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Evaluación por competencias
La evaluación por competencias es una de las herramientas del módulo Gestión del Desempeño que permite enumerar los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para la ocupación de un determinado cargo.
Una evaluación por competencias puede ser:
- Con enfoques — subordinado, autoevaluación, consenso o completa (360°)
- Continua — usando comentarios
- Con preguntas — cuestionario con preguntas cualitativas
El resultado es la identificación de los gaps de competencias y la proficiencia alcanzada por el evaluado. Este resultado corresponde al porcentaje obtenido en cada una de las competencias evaluadas.
Objetivos de la evaluación por competencias
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Responsabilidades
Empleado Actúa en el papel de evaluado, siendo responsable por participar activamente en su evaluación y en su desarrollo, ayudando a definir sus puntos fuertes y débiles, así como su potencial. | Gestor Sigue el desempeño de los liderados, reúne informaciones relevantes para la evaluación, efectúa la evaluación final y consolida los resultados. Este papel puede ser desempeñado por alguien que no sea el gestor — en este caso será un evaluador que actúa más cercano a las actividades del evaluado. | RH Responsable por mapear las competencias, definir las reglas del proceso y generar las evaluaciones para que sean completadas por los evaluadores. Durante el ciclo, sigue las evaluaciones de la empresa como un todo y efectúa el mantenimiento de ellas cuando es necesario. |
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Lo que puedes hacer:
Registrar o importar datos y verificar las configuraciones necesarias
Para ejecutar el proceso de evaluación por competencias, es necesario que los recursos de permiso estén correctamente configurados en la pantalla Gestión de Papeles, de la Senior X.
La configuración de permisos normalmente se hace solo una vez, en el momento de la implantación del módulo. Pero el administrador del sistema puede alterarla en cualquier momento, si es necesario.
Para saber cómo configurar los permisos en la plataforma y ver la relación de los recursos que pertenecen a la Gestión de Desempeño, haz clic aquí.
Para ejecutar los procesos de la Gestión de Desempeño es necesario hacer el registro inicial de las informaciones que servirán como subsidio para el sistema, tales como los tipos de competencias, escalas de proficiencia y grupos de requisitos.
Esto se puede hacer por las pantallas de registro del módulo, o vía importación de datos.
Normalmente los registros e importaciones del proceso son hechos por el administrador del sistema o por el profesional de RH.
Importante
Cuando haya integración con el módulo Cargos y Salarios (on-premise), todos los registros pueden ser hechos y mantenidos por el Cargos y Salarios, si se desea. Pero las evaluaciones por competencias necesitan siempre ser generadas por el módulo Gestión de Desempeño (senior X). Esto es necesario porque las evaluaciones generadas a partir del Cargos y Salarios pueden perder funcionalidades al ser integradas a la Gestión de Desempeño, como, por ejemplo, la posibilidad de hacer el mantenimiento de las evaluaciones y de los enfoques por el RH.
Las evidencias de las evaluaciones de competencias no son integradas del módulo Cargos y Salarios (on-premise) a la Gestión de Desempeño (Senior X) vía Integrador HCM, independientemente del estado de la evaluación de competencias.
Configurar e iniciar un ciclo de evaluaciones por competencias
Los ciclos de evaluación determinan los períodos en que las evaluaciones son definidas, implantadas y finalizadas. El RH puede definir el período que quiera, reflejando en el tiempo en que las evaluaciones serán consideradas vigentes y que pueden ser alteradas por los evaluadores y evaluados.
El ciclo de evaluación puede ser registrado y mantenido por la pantalla de Mantenimiento de los ciclos de evaluación, en el siguiente local:
- Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Ciclos de evaluación
En esta pantalla es posible definir las principales reglas para el proceso de evaluación por competencias de un determinado ciclo. También puede duplicar un ciclo existente, facilitando el registro de los ciclos siguientes.
En los campos de la configuración de desempeño, seleccione la escala de competencia a ser usada para clasificar los resultados. Si es necesario, asigne pesos a cada tipo de evaluación. Estas informaciones son usadas para componer el gráfico Evolución del nivel de desempeño.
