Gerenciamento de vagas

Em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas > Filtros ou em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas da empresa > Filtros é possível realizar a busca de vagas específicas a partir do filtro Geral ou Recrutamento. Independente do filtro utilizado, as opções da busca podem ser salvas para facilitar futuras pesquisas.

A responsividade dos filtros varia de acordo com a tela acessada.

Filtro Geral

Permite filtrar vagas no módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção de forma geral, independente do motivo da abertura e do período da vaga. A escolha da Empresa é determinante para encontrar as vagas desejadas. Ao selecionar uma empresa, a busca vai sendo refinada, na medida em que os campos Estabelecimento, Cargo, Departamento, Centro de Custo e Escala são preenchidos.

Se a empresa a ser filtrada tiver sido cadastrada como uma das características do Posto de trabalho, no módulo Administração de pessoal, é necessário que os campos Empresa, Estabelecimento, Cargo, Departamento, Centro de Custo e Escala sejam preenchidos com os mesmos dados registrados no módulo Administração de pessoal.

Filtro Recrutamento

Possibilita filtrar vagas por motivo de abertura, os quais podem ser: aumento de quadro, substituição ou ambos (Todos). O solicitante a ser selecionado deve ser o mesmo cadastrado na guia Informações, na página do cadastramento da vaga, no campo Solicitante. Já a localização é a mesma informada no campo Localidade, também na guia Informações. As datas iniciais e finais de criação e conclusão da vaga também podem ser informadas para facilitar o filtro das vagas.

Na Lista de vagas é possível consultar as vagas e conferir em qual situação elas se encontram. As vagas são apresentadas nas seguintes situações: 

• Em andamento: assim que a solicitação de uma vaga é aprovada, ela passa para a situação Em andamento, permanecendo assim até que seja Concluída, exceto se for necessário suspendê-la ou cancelá-la.
• Suspensas: são as vagas cujo processo seletivo está suspenso temporariamente. A intenção é retomar as atividades de recrutamento e seleção em um período futuro.
• Canceladas: o cancelamento de uma vaga corresponde à desistência desta vaga, sem haver alguma pretensão de retoma-la em uma outra ocasião.
• Concluídas: são as vagas que passaram por todas as etapas do processo seletivo, finalizando com a aprovação do(s) candidato(s).
• Todas: apresenta, em uma única lista, as vagas na situação: Em andamento, Suspensas, Canceladas e Concluídas.
  

Também é possível verificar o resumo e histórico da vaga, ao clicar sobre o link do nome da vaga.

Observações

As vagas apresentadas na Lista de vagas também incluem as vagas na situação Em andamento, as quais foram cadastradas antes da criação da nova tela do gerenciamento de vagas.

Quando a vaga já estiver concluída, cancelada ou suspensa, as únicas informações disponíveis para visualização estarão no Resumo da Vaga, ao clicar sobre o link do nome da vaga. Caso necessite visualizar outras informações, poderá ser utilizada a visão dinâmica Vagas (vacancy_summary) ou APIs de Listagem de Vagas.

É possível cadastrar uma vaga para expandir o quadro de colaboradores ou realizar a substituição de pessoal. Acesse a documentação completa para cadastro de vagas e confira todas as guias disponíveis.

Ao clicar sobre o link do nome da vaga, na coluna Vaga, situada na tela de Lista de vagas, é apresentado um resumo da vaga, com informações sobre a vaga.

Uma das formas de recrutamento disponibilizadas é a triagem, a qual compreende a captação dos candidatos a partir das guias Inscritos na vaga e/ou Banco de talentos.

SLA é a sigla de Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço. No módulo ATS Gestão de Recrutamento e Seleção, o SLA é o prazo previsto para o preenchimento de cada vaga, acordado entre o Gestor e o RH.

Esta previsão deve ser cadastrada em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas >, botão Cadastrar vaga, guia Informações > campo Quantidade de dias SLA ou em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas da empresa >, botão Cadastrar vaga, guia Informações > campo Quantidade de dias SLA.

O SLA passa a ser considerado a partir da data de criação da vaga. Enquanto a guia Data de abertura, apresenta a data e hora de criação da vaga. Na guia Data de fechamentocontém a data e hora de cancelamento ou conclusão da vaga e deverá ser exibida quando o usuário selecionar as sub-guias Cancelada, Finalizada e Todas.Em andamento, a guia SLA mostra em que estágio está cada vaga. Os estágios do SLA podem ser:

Indefinido: quando a vaga não tiver prazo de contratação, ou seja, o campo Quantidade de dias SLA não foi preenchido ou apresentou o valor 0.

No prazo: assim que a vaga é cadastrada e o SLA definido, ela passa a ser considerada no prazo, permanecendo nesta situação até seis dias antes da data limite do SLA.

À vencer: ao alcançar os últimos 5 dias antes da data limite do SLA, a situação é considerada À vencer, permanecendo assim até o último dia do prazo.

Em atraso: a partir da data limite, o SLA é considerado Em atraso.

