Etapas

Os candidatos triados são distribuídos entre as guias Ativos, Reprovados e Todos, nas quais são apresentadas todas as etapas do processo seletivo de cada vaga.

• Ativos: apresenta todos os candidatos que estão concorrendo à vaga. Eles estão localizados sempre na última etapa em que foram avaliados e podem ser movidos, manualmente, para a próxima etapa ou reprovados do processo seletivo.
• Reprovados: esta guia contempla todos os candidatos que foram reprovados do processo seletivo, independente da etapa em que foram desclassificados. Para reativar um candidato, a fim de que ele concorra novamente à vaga, é necessário registrar um parecer na tela de registro de pareceres, no campo Registrar Situação do candidato no processo seletivo > opção Ativo.
• Todos: nesta guia podem ser visualizados os candidatos Ativos e Reprovados ao mesmo tempo. Os cards dos candidatos com a borda verde, representam os ativos. Já os cards dos candidatos com a borda na cor cinza referem-se aos candidatos reprovados.

É possível registrar um parecer em cada etapa do processo seletivo, mencionando, por exemplo, questões pertinentes ao andamento do processo ou ao candidato que está sendo avaliado. Através do parecer, também é possível manter o candidato no processo seletivo ou reprová-lo na etapa, após descrever o motivo da reprovação.

Os comentários podem ser efetuados na guia Etapas > botão Ações > Registrar parecer. Na tela de Informações do candidato também é possível registrar pareceres através do botão Ações > Registrar parecer.

Os pareceres registrados podem ser visualizados na guia Histórico da tela Informações do candidato.

O recrutador pode registrar comentários sobre todos os candidatos e a qualquer momento, independente da participação deles em algum processo seletivo. Além disso, o Recrutador e o Gestor podem fazer uma observação individual ou em lote, ou seja, registrar o mesmo comentário para até 100 candidatos ao mesmo tempo. Essa ação pode ser realizada enquanto o candidato estiver no Banco de talentos, durante a triagem e nas etapas do processo seletivo.

O comentário individual é registrado pelo botão Ações > opção Registrar comentário, localizado à direita dos ícones da coluna Status de cada candidatos. Para registrar comentários em lote é necessário, primeiramente, selecionar os candidatos marcando a caixa de seleção situada à esquerda do nome de cada um deles. Ao finalizar a seleção dos destinatários, o botão Ações, na cor azul, estará habilitado para as ações em lote.

As observações do comentário devem ser digitadas no campo Registre suas considerações. É recomendável conferir o comentário pois não é possível editá-lo após a confirmação do registro.

Após finalizar a descrição do comentário é necessário classificá-lo como Neutro, Positivo ou Negativo. As opções de classificação são:

• Comentário neutro: no comentário neutro, ou simplesmente 'comentário', como também poderá ser visto no sistema, recomendamos que seja registrada alguma observação sobre o currículo do candidato que não interfira de forma positiva ou negativa na avaliação do processo seletivo.
• Comentário positivo: pode ser considerado um comentário positivo, por exemplo, algum diferencial do currículo do candidato.
• Comentário negativo: contrário ao positivo, o comentário negativo pode ser, por exemplo, a falta de adesão do currículo para alguma vaga, por falta de conhecimento técnico, ou então, comportamentos e atitudes inesperados pelo recrutador durante as fases do processo seletivo.

Por fim, é possível inserir anexos, a partir do botão Anexar arquivo, sem exceder o tamanho de 4MB no total.

Os comentários ficarão disponíveis para consulta em Informações do Candidato > guia Histórico > item Comentários. Eles poderão ser visualizados por todos os recrutadores e pelo Gestor.

A solicitação da impressão do currículo dos candidatos pode ser realizada ao visualizar as Informações do candidato, clicando sobre o link do nome do candidato. É possível imprimir de um a 100 currículos por solicitação.

Além da solicitação da impressão pelo link do nome do candidato, também é possível fazê-la através do botão Ações > opção Imprimir currículo, localizado à direita dos ícones da coluna Status de cada candidatos. Para solicitar a impressão de vários currículos ao mesmo tempo é necessário, primeiramente, selecionar os candidatos marcando a caixa de seleção situada à esquerda do nome de cada um deles. Ao finalizar a seleção dos destinatários, o botão Ações, na cor azul, estará habilitado para as ações em lote.

Ao solicitar a impressão dos currículos, as informações são concentradas em um único arquivo em PDF. Esse documento é disponibilizado através de um link e enviado, por e-mail, ao solicitante. Sendo assim, é recomendável conferir o e-mail após solicitar a impressão individual ou em lote dos currículos.