Si tienes dudas sobre otros campos de la parametrización del ciclo, consulta la documentación completa de parámetros que pueden ser configurados.
El sistema permite eliminar un ciclo de evaluación, si es necesario. La eliminación puede realizarse desde la pantalla de Mantenimiento de los ciclos de evaluación, en los siguientes lugares:
- Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Ciclos de evaluación > botón Acciones > Eliminar
- o durante la edición de un ciclo de evaluación, mediante el botón Eliminar
Atención
Al eliminar un ciclo, todos los registros relacionados también se eliminarán permanentemente.
Registros como estos se eliminarán de manera irreversible: evaluaciones por competencias, evaluaciones de resultados, evaluaciones de potencial, mensajes y comentarios de las evaluaciones.
Los PDI creados a partir de una evaluación por competencias no se eliminan con el ciclo de evaluación, pero dejarán de estar vinculados a una evaluación.
Información adicional sobre la eliminación de ciclos:
- La eliminación de un ciclo de evaluación no se completa de inmediato. Al confirmar que desea eliminar el ciclo, el sistema programará automáticamente para finalizar el proceso de eliminación. No es posible seleccionar la hora en que se completará la eliminación.
- El ciclo de evaluación quedará con el estado Esperando eliminación hasta que se complete el proceso programado. No es posible editar el ciclo de evaluación con este estado, ni cancelar la eliminación confirmada anteriormente.
- Si ocurre alguna inconsistencia que impida la eliminación del ciclo de evaluación, se mostrará el estado Error al eliminar. En esta situación, contacte a su canal de Soporte y solicite atención para evaluar lo ocurrido.
- Se genera un registro (log), identificando al usuario que solicitó la eliminación, con fecha y hora. Este usuario también recibirá un correo electrónico de confirmación de la solicitud de eliminación, con un resumen de la cantidad de registros relacionados que también se eliminarán. Cuando se complete el proceso de eliminación, el registro también se actualizará.
El grupo de personas es el conjunto de individuos que determinará el público objetivo de la evaluación de resultados. Es decir, define para quiénes serán generadas las evaluaciones.
Esta actividad normalmente la realiza el profesional de RH, pero también puede ser realizada por el gestor, siempre y cuando tenga los permisos adecuados asociados a su usuario.
Existen dos formas de crear un grupo de personas:
- desde el menú Gestión de desempeño > Desempeño de la organización > Registros RH > Grupo de personas de la organización (donde también es posible editar un grupo existente);
- durante la generación de evaluaciones, donde la opción de crear grupos se presenta en el paso 2 de la pantalla de generación.
Para cualquiera de los dos métodos, al crear el grupo, simplemente asigne un nombre y defina a un empleado responsable.
Opcionalmente, puede describir el propósito del grupo. Dado que el grupo de personas puede utilizarse tanto en la generación de evaluaciones como en los grupos de talentos, se sugiere dar un nombre que facilite su identificación al seleccionarlo.
Al guardar, se proporcionan campos de filtro para determinar quiénes deben formar parte del grupo (todos los empleados del centro de costos “X” y del departamento “Y”, por ejemplo). La pantalla de registro mostrará quiénes serán los integrantes según los filtros establecidos.
Cuando se crea un grupo de personas, está disponible para seleccionarlo como público objetivo en la generación de evaluaciones por competencias, evaluaciones de resultados y también entre los grupos de talentos. Estos grupos también pueden reutilizarse en otros ciclos, no están necesariamente ligados a un ciclo único.
Importante
- La actualización de los grupos de personas no es dinámica. Esto significa que es necesario monitorear los grupos existentes y realizar su mantenimiento siempre que sea necesario (por ejemplo: al admitir nuevos empleados que posiblemente se ajusten al grupo y al remover empleados que estén retirados, al generar nuevas evaluaciones);
- No es posible eliminar grupos de personas que estén asociados a evaluaciones de potencial;
- El sistema admite la generación de evaluaciones para hasta 7 mil evaluados simultáneamente, lo que garantiza la eficiencia del proceso. Por lo tanto, es importante tener en cuenta este límite al crear grupos de personas y/o elegir cuáles y cuántos grupos de personas serán evaluados.