O Gestor e o RH podem se comunicar em todas as etapas do sistema através de um chat, localizado na guia Mensagens. Ao clicar sobre o ícone para cada vaga, é possível trocar mensagens e encaminhar arquivos, não excedendo 4MB no total. As conversas anteriores ficam registradas no próprio chat. Ao receber novas mensagens, os envolvidos no bate papo são notificados na senior X Platform e também por e-mail. Caso a vaga não tenha nenhum recrutador responsável, o RH não receberá as notificações.

Ao clicar no botão Ações > Editar vaga, é possível editar as informações cadastradas das vagas na situação Em andamento. As informações das vagas Cancelas e Concluídas não poderão ser editadas. Para editar as vagas na situação Suspensas, é necessário, primeiramente, clicar em Ações > Retomar vaga.

É possível atribuir um recrutador para uma vaga, ou seja, definir um responsável pelas etapas do processo seletivo. A escolha de um recrutador independe do nível hierárquico, basta eleger um profissional do RH que tenha permissão para assumir a vaga.

A ação de atribuir ou alterar um recrutador pode ser realizada na tela de Lista de vagas e na tela de Gerencimento de vagas, nas guias Triagem ou Etapas. Os caminhos são:

• Lista de vagas: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas da empresa > botão Ações > Atribuir recrutador ou Ações > Alterar recrutador.
• Guia Triagem: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas da empresa > Gerenciar vaga > guia Triagem > Pesquisar candidatos, nos botões Ações > Atribuir recrutador ou Ações > Alterar recrutador.
• Guia Etapas: ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas da empresa > Gerenciar vaga > guia Etapas > botão Ações > Atribuir recrutador ou Ações > Alterar recrutador.

Após a definição do recrutador da vaga, é possível alterá-lo por um outro responsável ou até mesmo removê-lo, deixando a vaga sem nenhum recrutador específico. No entanto, se a vaga não tiver nenhum recrutador responsável, o RH não receberá as notificações sobre as ações realizadas durante o processo seletivo, somente o próprio solicitante da vaga.

É possível atribuir um recrutador sempre que uma vaga for criada no momento do cadastro da vaga. A partir do momento que uma vaga for cadastrada, o sistema dará uma opção para o usuário selecionar um recrutador. As regras para a escolha desse recrutador você pode consultar aqui.

Após a definição do recrutador da vaga, é possível alterá-lo por um outro responsável ou até mesmo removê-lo, deixando a vaga sem nenhum recrutador específico. No entanto, se a vaga não tiver nenhum recrutador responsável, o RH não receberá as notificações sobre as ações realizadas durante o processo seletivo, somente o próprio solicitante da vaga.

É possível suspender temporariamente uma vaga Em andamento na tela lista de vagas, pelo botão Ações > Suspender vaga. Caso a vaga tenha um prazo de SLA estabelecido, ao ser suspensa, o tempo do SLA não será contabilizado, até a vaga voltar para a situação Em andamento.

Para reverter a situação de vaga Suspensa para Em andamento, é necessário clicar no botão Ações > Retomar vaga.

Ao suspender uma vaga é obrigatório inserir um motivo previamente cadastrado em XPlatform > Gestão de Pessoas | HCM > ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Motivos de interrupção da vaga, sinalizando o motivo da tomada de decisão. Também é possível informar um comentário para informações complementares. Os dados da suspensão e retomada poderão ser consultados na guia Histórico no resumo da vaga.

É possível cancelar as vagas na situação Em andamento ou Suspensa, desde que, nenhum candidato tenha sido aprovado na vaga a ser cancelada. O cancelamento de uma vaga é realizado na tela Lista de vagas, pelo botão Ações > Cancelar vaga.

É necessário registrar um motivo previamente cadastrado em XPlatform > Gestão de Pessoas | HCM > ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Motivos de interrupção da vaga ao realizar esta ação. Também é possível informar um comentário para informações complementares. Os dados de cancelamento poderão ser consultados na guia "histórico" no resumo da vaga.

Sempre que uma vaga for cancelada, o solicitante da vaga e o recrutador serão notificados na senior X Platform e também via e-mail. Caso a vaga não tenha um recrutador definido, a notificação não será encaminhada aos profissionais do RH.

É possível excluir uma vaga desde que nenhuma informação tenha sido registrada nela. Ao excluí-la, é necessário informar o motivo.

Esta ação é válida para vagas criadas por engano ou quando houver uma desistência logo após o cadastramento da vaga.

Somente as vagas na situação Em andamento poderão ser concluídas. Uma vaga é concluída automaticamente quando um ou mais candidatos é aprovado, de acordo com a quantidade de vagas destinada para cada cargo.

Se for necessário concluir uma vaga, independente do preenchimento de todas as vagas disponíveis, a conclusão poderá ser feita manualmente em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas > botão Ações > opção Concluir vaga ou em ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Gerenciar vagas da empresa > botão Ações > opção Concluir vaga. Os dados da conclusão podem ser consultados na guia Histórico do resumo da vaga.

Sempre que uma vaga é concluída, os envolvidos no processo seletivo, como o solicitante da vaga e o recrutador são notificados, recebendo uma mensagem na senior X Platform e também por e-mail. Caso a vaga não tenha um recrutador definido, a notificação não será encaminhada aos profissionais do RH.