Dados contratuais - Gestão de Departamento Pessoal

Informar os dados de contrato e recolhimentos

1. Acesse a tela de cadastro de colaboradores, em Gestão de Departamento Pessoal > Dados contratuais > Colaboradores.
2. Se esta for uma nova admissão, você precisa primeiro adicionar o colaborador no sistema.
   
   Caso contrário, se estiver alterando a atuação de um colaborador que já foi admitido, você precisa fazer uma movimentação.
3. Clique na guia Contrato. Esta guia está dividida em agrupadores para preencher os diferentes tipos de informações.

Agrupadores da guia Contrato:

Geral

Na seção Geral, você pode informar os dados iniciais de contratação.

Estes são alguns campos que se destacam:

• Data de admissão — data em que o colaborador foi admitido. Esta será a data inicial de todos os históricos lançados na admissão.
• Matrícula no eSocial — é uma das informações enviadas para o eSocial nos leiautes de admissão. Essa matrícula é gerada automaticamente pelo sistema durante o fechamento da admissão. Por isso, o campo fica disponível apenas para visualização e não pode ser alterado.

Observação

A Ficha registro do colaborador precisa ser cadastrada pelo HCM XT. Se você estiver iniciando a admissão de um colaborador pelo Gestão de Departamento Pessoal, precisará fazer o seguinte:

1. Faça a admissão normalmente pelo Gestão de Departamento Pessoal.
2. No módulo Administração de Pessoal (HCM XT), acesse a tela Ficha complementar (FR034CPL) desse colaborador e cadastre a Ficha Registro. Opcionalmente, cadastre também a ficha médica no módulo Segurança e Medicina, na tela Ficha médica (FR110FIC).

Com isso, o código da Ficha registro será integrado para o Gestão de Departamento Pessoal e aparecerá na guia Contrato.

Recolhimentos

Na seção Recolhimentos, forneça detalhes para os devidos recolhimentos de contribuição e obrigações fiscais ligadas ao colaborador.

Algumas destas informações serão exigidas somente se a nacionalidade do contrato for Nacional e o país da empresa for o Brasil. Se a nacionalidade do contrato for Nacional e o país for diferente do Brasil, alguns campos podem não ser apresentados.

Para as demais combinações de nacionalidade do contrato, as informações serão opcionais.

Estes são alguns dos dados exigidos:

• Tipo da categoria do Sefip: com exceção do código 99, essa lista contém todas as categorias fornecidas pelo próprio manual do Sefip. Informações adicionais referentes a esta obrigação estão disponíveis no site da Caixa Econômica Federal.
• Categoria eSocial: identifica a categoria do colaborador no eSocial. Essa informação deve ser selecionada de acordo com a Tabela 1 (Categorias de Trabalhadores), que é disponibilizada pelo próprio eSocial no site do Governo.
  
  Esta categoria não pode ser alterada após o fechamento da admissão do colaborador. Se você precisar mudar essa categoria depois da admissão, você precisa fazer isso pelo processo de movimentação.

Observações

• Para gerar corretamente o leiaute S-2300, as categorias 721 - Contribuinte Individual - Diretor não empregado com FGTS e 722 - Contribuinte Individual - Diretor não empregado sem FGTS somente podem ser utilizadas se a inscrição da filial for do tipo CNPJ.
• O sistema permite a admissão de aprendizes, desde que:
  • tenham menos de 14 anos de idade;
  • tenham entre 14 e 16 anos e categoria eSocial seja diferente de 103 - Empregado Aprendiz; ou
  • tenham entre 14 e 16 anos e vínculo seja 55 - Aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005.

  Caso não atenda a uma destas condições, a admissão do aprendiz será realizada somente se for informado um número do processo judicial, também localizado na guia Contrato.