El siguiente video muestra paso a paso cómo crear un grupo de personas (en portugués, pero puedes usar los subtítulos automáticos de Youtube):
Atención: El video anterior está alojado en YouTube — para visualizarlo, es necesario que el acceso al sitio mencionado sea autorizado y liberado por la empresa. En caso de dudas, comuníquese con el equipo responsable de tecnología dentro de su organización.
Después de parametrizar el ciclo y definir los grupos de personas, es preciso generar las evaluaciones por competencias. Los empleados y gestores pueden ver solamente los ciclos que poseen alguna evaluación generada.
La pantalla para generar las evaluaciones por competencias es accesada en: Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Generar evaluaciones.
- En Definiciones, selecciona Evaluación por competencias.
- Si en las parametrizaciones del ciclo se definió el modelo de evaluación continua, este será el modelo usado para estas evaluaciones.
Caso no se haya definido el modelo de evaluación continua, es necesario indicar para qué enfoques se generarán las evaluaciones. Si seleccionas todos los enfoques, se generan múltiples evaluaciones distintas para cada evaluado (una para cada enfoque). - Informa el ciclo para el cual deseas generar las evaluaciones e indica si deseas o no reemplazar las evaluaciones del público seleccionado:
- No reemplazar, generar solo para empleados sin evaluación: se generan las evaluaciones para los empleados que no poseen ninguna evaluación, como por ejemplo: empleados con retorno de retiro, empleados en tiempo mínimo de experiencia, empleados en vacaciones, recién admitidos entre otros.
Empleados con evaluaciones en situación Cancelada, Bloqueada, Liberada, En curso y Concluida no son considerados sin evaluación. Es decir, esta opción no generará evaluaciones para estos empleados. - No reemplazar, generar siempre una nueva evaluación: si no posee una evaluación por competencias, se generará una nueva. Caso ya exista, no se hace ninguna alteración.
- Reemplazar evaluaciones existentes: excluye todas las evaluaciones por competencias que no están concluidas o canceladas y genera una nueva. Se sobreponen todas las evaluaciones, independientemente de la situación, con excepción de las evaluaciones ya concluidas.
- No reemplazar, generar solo para empleados sin evaluación: se generan las evaluaciones para los empleados que no poseen ninguna evaluación, como por ejemplo: empleados con retorno de retiro, empleados en tiempo mínimo de experiencia, empleados en vacaciones, recién admitidos entre otros.
Importante
En caso de no ser informados los empleados o matrículas específicos (en el filtro), las evaluaciones se generarán para todos los empleados de la empresa, que no poseen evaluación para el ciclo.
- En Público evaluado, selecciona uno o más grupos de personas para indicar quién participará de las evaluaciones, y las personas contenidas en los grupos elegidos serán relacionadas a continuación para verificación.
En caso de que el grupo deseado no esté disponible en la lista, haz clic en Crear nuevo grupo de personas para registrar uno nuevo. También puedes seleccionar personas sueltas, informando sus nombres o matrículas individualmente en el campo Generar para una o más personas.
La fecha de referencia servirá de base para encontrar el Puesto/Cargo del Evaluado y generar la evaluación con las competencias del grupo de requisitos en el que ese Puesto/Cargo está insertado.
Ejemplo: el Empleado estaba en el cargo de Coordinador hasta el día 31/11/2021. El día 01/12/2021, pasó al cargo de Gerente. Si la evaluación es generada con la fecha de referencia del día 31/11/2021 o anterior, la evaluación seleccionará el cargo de Coordinador. Con fecha de referencia a partir del día 01/12/2021, la evaluación seleccionará el cargo de Gerente.
