Cartas de reconhecimento — Gestão de Remuneração

Com o objetivo de celebrar marcos profissionais importantes na carreira dos colaboradores, as cartas de reconhecimento complementam a formalização de alterações contratuais — como, por exemplo: salário, cargo e benefícios.

Uma carta de reconhecimento, portanto, proporciona um momento de destaque e aclamação do colaborador: seja pelo desempenho diferenciado, seja por uma conquista profissional. Outros benefícios são:

• Geração a partir de uma proposta aprovada no próprio Gestão de Remuneração, trazendo praticidade para o RH;
• Por serem modelos de cartas, eliminam-se riscos como envio indevido de informações, erros de escrita e necessidade de criação e conferência a cada envio;
• Padronização de processos organizacionais.

Ativar a funcionalidade

Papéis e permissões

A área de Gestão de Pessoas, na pessoa do RH, é responsável pela geração das cartas de reconhecimento. Para ativar a funcionalidade, o usuário com perfil de administrador deve acessar o menu Tecnologia > Administração > Autorização > Gestão dos Papéis.

Nessa tela, deve-se buscar pelos papéis existentes no Gestão de Remuneração e habilitar as permissões disponíveis no recurso:

• Carta de reconhecimento
  (res://senior.com.br/hcm/remuneration/recognitionLetter)
  • Editar:
    • Para liberar a tela das Cartas de Reconhecimento no menu do Gestão de Remuneração;
    • Para que o usuário RH edite ou crie o conteúdo de um modelo de carta de reconhecimento;
  • Gerar: Para a geração da carta de reconhecimento em si;
  • Enviar: Para envio da carta de reconhecimento ao gestor imediato do colaborador alvo da proposta;
  • Excluir: Para que o usuário RH possa remover um modelo de carta de reconhecimento da lista;
  • Gerenciar: Essa permissão abrange diversas funcionalidades, por exemplo: ativar ou desativar um modelo de carta de reconhecimento, adicionar modelos aos motivos na política salarial, etc.

Configurações

Após concluir a gestão dos papéis, é necessário configurar o comportamento da Carta de Reconhecimento no menu Gestão de Remuneração > Configurações:

Para fazê-lo, selecione a empresa desejada e acesse a aba Carta de Reconhecimento para configurar:

• Quando será gerado o modelo da carta de reconhecimento?
• Quando será enviado o modelo da carta de reconhecimento?
• Quando será visualizado o modelo da carta de reconhecimento?

Todos os itens descritos acima permitem que suas ações ocorram antes e/ou depois de efetivar a proposta. Essas configurações são aplicadas com base na empresa do colaborador alvo da proposta .

Utilizar a funcionalidade

Criação e configuração do modelo

Ao acessar Gestão de Remuneração > Cartas de Reconhecimento, clique no botão Criar modelo para preencher os campos abaixo:

• Nome: Escolha um nome que ajude a identificar, futuramente, o conteúdo da carta. Por exemplo: Promoção — Filial RS;
• Imagens (opcional): Escolha os arquivos que irão compor cabeçalho e rodapé, utilizando os formatos JPEG ou PNG e respeitando o tamanho de 600px por 120px;
• Campos: São os itens que, se selecionados, constarão na lista de opções de variáveis para serem inseridos nas mensagens (seja e-mail, seja mídia social). Por exemplo: nome do gestor imediato, nome do colaborador, data de efetivação da proposta, entre outros;
• Mensagem e-mail: É um editor de texto para escrever a carta de reconhecimento em si, que constará no corpo do e-mail. Utilize, também, a lista de campos disponível na lateral da tela (conforme selecionados no item anterior): para utilizá-los, clique sobre o campo desejado e arraste-o para o local adequado no editor de texto;
• Mensagem mídia social (opcional): Utilizada quando o colaborador em questão quer compartilhar, em suas redes sociais, sua nova conquista profissional. Nesse caso, certifique-se de suprimir dados sensíveis (por exemplo: remuneração);
• Visualização prévia: Onde é possível ver o resultado da carta de reconhecimento antes de salvá-la, de acordo com o que foi preenchido nos campos anteriores.

Gerenciamento

A tela Gestão de Remuneração > Cartas de Reconhecimento apresentará a lista dos modelos de cartas criados. Ao clicar no botão Ações, três opções serão exibidas:

• Editar: Que redirecionará o usuário para a tela de criação de modelos;
• Duplicar: Que criará um clone do modelo selecionado (porém, será necessário dar um novo nome para esse modelo duplicado);
• Inativar: Ao inativar uma carta de reconhecimento, seu modelo ficará salvo — porém, não é possível vinculá-la a nenhuma política vigente e, consequentemente, nenhuma proposta.
• Excluir: A ação desse botão dependerá do cenário em que o modelo de carta de reconhecimento se encontra:
  • Modelo vinculado a uma política vigente: Ao tentar realizar essa exclusão, uma janela se abrirá para a seleção de outro modelo para a política em questão. É possível clicar no botão Atualizar sem fazer uma escolha, porém, o modelo será definitivamente excluído e deixará a política vigente sem modelo de carta de reconhecimento;
  • Modelo desvinculado de políticas vigentes: A exclusão será feita imediatamente.
• Inativar: Ao inativar uma carta de reconhecimento, seu modelo ficará salvo — porém, não é possível vinculá-la a nenhuma política vigente e, consequentemente, nenhuma proposta.

Vinculação à política salarial

Na tela Gestão de Remuneração > Políticas salariais vigentes, ao clicar em Detalhar, ocorrerá um direcionamento para a tela de Critérios de política salarial — onde é possível acessar a lista de motivos da política salarial já existentes.

Nessa tela, na coluna Modelo da Carta de Reconhecimento, é necessário escolher uma carta de reconhecimento ativa para vinculá-la com o motivo da política selecionada.

Geração e envio da carta

Em Gestão de Remuneração > Propostas > Gerenciar propostas, na aba Pendente de efetivação:

• Escolha o colaborador e clique no menu Gerar carta de reconhecimento:
  • Para visualizar, fazer download ou imprimir o modelo da carta de reconhecimento e mídia social (quando configurado), acesse o menu Ações > Visualizar Carta de Reconhecimento;
  • Para encaminhar os modelos via e-mail para o Gestor imediato do colaborador, acesse o menu Enviar a carta de reconhecimento e certifique-se de que o Gestor em questão tem um e-mail cadastrado na plataforma;

Ao final, lembre-se de efetivar a proposta, através do botão Efetivar ou menu Ações > Efetivar — garantindo, então, que as alterações realizadas irão para a folha de pagamento.

Já em Gestão de Remuneração > Propostas > Gerenciar propostas, na aba Finalizada; ou no menu Gestão de Remuneração > Aprovar e Acompanhar propostas, na aba Finalizada:

• Para visualizar, fazer download ou imprimir o modelo da carta de reconhecimento e mídia social (quando configurado), acesse o menu Ações > Visualizar Carta de Reconhecimento.