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Fluxo de requisição de pessoal
O fluxo padrão é usado para definir os passos de aprovação e definição de salário do processo de requisição de pessoal.
Fluxo de aprovação do processo de Requisição de Pessoal
Configuração
O primeiro passo é inicializar a configuração do fluxo de aprovação para aumento de quadro e substituição no cadastro do tenant e depois configurar os passos de aprovação pela tela Gestão de Pessoas | HCM > ATS Gestão de Recrutamento e Seleção > Configurações > Fluxo de requisição de pessoal. Na tela de Manutenção de fluxos é possível definir o tipo dos passos que serão utilizados: hierarquia ou aprovação fixa, que pode ser uma pessoa ou um grupo de aprovação;
- Hierarquia: deve ser informado o nível correspondente a última etapa de aprovação;
- Grupo de Pessoas: devem ser informados os membros do grupo aprovador.
- Não é possível alterar ou excluir passos de um fluxo que tenha um processo Em aprovação;
- É necessário possuir pelo menos um passo de fluxo configurado;
- É possível cadastrar até três passos do fluxo;
- Os campos de salário (faixa salarial) estarão disponíveis conforme definido nas parametrizações da organização.
Nível de aprovação por hierarquia
O nível corresponde a última etapa de aprovação. Ele deve ser informado em ordem crescente, considerando 1 como o nível hierárquico mais alto, conforme o exemplo na imagem abaixo:
Acompanhamento do processo
Para o acompanhamento do processo de aprovação temos dois papéis:
RH
Faz o acompanhamento dos processos em: Gestão de Pessoas | HCM > Gestão do recrutamento > Solicitações > Acompanhamento de processos, onde é possível acompanhar as solicitações de abertura de Requisição de Pessoal, pendentes na organização. Nesta tela é possível aprovar ou reprovar uma solicitação, independente de quem solicitou. Também é possível pesquisar pelo código, nome do processo, nome do responsável e/ou nome do solicitante nas guias Todos, Em andamento, Concluído e Cancelado e visualizar nos detalhes do processo, todas as informações da requisição de pessoal.
Aprovador
É o usuário que, de acordo com o andamento dos passos definidos para o processo, pode ser um colaborador da hierarquia da organização ou um membro de um grupo de aprovação do processo em questão. Esse papel faz o acompanhamento dos processos em: Gestão de Pessoas | HCM > Solicitações > Minhas pendências. Esta tela possui as mesmas funcionalidades da tela de acompanhamento dos processos.
Os aprovadores são notificados quando existe uma pendência de análise ou aprovação para os processos em andamento.
- São considerados como responsáveis: colaborador ocupante de um posto de trabalho (para o passo de fluxo do tipo Hierarquia) e grupo de aprovação (para o passo de fluxo do tipo Grupo de pessoas).
- Os processos são iniciados com a situação Em andamento.
Na aprovação dos processos, quando o passo do fluxo atual de aumento de quadro for um que está configurado no parâmetro Passos da aprovação que informam faixa salarial da requisição de pessoal (aumento de quadro), ou quando o passo de fluxo atual dos processos de substituição for um que está configurado no parâmetro Passos da aprovação que informam faixa salarial da requisição de pessoal (substituição), ambos na tela de Configurações do Tenant, a ação para Informar salário (faixa salarial) nas telas de Acompanhamento dos processos e Minhas pendências estará como obrigatória antes de aprovar o processo. Quando o nível máximo de aprovação é solicitante, o aprovador seria o líder imediato, evitando que o solicitante seja auto aprovador. Só ir a aprovação para o RH quando o nível 1 for solicitante, porque não haverá mais ninguém acima dele na hierarquia, indo para o próximo passo da aprovação.
Também quando o passo do fluxo atual de aumento de quadro for um que está configurado no parâmetro Passos da aprovação que editam informações da requisição de pessoal (aumento de quadro), ou quando o passo de fluxo atual dos processos de substituição for um que está configurado no parâmetro Passos da aprovação que editam informações da requisição de pessoal (substituição), ambos na tela de Configurações do Tenant, a ação para Editar requisição de pessoal nas telas de Acompanhamento dos processos e Minhas pendências estará disponível.
Aprovação e reprovação
Ao aprovar o processo:
- É encaminhado para análise/aprovação do próximo passo do fluxo, caso possua. Neste caso os aprovadores são notificados;
- A situação do processo é alterada para Concluído, caso o processo esteja no último passo previsto para o fluxo;
- A decisão do responsável é salva (processo Aprovado);
- São registradas a data e hora e a pessoa responsável pela decisão.
Ao reprovar o processo:
- É necessário informar uma justificativa;
- A situação do processo é alterada para Concluído e a justificativa pode ser consultada;
- A decisão do responsável é salva (processo Reprovado);
- São registradas a data e hora e a pessoa responsável pela decisão.
Histórico do processo de aprovação
No histórico de aprovação das requisições de pessoal são informados o nome do responsável por cada aprovação, o status (Aprovada, Rejeitada, Pendente de aprovação) e a data da aprovação ou da rejeição. Se o processo for rejeitado será exibida uma justificativa. O histórico é apresentado na ordem cronológica das aprovações.
As informações do histórico podem ser acessadas em: Gestão do Recrutamento > Requisição de pessoal. A visualização do histórico está disponível nas guias Todas, Em aprovação, Aprovada, Rejeitada e Cancelada. Exceto na guia Rascunho, a qual fica restrita à etapa atual do processo de aprovação das vagas.
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