Resaltamos, sin embargo, que posteriormente - en la pantalla de Mantenimiento de las evaluaciones por competencias - es posible filtrarlas para buscar por aquellas donde el puesto/cargo actual no corresponden más al de la evaluación ya generada. Para más informaciones, consulta el ítem Hacer el mantenimiento de las evaluaciones por competencias abajo.
Importante
Al seleccionar el enfoque como siendo Superior, el sistema presentará el ítem Generar evaluadores del enfoque superior con las opciones Registro de evaluadores y Subordinados directos por la jerarquía para generar las evaluaciones de competencia. Con eso, se debe optar por una de las dos opciones:
- Registro de evaluadores: seleccionando esta opción, el sistema generará las evaluaciones de competencia, conforme los evaluadores registrados en Evaluadores individuales, de la pantalla de Lista de evaluadores/Mentoría. La opción de Registro de evaluadores considera la fecha de la referencia para realizar esta generación;
- Subordinados directos por la jerarquía: seleccionando esta opción, el sistema generará las evaluaciones de competencia para todos los subordinados directos. La opción de Subordinados directos por la jerarquía considera la fecha de la vigencia actual para realizar esta generación.
Atención: cuando se selecciona el enfoque Superior, se vuelve obligatorio escoger la opción Registro de evaluadores o la opción Subordinados directos por la jerarquía.
Ya al seleccionar el enfoque como siendo Pares, el ítem Generar evaluadores del enfoque par será presentado con las opciones Registro de evaluadores (esta opción tiene el mismo comportamiento ya descrito arriba) y Buscar pares por la jerarquía. Optando por Buscar pares por la jerarquía, el sistema generará, automáticamente, las evaluaciones de competencia para todos los pares del Empleado, conforme jerarquía - no siendo necesario registrar los evaluadores individuales de este enfoque.
Al utilizar el enfoque Pares, la rutina presenta algunos escenarios en la lista, siendo:
Ejemplo: Ana es subordinada de João y de María. Con eso, los pares de Ana son los subordinados de estos dos gestores (João y María), por lo tanto, el sistema generará evaluaciones con ellos como siendo evaluadores.
En este caso, el sistema no contabilizará en la validación y no se generará evaluación. Ejemplo: Ana es subordinada directa de María, entonces, sin puesto de trabajo en las movimientaciones.
En este caso, el sistema generará solamente una evaluación con este evaluador.
Atención: cuando se selecciona el enfoque Pares, se vuelve obligatorio escoger la opción Registro de evaluadores o la opción Buscar pares por la jerarquía.
Tanto para el enfoque Superior como para el enfoque Pares, el sistema puede generar una demora en el procesamiento de los datos, haciendo generar error en la pantalla. Debido a eso, recomendamos hacer la generación para públicos menores.
- Haz clic en Próximo. El sistema hará la validación de las informaciones de las personas y grupos seleccionados.
Nota
La validación de los filtros será hecha solo al final de la generación de las evaluaciones y las inconsistencias encontradas serán presentadas en la pantalla de Log.
- Durante la etapa de validación, revisa las informaciones y trata eventuales inconsistencias presentadas por el proceso.
- Inicia la generación de las evaluaciones. En caso de que hayas optado por seguir adelante en el paso anterior sin tratar las inconsistencias encontradas, el sistema generará las evaluaciones solo para los registros que estaban correctos.
Después de generadas las evaluaciones, puedes visualizarlas y consultarlas por el menú Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Evaluaciones de competencia. En esta pantalla puedes ver los ciclos, las situaciones de las evaluaciones y cuántas evaluaciones están concluidas, pendientes, entre otras informaciones.
- Ninguna competencia definida para el puesto de trabajo y cargo del evaluado — ocurre para cualquier enfoque de la evaluación.
- Sin evaluador definido — ocurre para evaluaciones con enfoques subordinado y consenso.
- Evaluado sin puesto de trabajo definido — ocurre cuando el evaluado no tiene historial de puesto de trabajo en la fecha de referencia de la generación.