Vínculo

Estes são alguns dos dados que você precisa preencher na seção Vínculo:

• O próprio tipo de vínculo do colaborador, que vai determinar em quais categorias de recolhimento ele se enquadra, garantindo a emissão correta de guias e envios para o eSocial.
• A duração do contrato de experiência do colaborador. Ela é informada em dias e a soma da duração + prorrogação não pode ser superior a 90. Ao preencher esta informação, será habilitada uma guia extra para preencher os dados de contrato temporário.
• O número do processo, que trata eventuais processos judiciais que estejam envolvidos com a admissão do colaborador. Essa informação será obrigatória ou opcional, dependendo do caso.
  
  Por exemplo: quando um colaborador é admitido como menor aprendiz, porém tem menos de 14 anos de idade, o sistema vai exigir que seja informado o processo associado a esta contratação.

Contratos temporários

Prazo determinado / Contrato de experiência

Informar um contrato temporário durante a admissão

Quando estiver preenchendo a guia Contrato, preencha os dias previstos para a duração do contrato nas informações de vínculo.

Isso vai habilitar a guia Detalhes do contrato, onde você vai preencher os dados que são específicos para contratos temporários:

• Duração do contrato
• Existência de cláusula assecuratória do direito recíproco de rescisão
• Objeto determinante da contratação por prazo determinado (motivo que levou à contratação temporária, como obra, serviço, safra, etc.)
• CPF do colaborador que foi substituído pelo temporário (quando aplicável)
• entre outros

Alterar ou prorrogar um contrato temporário existente

1. Acesse a tela de cadastro de colaboradores, em: Gestão de Departamento Pessoal > Dados contratuais > Colaboradores.
2. Clique em Opções ao lado do colaborador desejado e clique em Históricos contratuais.
3. Acesse a guia Contrato temporário e clique em Alterar para cadastrar um novo registro no histórico.
   
   Nesta guia você pode também consultar ou excluir registros do histórico de contratos temporário associados ao colaborador.
4. Forneça a data de início do novo histórico e preencha os dados contratuais.
5. Por fim, clique em Salvar.

Observações

• Só é aceito um histórico de contrato temporário do tipo inicial. Novos históricos poderão ser lançados somente se forem do tipo prorrogação.
• Ao lançar um novo histórico (prorrogação) e informar a data de término, o período do contrato não pode ultrapassar o limite de dois anos desde o seu início (admissão).

Contrato único ou múltiplos contratos

Na tela da admissão você precisa também preencher as informações da guia Outro contrato.

Essa guia serve para indicar a quantidade de contratos que o colaborador possui:

Contrato único

Se o colaborador possui apenas um contrato, selecione a opção Contrato único no campo Outro contrato de trabalho. Os demais campos permanecerão desabilitados.

Múltiplos contratos

Se o colaborador possui mais de um contrato firmado com a empresa, selecione se o outro contrato pertence a uma empresa administrada internamente pelo mesmo usuário ou é uma empresa de fora. Isto é necessário para ajustar os cálculos do INSS e IR, respeitando o percentual devido e o teto.

Informe também se o outro contrato fora da empresa atinge o teto previdenciário:

• Se atingir o teto, o desconto de INSS não será efetuado para este colaborador.
• Se não atingir, você precisa informar as bases de cálculo mensalmente por meio dos lançamentos de múltiplos vínculos. Assim, o sistema localizará os valores mensais na outra empresa e efetuará os cálculos de ajuste automaticamente.
  
  Os cálculos serão realizados na empresa que estiver sendo calculada por último, de acordo com o assinalamento que deve ser efetuado nos cadastros dos colaboradores, das duas empresas, ou mais (se houver).

Importante

Se você indicar que o colaborador possui outros contratos e ele já tiver algum recibo de férias ou folha de 13º calculado, o valor de INSS a devolver precisa ser lançado manualmente na ficha financeira.

Isto ocorre porque, quando este assinalamento é informado, o sistema descarta todo o cálculo de INSS para o colaborador.