É possível realizar o envio de mensagens aos candidatos que estão no banco de talentos. Os comunicados enviados são recebidos pelo e-mail cadastrado no Portal do Candidato e/ou Portal de Talentos, ou e-mail do candidato interno, com o assunto intitulado Retorno do processo seletivo.

O envio é realizado em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Banco de talentos > botões Ações > Enviar mensagem e assim que a mensagem for encaminhada ao(s) candidato(s), o remetente será notificado através da plataforma e/ou e-mail, de acordo com a configuração das notificações. E, somente depois do envio, o ícone Nenhuma mensagem enviada será alterado para Mensagens enviadas, caso seja a primeira vez que os candidatos receberam mensagens via e-mail do processo seletivo de uma vaga específica.

Para enviar mensagens, é necessário criar um template personalizado, utilizar um dos templates pré-configurados ou optar por um template temporário.

Os templates são divididos entre as seguintes guias:

• Ativos: os templates ativos podem ser editados ou reutilizados para enviar mensagens a vários candidatos. Eles também podem ser arquivados a qualquer momento.

• Arquivados: contemplam os templates que não serão mais utilizados e por isso eles são arquivados, para compor um histórico das mensagens enviadas anteriormente. Não é possível realizar nenhuma ação com os templates arquivados, ou seja, eles não podem ser excluídos nem editados. Estão disponíveis apenas para consulta.

Para adicionar um template na guia Ativos, é necessário seguir as recomendações:

• Evite denominar mais de um template com o mesmo título na mesma guia. No entanto, o mesmo título de um template arquivado poderá ser usado para em um template ativo.
• A utilização de variáveis no corpo da mensagem é opcional. Elas são uma opção para criar campos sugeridos pelo sistema ou campos obrigatórios customizados pelo usuário. Os termos citados entre os [colchetes] serão substituídos pelas informações registradas na vaga em que o candidato está inscrito, como o nome da empresa. Caso alguma variável exija uma informação que não foi registrada, ela não será substituída.
• Toda a mensagem de cada template poderá ter até 4 mil caracteres no total.

Criação de templates

Para criação de templates, acesse ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Configurações de mensagens. Existem algumas opções a serem avaliadas no momento de criar os templates.

Template sem as variáveis sugeridas pelo sistema

Para criar um template sem utilizar as variáveis basta clicar no botão Adicionar, redigir a sua mensagem e confirmar o conteúdo em Adicionar, no próprio template.

Template com as variáveis sugeridas pelo sistema

São os templates criados a partir do botão Adicionar, localizado na tela de Configuração das Mensagens. As variáveis existentes são:

• [candidato]: retorna o nome do candidato cadastrado no Portal do Candidato ou no Meu Analytics.
• [empresa]: retorna o nome da empresa que está realizando o processo seletivo.
• [vaga]: retorna o código e título da vaga que está no contexto do envio da mensagem.
• [localidade]: retorna o nome da cidade em que ocorrerá o processo seletivo.
• [data]: retorna a data do envio da mensagem.
• [custom_exemplo]: retorna o que for substituído em exemplo.
  

Template com a inserção de variáveis customizadas

É possível criar variáveis customizadas que serão convertidas em campos obrigatórios para preenchimento. Para isso é necessário inserir, no corpo do texto, a variável de acordo com a informação a ser substituída, por exemplo: [custom_recrutador_atribuído], para que seja criado um campo com o nome do recrutador responsável pela vaga.

O uso de mais de um _ (underline) entre as palavras não é obrigatório, porém é necessário que a variável customizada inicie da seguinte forma: [custom_], sendo que, após o _ (underline), deve ser inserido o nome do campo a ser criado.

Template temporário

É uma opção para mensagens rápidas que não precisam ficar registradas na tela de Configuração das mensagens, juntamente com os templates ativos.

Os templates temporários são criados pelos botões Ações > Enviar mensagem e podem ser individuais ou em lote, enviando mensagens coletivas para até 100 candidatos ao mesmo tempo. Para que o sistema identifique esse tipo de template, o título deve ser: [Personalizado].

Se preferir, é possível utilizar um template pronto pela ação Enviar mensagem e escolher dentre as dez opções apresentadas no campo Template. Se o template desejado não for encontrado, basta digitar o título para que seja realizada a busca.

Ao alterar um template que já existe pela ação Enviar mensagem, o título mudará para [Personalizado] e esse não será salvo na lista de templates ativos ou arquivados.