- Evaluado sin cargo definido — ocurre cuando el evaluado no tiene historial de cargo en la fecha de referencia de la generación.
- empleados sin el tiempo mínimo de días trabajados — ocurre para cualquier enfoque de evaluación.
- Error al generar la evaluación — relacionado con alguna falla en el procesamiento, diferente de los motivos anteriores. Ocurre para cualquier enfoque de la evaluación.
- Fecha límite de admisión — la evaluación no se generará para un empleado cuya fecha de admisión sea posterior a la fecha parametrizada en el ciclo.
El mantenimiento de las evaluaciones por competencias permite modificar algunas propiedades de las evaluaciones después de haber sido generadas. Esta acción se puede realizar de manera individual o colectiva.
Para hacerlo, accede al menú Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Mantenimiento > Competencias - mantenimiento de evaluaciones. Utiliza los filtros de la pantalla para encontrar a los empleados cuyas evaluaciones deseas modificar.
En esta pantalla puedes:
- enviar notificaciones a todos los evaluadores, como recordatorios o avisos. No es posible enviar notificaciones para evaluaciones cuya situación sea En selección o En revisión y cuyo enfoque sea diferente de Autoevaluación, Subordinado y Consenso;
- delegar evaluaciones a otro evaluador en situaciones donde el gestor o evaluador original no pueda realizar la evaluación por competencias bajo su responsabilidad.
Importante
En el módulo Gestión de Desempeño, el flujo equivalente al recurso de sustituto es el de Delegar Evaluación.
También destacamos que:
- Las evaluaciones bloqueadas solo están disponibles para consulta y no pueden ser modificadas;
- Las evaluaciones con situación En selección no pueden ser modificadas;
- En evaluaciones cuyo enfoque es consenso, no es posible Editar situación de la evaluación por enfoque a Concluido si la Autoevaluación u otros enfoques configurados como necesarios en el ciclo de evaluación no han sido concluidos. Si alguna evaluación obligatoria para la conclusión del consenso cambia de situación, la evaluación de consenso se reabrirá automáticamente;
- La información de puesto de trabajo y cargo del evaluado corresponde a la fecha de generación de las evaluaciones. Por lo tanto, si el empleado ha cambiado de puesto o cargo, el evaluador podrá ver tanto las evaluaciones del cargo y puesto actuales (vigentes) como las evaluaciones del cargo y puesto anteriores (bloqueadas o liberadas);
- Si un empleado actualmente ocupa un cargo o puesto diferente al que tenía cuando se generó la evaluación por competencias, utiliza el filtro Evaluaciones donde el cargo/puesto no son los mismos que en la evaluación para encontrarlo. Después de filtrar, las evaluaciones podrán seleccionarse una por una o en lote.
Atención
Al hacer clic en Acciones, puedes elegir la opción Editar Cargo/Puesto para que las evaluaciones se ajusten al cargo o puesto actual del empleado. Sin embargo, hacerlo no modificará las competencias, evidencias y demás criterios definidos en el Grupo de Requisitos.
Por lo tanto, asegúrate de que el cargo o puesto actual tenga las mismas competencias que el cargo o puesto anterior.
Empleados/Matrícula
Este campo busca a todos los empleados activos y despedidos que sean evaluados o evaluadores en el ciclo seleccionado.
Editar situación de las evaluaciones
Esta acción, ubicada en el botón Acciones, permite que Recursos Humanos modifique la situación de evaluaciones que estén en En selección o En revisión a otra situación, excepto Concluida. Al cambiar la situación de la evaluación por competencias, también se modificarán las situaciones de los enfoques de evaluación.
Prorrogar la revisión de las evaluaciones
Esta acción, ubicada en el botón Acciones, permite que Recursos Humanos extienda los plazos de las evaluaciones por competencias configuradas en el ciclo, cuando la situación sea En revisión.
Se pueden prorrogar evaluaciones individuales o colectivas que hayan vencido y estén inactivas, permitiendo nuevamente el acceso del evaluador y del evaluado.