Não deve ser realizada a criação de múltiplos vínculos quando o colaborador tiver o primeiro vínculo na categoria 7XX e recolher o teto de contribuição nesse vínculo, e após for recontratado na categoria 1XX.

Essa situação geralmente ocorre com instituições financeiras, que dependem de liberações pelo Banco Central do Brasil.

Exemplo:

O colaborador possui a categoria 722 e sua remuneração é de R$ 20.985,32. Neste caso, sua contribuição previdenciária ao INSS será limitada ao teto de recolhimento para essa categoria.

O contrato do colaborador foi rescindido em 01/08/2024.

A ata de recontratação do colaborador foi aprovada pelo Banco Central do Brasil em 26/08/2024. Portanto, esta será a data de sua nova admissão com a categoria eSocial 1XX.

Nesse caso, não é necessário criar múltiplos vínculos. De acordo com o item 05, exemplo 03 da documentação técnica do eSocial, quando há uma categoria 1XX e uma categoria 7XX, a categoria 7XX deve ser usada para verificar o atingimento do limite de contribuição, enquanto a categoria predominante deve ser a 1XX.

Deve-se calcular as bases separadamente e enviá-las ao eSocial. Se houver diferença no valor, deve-se criar um cálculo 15 para incluir manualmente o evento de devolução referente à rescisão da categoria 7XX.

É importante que o evento de devolução do INSS seja inserido manualmente no cálculo complementar.

Estagiários

Quando estiver adicionando um novo colaborador, informe o tipo de contrato 5 - Estagiário.

Isso vai habilitar a guia Detalhes do contrato, onde você vai preencher os dados que são específicos para contratos de estágio:

• A natureza do estágio (obrigatório ou não)
• Data prevista para término do estágio
• Instituição de ensino
• Dados do supervisor
• entre outros

A guia Detalhes do contrato não é exibida para os demais tipos de contrato.

Menor aprendiz

Para identificar uma contratação como menor aprendiz, quando estiver adicionando o novo colaborador, informe:

• o vínculo 55 - Menor aprendiz
• o tipo de contrato 6 - Aprendiz
• a categoria eSocial 103 - Empregado - Aprendiz

Isso vai habilitar a guia Detalhes do contrato, onde você vai preencher os dados que são específicos para contratos de menor aprendiz.

Algumas informações que se destacam para esse tipo de contratação são:

• O indicativo de contratação de aprendiz:
  • Contratação direta: indica que a contratação do aprendiz é efetivada pelo estabelecimento cumpridor da cota de aprendizagem.
  • Contratação indireta: indica que a contratação do aprendiz efetivada por entidades sem fins lucrativos ou por entidades de prática desportiva a serviço do estabelecimento cumpridor da cota. Caso selecione a contratação indireta, você precisa preencher também as informações complementares:
    • Outra empresa contratação indireta
    • Tipo de inscrição contratação indireta
    • Número de inscrição contratação indireta

    (Para contratações diretas, esses campos não devem ser preenchidos.)

• Dados da entidade qualificadora, conforme o Cadastro Nacional de Aprendizagem Profissional – CNAPCNAP é um banco de dados nacional que contém informações sobre a habilitação das entidades qualificadoras. (sistema Mais Aprendiz).
• Dados de entidade das atividades práticas. A atividade deve se enquadrar em um dos seguintes cenários:
  • modalidade alternativa de cumprimento de cota de aprendizagem (neste caso, informar o CNPJ da entidade concedente da parte prática);
  • realização das atividades práticas na empresa contratante do serviço terceirizado;
  • centralização das atividades práticas em estabelecimento da própria empresa, diverso do estabelecimento responsável pelo cumprimento da cota.

Se um colaborador for admitido com o tipo de contrato de menor aprendiz e ele tiver menos de 14 anos de idade, o sistema vai exigir também que seja informado o número do processo judicial do alvará que autoriza esta contratação.

Terceiros

Para identificar uma contratação como um colaborador terceirizado, quando estiver adicionando o novo colaborador, informe o tipo de contrato 14 - Terceiro.