É possível enviar um anexo para candidatos internos e externos. Caso seja um candidato interno, será enviada uma notificação na XPlatform com um link de acesso. Caso seja um candidato externo, será enviado um e-mail com um anexo. Na opção de Enviar mensagem, você irá ver que existe a opção de anexar arquivos nos e-mails, como por exemplo, um PDF com o guia de benefícios. Também existe o registro desses anexos enviados, que estão nas informações do candidato.

Para visualizar isso, clique no nome do candidato. Irá aparecer a janela de informações e, nessa janela, clique na guia Histórico. Nesse histórico, você irá ver que existe as mensagens, movimentações e demais informações que foram enviadas ao candidato. Clicando nas mensagens, você poderá ver a mensagem, quem enviou, data etc. Abaixo dessas informações, estará os anexos que foram enviados.

Envio automático de mensagens na evolução do processo seletivo

Também é possível configurar o disparo automático de mensagens com uso de template para serem enviadas aos candidatos à medida que progridem no processo seletivo, garantindo uma comunicação eficiente e transparente em cada etapa. Para isso:

1. Acesse Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Configuração de mensagens para incluir o título do email (no campo título do template) e a mensagem que deseja enviar,.
2. Após, acesse Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Atribuir retorno automático, para vincular o template a cada etapa que gostaria de comunicar da evolução. Poderão ser vinculados templates a todas as etapas ou somente nas selecionadas pelo usuário.
3. Ainda em Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Atribuir retorno automático, deve-se preencher a seção templates por ação para notificar automaticamente quando uma vaga for suspensa, retomada, cancelada ou fechada. Isso inclui quando o candidato não for o selecionado, bem como quando for reprovado ou eliminado do processo de seleção ou triagem.

Templates por etapa

• Triados (etapa fixa) - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos no momento em que forem triados na lista de inscritos na vaga/banco de talentos;
• Etapas intermediárias - A cada etapa intermediária no seu processo seletivo, defina qual mensagem será enviada aos candidatos que forem movidos para esta etapa;
• Aprovados (etapa fixa) - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos no momento em que forem movidos para a etapa "aprovados".

Templates por ação

• Suspensão de vaga - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos que estão ativos na lista de inscritos/processo seletivo quando a vaga for suspensa. Não serão notificados candidatos já aprovados ou reprovados/eliminados;
• Retomada de vaga - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos que estão ativos na lista de inscritos/processo seletivo quando a vaga anteriormente suspensa, for retomada. Não serão notificados candidatos já aprovados ou reprovados/eliminados;
• Reprovação - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos ao eliminá-los na lista de inscritos ou registrar parecer reprovando o candidato;
• Cancelamento - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos que estão ativos na lista de inscritos/processo seletivo quando a vaga for cancelada. Não serão notificados candidatos já aprovados ou reprovados/eliminados;
• Vaga concluída - Defina qual mensagem será enviada aos candidatos que estão ativos na lista de inscritos/processo seletivo, que não foram selecionados, quando a vaga for concluída (por ter fechado o total de vagas ou por ação do usuário). Não serão notificados candidatos já aprovados ou reprovados/eliminados;

Caso queira utilizar a funcionalidade de envio automático de mensagens, mas não queira notificar as evoluções/alterações de uma vaga específica, basta desmarcar esta opção no cadastro da vaga, na guia informações.

Notificações de falhas no envio automático de mensagens

A funcionalidade de envio automático de mensagens inclui um sistema de notificações para informar os usuários sobre falhas no envio. Quando ocorre uma falha no envio automático de uma mensagem, como a ausência de um e-mail cadastrado para o candidato, o usuário será notificado. Essa notificação permitirá ao recrutador ajustar o e-mail do candidato e reenviar a mensagem manualmente ou escolher outro meio de contato.

Para evitar sobrecarga de notificações, os usuários serão notificados apenas em caso de falha no envio.

Os candidatos que estão concentrados no Banco de talentos podem receber, a qualquer momento, testes para que sejam avaliados, fornecidos por empresas parceiras de testes.

O envio dos testes é possível desde que tenham sido realizadas as configurações necessárias na tela de Integração de testes.

A ação poderá ser realizada em lote, ou seja, mais de um candidato poderá receber os testes ao mesmo tempo. Basta selecionar os destinatários e clicar em Ações > Enviar testes. Para enviar individualmente, é só clicar sobre o link do nome do candidato. Ao abrir as Informações do candidato, basta acionar o botão Ações > Enviar testes.

Os testes enviados ficam registrados na guia Histórico, em Informações do candidato.