Definir evaluadores por jerarquía
A través de este campo de selección, disponible en el botón Acciones > Editar evaluador, es posible definir al Gestor actual como evaluador en evaluaciones de subordinado, consenso y continua, modificando los evaluadores registrados en la pantalla de Mantenimiento de evaluadores individuales. Para filtrar evaluaciones en las que el Gestor no es el evaluador actual, selecciona la opción Evaluaciones donde el gestor actual no es el evaluador.
Situación por enfoque
Este campo define a qué situación deben cambiarse los enfoques de la evaluación.
El siguiente video muestra, en portugués, cómo realizar el mantenimiento de las evaluaciones por competencias:
Atención: El video está alojado en YouTube. Por lo tanto, para visualizarlo, es necesario que el acceso al sitio mencionado esté autorizado y habilitado por la empresa. En caso de dudas, comunícate con el equipo responsable de tecnología dentro de tu organización.
Definir quiénes serán los evaluadores de la organización
Después de registrar o importar a los evaluadores, el profesional de RH puede utilizar la función de mantenimiento de evaluadores para:
- consultar la situación de los evaluadores asociados a cada evaluado
- registrar evaluadores para empleados que no tienen evaluadores definidos
- modificar los evaluadores que fueron informados
Esto se realiza en el menú: Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Registros de RH > Competencias de la organización > Evaluadores individuales de la organización.
Observaciones
- Esta pantalla muestra los datos originales que fueron registrados o importados en el sistema. Es decir, si se modifica alguna información en la pantalla de Mantenimiento de Evaluaciones por Competencias, estos cambios no se reflejarán aquí.
- El archivo de importación permite informar tanto el ciclo como el período de vigencia de los evaluadores. Sin embargo, la pantalla solo permite filtrar por ciclo. Por ello, se recomienda que el período (fecha inicial y fecha final) importado en el archivo sea idéntico al período del ciclo.
- Las evaluaciones con situación En selección no pueden ser modificadas.
Definir quiénes serán los evaluadores del equipo
Si la empresa ha habilitado esta opción en las parametrizaciones del ciclo, al acceder a la pantalla de mantenimiento de evaluadores con un rol de Gestor, el propio gestor aparecerá en la lista de evaluados (Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Registro de gestores > Evaluadores individuales del equipo).
Esto le permite definir quiénes serán sus propios evaluadores en cada enfoque, facilitando la gestión cuando se realiza una Evaluación 360°, por ejemplo.
Después de asignar un evaluador a un empleado que no tenía esta definición, el gestor deberá solicitar al responsable de la generación de evaluaciones que genere la evaluación para dicho empleado (normalmente esta actividad es realizada por un usuario con el rol de RH).
Mira en este video, en portugués, el paso a paso para la definición de evaluadores:
Atención: El video está alojado en YouTube. Por lo tanto, para visualizarlo, es necesario que el acceso al sitio mencionado esté autorizado y habilitado por la empresa. En caso de dudas, comunícate con el equipo responsable de tecnología dentro de tu organización.
Realizar las evaluaciones por competencias
Observaciones
- Esta etapa solo ocurre cuando la opción de seleccionar competencias está habilitada durante la parametrización del ciclo.
- Las competencias técnicas están disponibles solo para evaluaciones con los enfoques Consenso, Subordinado y Autoevaluación.
Seleccionar competencias conductuales y técnicas
Las competencias conductuales y técnicas pueden ser seleccionadas tanto por el gestor como por el empleado y pueden ser revisadas por ambos antes de iniciar la evaluación.
La selección de competencias se realiza, independientemente del papel — ya sea Gestor, Evaluador o Empleado — en:
- Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes
Para ello, la empresa debe haber definido al menos un grupo de requisitos, ya que en estos grupos se establecen las competencias que serán evaluadas.
Solo el evaluador original tiene permiso para seleccionar competencias, es decir, esto no puede ser realizado por un evaluador delegado.
