificações são automáticas e não requerem ação manual, nem podem ser alteradas ou desativadas.
Exportar o compromisso para calendários externos
O organizador de uma reunião one-on-one pode exportar o compromisso para calendários externos como Outlook Web, Google Calendar ou arquivo .ics (padrão iCalendar). Com isso, as informações da reunião — título, data, horário, participantes, pautas e link de acesso — são preenchidas automaticamente no calendário escolhido, eliminando a necessidade de entrada manual.
Quando a exportação está disponível
A exportação é apresentada ao organizador em três momentos:
- Após criar uma reunião: Logo depois de salvar uma nova reunião 1:1, o sistema exibe as opções de exportação.
- Após editar uma reunião: Quando o organizador altera data, horário, título ou pautas e salva as modificações, as opções aparecem novamente com os dados atualizados.
- Nos detalhes da reunião: A qualquer momento, enquanto a reunião não estiver finalizada, o organizador pode acessar a opção Exportar para calendário na tela Informações da reunião.
Observação
Apenas o organizador visualiza essas opções. Participantes não têm acesso à funcionalidade.
Dados inclusos na exportação
O evento exportado contém:
- Título da reunião
- Data e horário de início
- Data e horário de término
- Nome do participante
- E-mail do participante (quando disponível)
- Pautas cadastradas
- Link para acessar a reunião na plataforma
- Descrição estruturada com participante, pautas e link
- Opções de calendário
Observações
-
O sistema não registra o usuário que realizou a exportação, data e hora da exportação, calendário selecionado, quantidade de exportações, confirmação da criação do evento, resultado da importação, ou alterações posteriores realizadas no calendário externo.
-
Caracteres especiais podem sofrer alteração em alguns provedores.
-
HTML em descrições pode ser removido ou alterado dependendo do provedor de calendário.
Exportando para calendários externos
Antes de começar:
- É preciso estar logado em sua conta no Outlook Web ou Google (conforme a opção escolhida);
- Ter o e-mail do participante cadastrado no sistema (opcional, mas recomendado para incluí-lo no evento);
- Estar com a reunião em status diferente de “finalizada” (para usar a opção nos detalhes).
Exportar após criar uma reunião:
- Acesse Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião 1:1 > Meus registros de reunião;
- Clique em + Nova reunião ou em Ações > Nova reunião;
- Preencha as informações da reunião (título, data, horário, participante, pautas);
- Clique em Salvar;
- Após o salvamento, o sistema exibe as opções de exportação: Outlook Web, Google Calendar ou Arquivo .ics;
- Escolha o calendário de destino;
- Confira as informações no calendário externo e confirme a criação do evento.
Exportar após editar uma reunião:
- Acesse a reunião em Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião 1:1 > Meus registros de reunião;
- Clique no nome da reunião para abri-la;
- Altere os dados necessários (data, horário, título, pautas);
- Clique em Salvar;
- As opções de exportação aparecem novamente com os dados atualizados;
- Escolha a opção desejada e confirme no calendário externo.
Importante
A exportação não sincroniza continuamente. Se você alterar dados da reunião no HCM, eventos já criados no Outlook ou Google Calendar não serão atualizados automaticamente — será necessário realizar a exportação novamente.
Exportar posteriormente:
- Acesse Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunião 1:1 > Meus registros de reunião;
- Localize e clique na reunião desejada;
- Na tela Informações da reunião, clique em Exportar para calendário (disponível apenas enquanto a reunião não estiver finalizada);
- Escolha Outlook Web, Google Calendar ou Arquivo .ics;
- Conclua a criação do evento no calendário externo.
Regras de funcionamento
Sincronização com os calendários externos
- Não há sincronização automática entre o HCM e calendários externos.
- Alterações na reunião (data, hora, pautas) não modificam eventos já criados no Outlook ou Google Calendar. Se precisar atualizar um evento já exportado, realize a exportação novamente e crie um novo evento ou atualize manualmente no calendário externo.
- Exclusão ou conclusão da reunião no HCM não remove eventos criados externamente.
Restrições por papel
- Apenas o organizador da reunião visualiza as opções de exportação. Participantes não podem exportar reuniões por esta funcionalidade.
- Após salvar suas alterações, participantes veem as informações sobre a reunião sem opções de exportação.
Inclusão do participante
Quando o participante possui e-mail cadastrado no sistema, ele é incluído automaticamente no evento em localizações específicas de cada provedor:
Outlook Web: E-mail preenchido no campo Para Google Calendar: Adicionado como convidado Arquivo .ics: Incluído como participante (propriedade ATTENDEE)
Se o e-mail não estiver disponível, a exportação continua sendo realizada, mas sem o preenchimento do participante.
Fluxos da rotina nos calendários externos
Outlook Web
Selecione esta opção se você usa o Outlook como calendário principal.
-
Após salvar a reunião ou acessar os detalhes, clique em Outlook Web.
-
O sistema abre a tela de composição de evento no Outlook Web.
-
Confira se todas as informações estão preenchidas corretamente (data, horário, título, participante, pautas e link).
-
Clique em Salvar ou Enviar convite conforme sua necessidade.
Observações
- Você precisa estar previamente logado na sua conta do Outlook Web;
- O evento só é criado após sua confirmação no Outlook.
Google Calendar
Selecione esta opção se você usa o Google Calendar.
-
Após salvar a reunião ou acessar os detalhes, clique em Exportar para calendário e escolha o Google Calendar;
-
O sistema abre a tela de criação de evento no Google Calendar;
-
Confirme as informações (data, horário, título, participante como convidado, pautas e link);
-
Clique em Salvar para criar o evento.
Observações
- Você precisa estar previamente logado na sua conta do Google.
- O participante será adicionado como convidado, caso seu e-mail esteja cadastrado.
- O evento só é criado após sua confirmação.
Arquivo .ics
Selecione esta opção se você usa um aplicativo de calendário desktop (como Outlook Classic, Apple Calendar, Thunderbird ou outro compatível com o padrão iCalendar).
-
Após salvar a reunião ou acessar os detalhes, clique em Arquivo .ics.
-
O sistema gera e baixa um arquivo com extensão .ics contendo os dados da reunião.
-
Abra ou importe o arquivo em seu aplicativo de calendário.
-
Confirme a criação do evento no seu calendário.
Observações
-
O download do arquivo não cria automaticamente o evento — você precisa importá-lo no aplicativo de calendário que utiliza.
-
O arquivo é compatível com qualquer aplicativo que suporte o padrão iCalendar.
-
Observações
- Na tela Meus registros de reunião, os colaboradores vêem apenas colegas com quem já tiveram ou têm reuniões agendadas; já os gestores visualizam todos os seus liderados diretos, mesmo sem registros prévios de reunião.
- Reuniões 1:1, por definição, são exclusivas para encontros entre duas pessoas — e, logo, não se aplicam a reuniões com três ou mais participantes.
- A configuração Restringir que gestores e colaboradores visualizem informações de outras empresas impacta as reuniões 1:1 no Gestão de Desempenho e Carreira — quando ativada, não será permitido que colaboradores de empresas diferentes agendem uma reunião entre si, mesmo que pertençam ao mesmo grupo empresarial.
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