Feedback

Para ejecutar el proceso de feedbacks, es necesario que los recursos de permiso estén correctamente configurados en la pantalla Gestión de Papeles de la Senior X.

La configuración de permisos normalmente se realiza en el momento de la implementación del módulo, pero, si es necesario, el administrador del sistema puede modificarla en cualquier momento. Para saber cómo configurar los permisos en la plataforma y ver la lista de los recursos que pertenecen a estos módulos, acceda a los enlaces:

• Permisos de Gestión de Desempeño
• Permisos del Panel de Gestión
• Permiso de Analytics para notificaciones

Normalmente estas configuraciones las realiza un usuario asociado al administrador del sistema.

Estas son las configuraciones necesarias para el pleno funcionamiento del proceso de feedbacks:

• Configuraciones del proceso — activar la funcionalidad para escribir, solicitar y compartir feedbacks en el sistema. Esta definición se aplica de forma global, es decir, esta configuración no es distinta por empresa. Estas definiciones se realizan en el menú Panel de gestión > Configuraciones > Configuraciones generales.

• Configuraciones de los paneles y menús por papel — controlar los permisos y la visibilidad de los paneles y menús para cada papel.

• Configuraciones de notificaciones — habilitar las notificaciones de feedback (solicitudes o recibidas).

Escribir un feedback

Todos los empleados pueden registrar feedbacks para otros empleados de la organización, de forma individual o colectiva, independientemente de la posición que ocupen en la jerarquía.

El feedback puede ser registrado de dos formas:

• Por el menú: Feedback > Mis Feedbacks > Escribir Feedbacks
• Por el perfil público de la persona para quien desea enviar el feedback. Este perfil se accede en:
  • Mi equipo > Enlace en el nombre de la persona > Perfil público > Escribir feedback
  • Estructura Organizacional > Jerarquía > Enlace en el nombre de la persona > Perfil público > Escribir feedback
  • Ícono de búsqueda (Buscar Personas) > Enlace en el nombre de la persona > Perfil público > Escribir feedback

Es posible generar una sugerencia de feedback por inteligencia artificial con IAssist usando el botón Generar sugerencia de Feedback. Al usar esta opción, es necesario:

• Indicar el Tipo de feedback: los tipos pueden ser Reconocimiento o Sugerencia de mejora;

• Definir la Situación o comportamiento observado: aquí se debe resumir el comportamiento o situación que llevó a crear el feedback;

• Describir Cómo esta situación impactó a usted o al equipo: este campo requiere explicar cómo la situación afectó (o podría afectar) el ambiente, el equipo, la forma de trabajar, etc.;

• Proponer una Sugerencia de mejora (opcional): aquí se pueden indicar acciones para ayudar al empleado a seguir creciendo en la empresa;

• Elegir el Tono de comunicación: los tonos disponibles son Motivador (para incentivar al empleado), Profesional (directo y objetivo) o Equilibrado (combinación de ambos).

Una vez definidos los parámetros, haga clic en el botón Generar y IAssist creará una sugerencia de feedback basada en las opciones seleccionadas.

Visibilidad

Al registrar un feedback, es preciso elegir con quién se compartirá:

Las opciones de visibilidad se disponibilizan con base en las configuraciones de la forma de compartición que fueron definidas por la empresa.

Vínculo con competencias y evaluaciones

En el registro del feedback puedes mencionar las competencias que están vinculadas a él. En ese caso, el feedback servirá como evidencia para el proceso de evaluación por competencias. También está permitido adjuntar cualquier tipo de documento para evidenciar el feedback, con tamaño de hasta 2MB.

Después de la publicación, aún puedes crear un PDI, es decir, insertar objetivos basados en las informaciones del feedback.

La persona que envió un feedback puede excluirlo en: Feedback > Mis Feedbacks.

En esta pantalla, accede a la guía Enviados y haz clic en el ícono de exclusión ().

Al excluir un feedback, la persona que lo recibió no podrá visualizarlo más. Si está compartido con el gestor de la persona, él tampoco podrá visualizarlo más.

Pedir un feedback

Cada empleado puede solicitar un feedback sobre su actuación a una o más personas de la organización, con el objetivo de su propio desarrollo.

Esto se hace en los siguientes lugares:

• Feedback > Mis feedbacks > Solicitar feedback
• Feedback > Mis solicitudes de feedback > Enviadas > Solicitar feedback

Si utilizas el módulo de Gestión de Desempeño, también es posible elegir una de las competencias adquiridas para ser utilizada como evidencia en el momento de la evaluación por competencias.

Ver las solicitudes de feedback

Es posible consultar las solicitudes de feedbacks que fueron recibidas o enviadas.