En el caso de competencias técnicas, la nota o concepto informado no influye en el resultado general de la evaluación.
Justificar la elección de competencias
La justificación permite describir los motivos que llevaron a la elección de las competencias seleccionadas. Esta información es opcional y se mostrará posteriormente como un comentario general en la pantalla de consulta de evaluaciones. El comentario no podrá ser eliminado ni editado después de su publicación.
Una vez que el Gestor y el Empleado finalicen la selección de competencias conductuales y técnicas, ambos serán notificados con la información de las competencias seleccionadas.
Observación
Cuando una evaluación por competencias tenga el estado En selección, se podrán definir las competencias e ingresar una justificación. Sin embargo, cuando una evaluación de competencias regrese al estado de En selección en la pantalla de mantenimiento, al ingresar una nueva justificación, el sistema mostrará el mensaje ¿Desea sobrescribir las justificaciones existentes?. Si se elige la opción Sí, las justificaciones anteriores serán eliminadas y se registrará la nueva. Si se elige la opción No, tanto la nueva justificación como las anteriores se guardarán.
Revisar las competencias seleccionadas
Durante un período determinado en el ciclo, será necesario que el gestor o evaluador y el empleado revisen las competencias seleccionadas para identificar aquellas que ya no sean relevantes.
Esta etapa es necesaria solo si la empresa exige la revisión de competencias en las evaluaciones.
En este caso, la revisión se realiza en:
- Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes > Evaluación por competencia > En progreso > Seleccionar competencias, independientemente del papel — Gestor, Evaluador o Empleado.
Observaciones
- Las competencias definidas como obligatorias por la empresa no pasan por el proceso de revisión.
- Para el enfoque Autoevaluación, tanto el evaluador como el empleado serán notificados para iniciar la revisión.
- Para los enfoques Subordinado y Consenso, al iniciar la revisión de competencias, las evaluaciones cambiarán su estado a “En progreso”.
- Las competencias descartadas en la revisión y que ya tienen notas registradas estarán disponibles solo para consulta en los formularios de evaluación.
Realizar la evaluación por competencias con enfoques
Los enfoques de evaluación son seleccionados previamente por Recursos Humanos durante la fase de generación de evaluaciones. Por lo tanto, al iniciar el ciclo de evaluaciones en la empresa, el evaluador y el evaluado deberán registrar sus análisis para cada enfoque seleccionado.
Consulta cómo evaluar los enfoques:
- Ya seas Gestor, Evaluador o Empleado, accede al formulario de evaluación en la pantalla de Evaluaciones pendientes:
- Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes
- En la pantalla de evaluaciones pendientes, haz clic en las pestañas correspondientes a cada enfoque (por ejemplo: Subordinado).
Si eres el empleado evaluado, podrás acceder a las competencias del enfoque seleccionado para hacer el seguimiento de la evaluación. En caso de estar siendo evaluado bajo el enfoque de Autoevaluación, realizarás un autoanálisis e ingresarás tu percepción sobre las competencias evaluadas.
Si eres un gestor o evaluador, podrás seleccionar un empleado para ver las competencias que serán evaluadas. Los enfoques disponibles en las pestañas de la pantalla dependen de cómo se haya parametrizado el ciclo. - Registra el seguimiento de las competencias, informa el concepto (nota) de las evidencias y deja comentarios para fundamentar el resultado elegido.
Si existen, los siguientes elementos se mostrarán para que el evaluador los utilice como parte de las evidencias durante la evaluación:
- Feedbacks relacionados con las competencias
- Notas registradas únicamente por el gestor y no compartidas con el empleado
Observación
- Solo es posible completar los campos de resultado y los comentarios si estos recursos fueron habilitados por la empresa durante la parametrización del ciclo.
- Después de publicar los comentarios, se pueden editar haciendo clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior izquierda del comentario que se desea modificar. Sin embargo, una vez finalizada la evaluación, la edición ya no será posible.