Por padrão, todos os candidatos são considerados aptos a percorrer a sequência das etapas do processo seletivo. Para reprovar o candidato em uma etapa do processo seletivo é necessário clicar no botão Ações > opção Registrar um parecer e selecionar a situação Reprovado, logo após registrar o motivo da reprovação do candidato na etapa do processo seletivo.

Para reverter a situação do candidato, a fim de que ele concorra novamente à vaga, é necessário acessar a guia Reprovados e registrar um parecer, clicando na opção Ativo.

A aprovação de um candidato é a última etapa do processo seletivo. Para efetivar a aprovação do candidato é necessário informar o salário inicial acordado, bem como a data prevista para a admissão. A inserção de comentários é opcional. Também é possível adicionar Comentários da aprovação para registrar um parecer referente ao candidato naquele processo seletivo, e, posteriormente, consultar os comentários previamente cadastrados no Histórico do candidato.

Com relação ao salário, caso a faixa inicial e final estejam previamente configuradas na vaga, o sistema consistirá o novo salário informado. Para candidatos internos, o sistema pode ou não bloquear a aprovação de candidatos com salários fora da faixa, de acordo com o parametrizado no campo consistir remuneração do candidato interno aprovado de acordo com o salário da vaga nas configurações do tenant.

Caso a configuração de Habilitar integração com a Admissão Digital esteja assinalada, ao aprovar um candidato, é necessário informar os dados para o envio de convite. Tendo informado os campos obrigatórios, o convite da Admissão Digital será enviado ao candidato. No convite enviado ao candidato serão sugeridas as suas informações pessoais que já foram preenchidas por ele, no Portal do Candidato ou Portal de Talentos, dependendo da origem do candidato.

Após a aprovação do candidato, a situação da vaga passa a ser Concluída e não poderá mais ser gerenciada, exceto se o candidato aprovado desistir da vaga.

Sempre que um candidato é aprovado, o solicitante da vaga e o recrutador são notificados, recebendo uma mensagem na senior X Platform e também por e-mail. Caso a vaga não tenha um recrutador definido, a notificação não será encaminhada aos profissionais do RH.

É possível conferir a lista de candidatos aprovados em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Analytics de Recrutamento > Aproveitamento de candidatos.

Esta ação estará disponível somente quando a integração com a Admissão Digital estiver ativa. Será apresentada a opção somente quando o convite de pré-admissão for enviado a partir da integração entre as duas aplicações.

Quando a Interação com a Admissão Digital estiver ativa, novos campos serão obrigatórios para preenchimento antes de aprovar o candidato, tais como: modelo de convite, CPF, e-mail e telefone.

Caso o candidato já possua as informações de CPF, e-mail e telefone, elas serão sugeridas na tela de aprovação.

O cancelamento da efetivação de um candidato pode ser realizado pelo Recrutador da vaga ou pelo RH, caso ele desista da vaga após ser aprovado.

É possível cancelar a efetivação através do botão Cancelar efetivação, na tela de Efetivação > Candidatos a Efetivar, no módulo Administração de Pessoal. Ao realizar esta ação, o Gestor e o Recrutador serão notificados no sistema e também por e-mail. Caso a vaga não tenha um recrutador definido, a notificação não será encaminhada aos profissionais de RH.

Ou, para informar a desistência de um candidato aprovado dentro do módulo Recrutamento e Seleção, independente da situação da vaga, localize o respectivo candidato em Gerenciar vagas da empresa > Ações > Gerenciar Vagas > Etapas > Aprovados. Clique na seta para baixo, e selecione Candidato desistente.

Será solicitado um Comentário da desistência para informar o motivo pelo qual o candidato desistiu da vaga. Clique em Confirmar e o candidato terá o status alterado para Desistente na coluna de Aprovados.

Em Informações do Candidato, é possível visualizar todo o histórico, onde constam as informações da desistência e o comentário. Nessa tela também será possível consultar a origem da desistência, que poderá ser informada pelos módulos de Administração de Pessoal, Admissão Digital, pelo próprio Recrutamento e Seleção ou por um sistema terceiro.

Ordem de prioridade para envio de informações pelos sistemas:

Regra para a priorização na sincronia de dados, baseado no tipo de sistema conectado.