Isso vai habilitar alguns campos especiais e a guia Detalhes do contrato, onde você vai preencher os dados que são específicos para contratos de terceiros:

• Categoria contribuinte: código referente à categoria de contribuinte do colaborador junto ao INSS.
• Caso o terceiro preste serviços como motorista autônomo no transporte de carga ou passageiro, devidamente inscrito na Previdência Social, será necessário também informar:
  • %Base INSS Transportista e %Base IR Transportista: são os percentuais de INSS e IR para determinar as bases de cálculo para pagamento desse colaborador.
  • Retenção Sest/Senat: permite escolher uma opção de retenção de Sest/SenatServiço Social do Transporte e Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte para o terceiro que atua como transportador.
    
    Opções disponíveis para o Sest/Senat

    • S (calcula e não deduz da base): calcular a retenção de Sest/Senat para o terceiro transportador, mas não deduzir este valor da base de cálculo do IRRF.
    • I (calcula e deduz da base): calcular a retenção de Sest/Senat para o terceiro transportador e utilizar este valor como dedução da base de cálculo do IRRF.
    • N (não calcula): não calcular a retenção de Sest/Senat para o terceiro transportador.
• % ISS e Limite isenção: servem para definir o percentual a ser abatido na base para o ISSImposto Sobre Serviço e o código do limite de isenção para este imposto.
  • Com base no código do limite de isenção, o sistema irá deduzir este limite da base de cálculo do ISS do colaborador.
• Fator tempo serviço: é o índice que será usado para a conversão referente ao fator do tempo de serviço (utilizado pela Previdência Social).
• Tipo de uso: o tipo de uso serve para que o sistema possa distinguir os terceiros pelo seu tipo de atuação.
  
  No Gestão de Departamento Pessoal o tipo de uso do terceiro é apenas informativo, mas esta informação é integrada para o Gestão de Pessoas | HCM (versão 6), onde é usada para definir em quais rotinas do sistema o colaborador terceiro será considerado.
  
  Exemplo:

  Se o tipo de uso do terceiro é definido como 3 - Participantes Curso, ele será considerado pelo módulo de Treinamento em cadastros, rotinas, processos e regras de negócio próprias desse tipo de colaborador.

Escolher campos exigidos na admissão de um terceiro

Com o configurador do cadastro de terceiros, você pode escolher quais campos estarão disponíveis para os usuários na tela de admissão, quando tratar-se de um colaborador terceirizado.

O configurador está disponível no menu: Gestão de Departamento Pessoal > Dados contratuais > Configurar Cadastro de Terceiros.

Esta configuração é feita por empresa e você pode optar por: ocultar campos; exibir e bloquear a edição; exibir e permitir editar.

Atuação

Informar os dados da atuação inicial do colaborador

Posto de trabalho / Filial / Local / Cargo / Centro de custos

1. Acesse a tela de cadastro de colaboradores, em Gestão de Departamento Pessoal > Dados contratuais > Colaboradores.
2. Se esta for uma nova admissão, você precisa primeiro adicionar o colaborador no sistema.
   
   Caso contrário, se estiver alterando a atuação de um colaborador que já foi admitido, você precisa fazer uma movimentação.
3. Clique na guia Atuação e selecione o posto de trabalho do colaborador. Nesse momento, o sistema vai buscar todas as características desse posto e preencher os outros campos e guias da admissão do colaborador.
   
   Exemplo:

   Ao selecionar um posto de trabalho para um gerente financeiro, o Local será preenchido automaticamente como Financeiro (se esta característica estiver atribuída ao posto).

   Os campos originados pelas características não poderão ser alterados aqui, a menos que outro posto de trabalho seja selecionado.

Ao finalizar a admissão, o sistema vai criar os históricos iniciais com base nos dados de atuação. A data inicial desses históricos vai ser a data de admissão que foi informada na guia Contrato.

Veja também:

• Múltiplos vínculos