Esto se hace en la pantalla de solicitudes de feedback, en: Feedback > Mis solicitudes de feedback.

Cada empleado puede visualizar todos los feedbacks que recibió o envió para gestores y colegas de trabajo en forma de línea del tiempo.

Esto se hace en: Feedback > Mis feedbacks > Guias Recibidos/Enviados.

Los empleados serán notificados siempre que reciban un nuevo feedback.

Observación

Para que el feedback sea visible en el perfil público, el empleado debe acceder al menú Gestión de Personas | HCM > Panel de gestión > Feedback > Mis feedbacks y marcar la opción Público, según imagen de ejemplo:

• El ícono hace que el feedback sea público;
• El ícono hace que el feedback sea privado.

Feedbacks de todos los liderados

Los feedbacks enviados y recibidos por los liderados — directos e indirectos — pueden ser consultados por el gestor, siempre que estén compartidos con el empleado y el gestor o solo con el gestor.

La consulta se puede realizar en los siguientes lugares:

• Feedback > Feedbacks del equipo
• Feedback > Resumen de los feedbacks del equipo
• Feedbacks recibidos (tarjeta del Analytics)

Se pueden consultar todos los feedbacks enviados y recibidos por el equipo, estén ellos compartidos con el empleado y el gestor o solo con el gestor.

Feedbacks individuales

Los feedbacks individuales de cada liderado pueden ser consultados en:

• Analytics > Analytics del Equipo > Equipo > Acciones > Acceder al perfil > Feedbacks del liderado

El Analytics del equipo presenta el promedio de feedbacks recibidos por el equipo, considerando los últimos doce meses. A través del gráfico es posible acceder a la pantalla de detalles del equipo y consultar la fecha del último feedback recibido por cada empleado y también la cantidad.

También es posible consultar el promedio de feedbacks de cada liderado a través de la pantalla de Resumen del liderado en los siguientes lugares:

• Feedback > Feedbacks del equipo > Enlace en el nombre de la persona;
• Estructura Organizacional > Jerarquía > Enlace en el nombre de la persona;
• Ícono de búsqueda, localizar personas.

En la pantalla Mis feedbacks, cada empleado puede ver el número de feedbacks recibidos, filtrados por competencia evaluada.

El gestor puede visualizar en los formularios de la evaluación por competencias, para los focos subordinado y consenso, la cantidad de feedbacks recibidos por el liderado relacionados con la competencia evaluada para ser usados como evidencia.

Al hacer clic en el enlace que muestra la cantidad de feedbacks, se presenta la pantalla Feedbacks del liderado.

Cantidad de feedbacks enviados y recibidos por los empleados

Es posible consultar los feedbacks recibidos y enviados por los empleados de la organización en: Feedback > Feedbacks de la organización.

Esta pantalla presenta los feedbacks considerando la jerarquía, agrupados por gestor y sus liderados directos.

Resumen de la cantidad de feedbacks recibidos en el mes

Es posible visualizar un resumen de la cantidad de feedbacks recibidos por todos los empleados de la organización en el mes, por medio del gráfico Cantidad de feedbacks mensual.

También es posible consultar los detalles en la pantalla Cantidad de feedbacks por gestor en el mes. Ella presenta todos los empleados que recibieron feedback agrupados por su respectivo gestor, pudiendo ser filtrado por el campo Visibilidad conforme el tipo de compartición del feedback.

Filtros

Las informaciones incluidas en los campos del filtro de la pantalla no se guardan como estándar. El filtro estándar debe ser configurado en el panel del RH. Si ya está configurado, automáticamente los campos de la pantalla se llenarán.

Solicitudes enviadas y recibidas

Es posible consultar las solicitudes de feedback recibidas y enviadas por los empleados de la organización en: Feedback > Solicitudes de feedback de la organización.

Esta pantalla presenta las solicitudes de feedbacks considerando la jerarquía, agrupándolas por gestor y sus liderados directos.

Cantidad de solicitudes enviadas

Es posible visualizar la cantidad de feedbacks solicitados en los últimos 12 meses por todos los empleados, por medio del gráfico Feedbacks solicitados.

Este gráfico también presenta la cantidad de solicitudes atendidas, que ya recibieron feedback, y no atendidas, que aún están pendientes de respuesta.

1. Recibí un feedback de un cliente por correo electrónico.
2. Este feedback fue registrado en la pantalla Anotaciones para evaluación (FR038AVA), del módulo Cargos y Salarios.
3. Mi gestor podrá visualizar esa anotación en la pantalla de Feedbacks del liderado en los módulos Panel de Gestión o Gestión de Desempeño.