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Reuniones one-on-one (1:1)
Las reuniones 1:1 (one-on-one) forman parte del proceso de gestión y desarrollo de personas — permitiendo que, entre otros, los compañeros de equipo alineen información, compartan aprendizajes o intercambien feedback; y para que líderes y liderados puedan tener espacios estructurados para debatir desempeño, metas o expectativas de carrera, por ejemplo.
En el Gestão de Desempenho e Carreira, estos encuentros pueden ser registrados y seguidos directamente a través del módulo, con recursos que permiten:
- Agendar y documentar reuniones entre dos empleados con temas claros y comentarios — compartidos o privados
- Consultar históricos de reuniones anteriores, facilitando la continuidad de las conversaciones y la recuperación de decisiones o compromisos hechos
Prerrequisitos
Para poner a disposición de los usuarios la funcionalidad de las Reuniones 1:1 en el Gestão de Desempenho e Carreira, es necesario que el recurso de permiso correspondiente sea configurado en la pantalla Gestión de Roles de la plataforma senior X.
Para más información sobre el tema y detalles del recurso One on one - Mis registros de reunión, acceda a la documentación Roles y permisos - Gestão de Desempenho e Carreira.
Lo que usted puede hacer
Las reuniones individuales involucran a dos usuarios con responsabilidades diferentes, de acuerdo con su papel en la reunión:
Organizador El creador de la reunión es automáticamente su organizador, responsable de gestionarla y de ser el único con permiso para eliminarla. Este papel puede ser asumido por cualquier persona en la empresa (empleados, gestores y RH). | Participante Quien es invitado por el organizador a la reunión — no puede gestionarla (por ejemplo: cambiar fecha u horario) o eliminarla, pero puede añadir, editar y eliminar sus propios temas y comentarios. |
Observaciones
- En la pantalla Mis registros de reunión, los empleados ven solo a colegas con quienes ya tuvieron o tienen reuniones agendadas; ya los gestores visualizan a todos sus liderados directos, incluso sin registros previos de reunión.
- La funcionalidad de reuniones 1:1 en el Gestão de Desempenho e Carreira es exclusiva para encuentros entre dos personas — y, por lo tanto, no se aplica a reuniones con tres o más participantes.
- La configuración Restringir que gestores y empleados visualicen información de otras empresas impacta las reuniones 1:1 en Gestão de Desempenho e Carreira — cuando activada, no se permitirá que empleados de empresas diferentes agenden una reunión entre sí, aun cuando pertenezcan al mismo grupo empresarial.
Para agendar una reunión, acceda a Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunión (1:1) > Mis registros de reunión y:
- Botón azul + Nueva reunión
- o botón Acciones > Nueva reunión, al lado de un empleado específico.
Se abrirá una ventana con campos para ser completados. Resaltamos que:
- El campo Temas es obligatorio — con un mínimo de un ítem y, como máximo, seis (cada uno de ellos con hasta 90 caracteres);
- El campo título acepta hasta 70 caracteres.
Observaciones
- empleados desvinculados no aparecen en la pantalla, ni como histórico.
- Es posible agendar reuniones retroactivas — es decir, con fecha y hora en el pasado — para, por ejemplo, registrar reuniones hechas presencialmente y sin un computador disponible.
- El límite de seis temas es un límite total de la reunión, no individual.
Para acceder a una reunión, acceda a Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunión (1:1) > Mis registros de reunión > botón Acciones > Acceder a reunión.
La pantalla tendrá el nombre que fue registrado como título de la reunión, y algunas acciones y elementos funcionarán de forma diferente dependiendo del papel del usuario — Organizador o Participante:
- Editar agenda (título, fecha y temas) está disponible solo para el organizador;
- Los temas se muestran para ambos, pero solo el organizador puede marcarlas como discutidas.
La sección de anotaciones compartidas, visible para ambos, permite que organizador y participante añadan, editen y eliminen sus propios comentarios. Existen dos tipos de comentarios, ambos con límite de 2000 caracteres:
- Compartido: visible para todos los participantes de la reunión;
- Privado: visible solo para quien lo escribió, no siendo revelado ni siquiera a través de visiones dinámicas.
Observaciones
- Los comentarios privados también pueden ser ocultados o mostrados en pantalla (opción interesante en caso de que el usuario esté compartiendo la visualización de la pantalla, por ejemplo).
- Las reuniones con estado Atrasada continúan accesibles normalmente — para edición, comentarios etc.
- El ícono de micrófono es una funcionalidad de accesibilidad que transcribe habla en texto en el campo de comentario. Además, puede leer el comentario en voz alta para el usuario.
Aún en Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunión (1:1) > Mis registros de reunión > botón Acciones > Acceder a reunión, al final de la reunión y/o cuando sus registros estén concluidos, el organizador podrá hacer clic en el botón Concluir reunión.
Al hacerlo, el estado de la reunión será cambiado a Concluida en la pantalla Mis registros de reunión. Continuará accesible para consulta de todos los registros hechos, y es posible editar comentarios incluso después del cierre.
Las reuniones concluidas pueden ser accedidas tanto por la pantalla Agenda (vía botón Ver agenda) como por la pantalla Mis registros de reunión, si son la reunión más reciente o próxima del usuario.
Atención
Después de ser concluida, la reunión no podrá ser reabierta o revertida a otros estados.
En Gestão de Desempenho e Carreira > Registros de reunión (1:1) > Mis registros de reunión > botón Acciones > Editar reunión, el organizador puede:
- Editar las informaciones de la reunión (título, temas, fecha etc);
- Eliminar la reunión.
Ya el participante puede solo editar o añadir temas proprios.
Atención
Eliminar la reunión la removerá permanentemente del sistema y no mantendrá histórico.
El sistema envía notificaciones en diferentes momentos de la jornada de reuniones one-on-one (1:1), para mantener a todos los involucrados informados:
- Al agendar una reunión: si la fecha es en el mismo día, el participante recibe una notificación inmediatamente con los detalles de la reunión.
- En el día de la reunión: organizadores y participantes reciben una notificación con la lista de las reuniones agendadas para aquel día — con título, fecha, horario y participantes.
- Al cambiar fecha u horario: el participante es automáticamente notificado con las actualizaciones.
Observación
Todas estas notificaciones son automáticas y no requieren acción manual, ni pueden ser alteradas o desactivadas.
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