Tipo de sistema	Desistência	Reaprovação	Salário editável	Admissão editável
Sistema de Recrutamento	Alta	Alta	Alta	Média
Sistema de Onboarding (Admissão Digital)	Média	Média	Nula	Alta
Sistema de RH (HCM XT - Administração de Pessoal)	Média	Média	Média	Baixa
Outros sistemas	Baixa	Baixa	Baixa	Baixa

Caso desejado, é possível fazer a reabilitação no processo seletivo de candidatos que, anteriormente, tinham sido marcados como Desistentes. Para isso, basta clicar nas opções do card (cartão) e, então, no botão Reabilitar candidato desistente, sendo possível inserir informações de salário, data de admissão e comentário.

O sistema também permite alterar a data de admissão e o salário do candidato. Para fazer essas alterações, basta ir até as opções do card (cartão) e clicar no botão Editar candidato aprovado. Essa funcionalidade abrange cenários em que candidatos recebem uma contraproposta em processos seletivos e a Empresa, por sua vez, precisa renegociar salário e data de admissão.

É possível indicar candidatos externos e internos, através da ação de Registro de Indicação, que estará disponível na telas de Banco de Talentos e Gerenciamento de Vagas. Este recurso estará disponível em:

• barras laterais do candidato no botão ações;
• cards informativos da vaga;
• lista de candidatos no Banco de Talentos e Gerenciamento de Vagas.

No botão de ações do candidato, clique em Registrar Indicação. Após isso, aparecerá uma janela onde deverá obrigatoriamente ser informado quem fez a indicação. Poderá também ser informado comentários, porém de forma opcional.

Uma vez realizada a indicação, poderá ser consultada na guia Currículo através das barras laterais do candidato, no quadro de indicações. Feito isso, aparecerá informações do candidato, nome de quem indicou, data de quando foi feito a indicação, junto com os comentários, caso existam.

Nesse mesmo quadro, será apresentado a opção de Exclusão da Indicação. Caso o recrutador ou o usuário exclua a indicação realizada, ela não estará mais disponível no painel de indicações e filtro de candidatos.

Poderá ser filtrado na telas de Banco de Talentos e Gerenciamento de Vagas, através de:

• Possui indicação: Ou seja, mostrará somente os candidatos que possuírem alguma indicação.
• Indicado por: Ou seja, será mostrado apenas os candidatos que foram indicados por aquela pessoa, gestor, recrutador, etc.
  

Uma outra opção que aparecerá, será um ícone representado por na barra de status do candidato, que será exibido quando a pessoa tem ou não alguma indicação. Quando clicar em algum candidato que possuir, o usuário já será direcionado a barra lateral de informações do candidato.

Para evitar que o candidato avance em mais de um processo seletivo simultâneo, é possível definir uma etapa de bloqueio, na configuração de modelo de etapas. Ao chegar nesta etapa ou posterior, em um dos processos seletivos, o candidato é bloqueado nos demais, impossibilitando sua movimentação. Além disso, caso o candidato chegue em etapa de bloqueio, não é possível triá-lo no banco de talentos para novas vagas

O candidato bloqueado no processo seletivo será desbloqueado nos seguintes casos:

• Caso o candidato aprovado no processo seletivo seja efetivado;
• Caso o processo seletivo que gerou o bloqueio seja concluído e este candidato não seja o selecionado;
• Caso o processo seletivo que gerou o bloqueio seja cancelado;
• Caso o candidato seja retornado para etapas anteriores a etapa de bloqueio, no processo seletivo que gerou o bloqueio;
• Caso o candidato seja reprovado no processo seletivo que gerou o bloqueio.

Candidato aprovado em processo seletivo é efetivado:

Quando o candidato é efetivado em um processo seletivo, ele será desbloqueado, e o sistema apenas alertará, durante 90 dias a partir da data de admissão, que este candidato foi recentemente efetivado a cada movimentação. Esse desbloqueio foi implementado para permitir que candidatos aprovados possam participar de processos de recrutamento interno.

Exemplo:

Etapa de bloqueio definida: Entrevista com líder.

Enquanto não chega nesta etapa em nenhum processo seletivo, o candidato segue disponível em todos os processos.

A partir do momento em que chega nesta etapa, a movimentação dele é bloqueada nos demais.

Candidato desistente:

Caso o processo seletivo concluído que desbloqueou o candidato seja reaberto (em caso do candidato aprovado desistir, por exemplo), o candidato pode ou não voltar a ser bloqueado em outros processos seletivos, dependendo da sua evolução de etapas nos demais processos seletivos neste intermédio entre o desbloqueio e a reabertura da vaga.

Exemplo 1:

Candidato bloqueado na vaga reaberta:

Etapa de bloqueio definida: 2ª

Exemplo 2:

Candidato disponível na vaga reaberta:

Etapa de bloqueio definida: 2ª