- La edición de comentarios no dejará historial, es decir, no se podrá visualizar el comentario anterior a los ajustes realizados;
- Solo se mostrarán en pantalla los feedbacks enviados después de la generación de la evaluación, según la competencia vinculada.
- Después de registrar los seguimientos en cada competencia, si la evaluación con el enfoque Consenso no está habilitada en el ciclo, el proceso finalizará y el empleado evaluado recibirá una notificación para consultar los resultados.
Sin embargo, si se usa el Consenso, la pestaña correspondiente a este enfoque se habilitará después de finalizar todos los demás enfoques. El gestor (o evaluador) y el empleado evaluado recibirán notificaciones y deberán, juntos, analizar los resultados obtenidos. Una vez que ambos registren sus opiniones, la evaluación seguirá para la aprobación del gestor o evaluador y la conclusión del proceso.
Importante
Al visualizar la evaluación de competencias con enfoques — ya sea en la pantalla de Mis evaluaciones por competencias o en la pantalla de Evaluaciones por competencias de la organización, en Detalles — ocurrirá una de las siguientes situaciones:
- Esta evaluación aún no ha sido finalizada (cuando ninguna evaluación dentro de este enfoque ha sido realizada).
- Evaluación finalizada (cuando existe una o más evaluaciones completadas).
En la pantalla de detalles del enfoque (accesible desde los resultados presentados), es posible obtener los resultados individuales y/o no evaluados.
Además, este comportamiento se refleja en todos los enfoques con más de una evaluación.
Excluir competencias del cálculo general de la evaluación
Durante la evaluación, la opción No aplica estará disponible para las competencias que han sido definidas como no obligatorias por la empresa.
Cuando se selecciona esta opción, la competencia será excluida del cálculo general de la evaluación.
La evaluación de competencias colectiva permite realizar evaluaciones con el enfoque de Subordinado de manera conjunta, incluso si los empleados tienen diferentes cargos, lo que facilita el análisis de un grupo de personas y la comparación entre ellas.
Las evaluaciones pueden accederse en Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes > botón Evaluar Colectivamente. Este botón solo estará disponible cuando haya al menos dos empleados seleccionados para la evaluación.
El botón Evaluar Colectivamente abrirá la pantalla de Evaluación Colectiva de Competencias, donde se podrán realizar las evaluaciones.
El siguiente video muestra, en portugués, cómo funciona la evaluación de competencias colectiva:
Atención: El video está alojado en YouTube. Por lo tanto, para visualizarlo, es necesario que el acceso al sitio mencionado esté autorizado y habilitado por la empresa. En caso de dudas, comunícate con el equipo responsable de tecnología dentro de tu organización.
Realizar evaluación continua
La evaluación continua de las competencias se realiza mediante comentarios, que permiten evaluar de forma descriptiva el desempeño del empleado en cada competencia durante el ciclo.
Las evaluaciones en curso pueden ser accesadas, independientemente del rol — Gestor, Evaluador o Empleado — en:
- Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes
Con el modelo de evaluación continua es posible:
- Registrar más de un comentario en cada competencia
- Registrar objetivos de desarrollo vinculados a la competencia
- Acceder a todos los feedbacks del empleado evaluado, incluso si no están vinculados a una competencia específica (los feedbacks se contabilizan según el período del ciclo)
- Consultar los comentarios registrados en cada competencia, independientemente del autor
Registrar comentarios como borrador
Los comentarios pueden ser publicados directamente o guardados como borrador. Mientras estén como borrador, solo podrán ser visualizados por el autor, además de poder ser editados o eliminados.
El empleado evaluado y el evaluador solo podrán visualizar los comentarios del otro una vez que hayan sido publicados.
Una vez publicados, los comentarios dejan de ser borradores y no pueden ser eliminados ni modificados. Además, los comentarios no pueden realizarse de forma anónima.
Importante
- Si la evaluación se completa con comentarios guardados como borrador, estos solo serán visibles para el Autor y no para el Evaluado;
- Para que se genere la evaluación continua, es necesario que el grupo de requisitos tenga definido el enfoque de Consenso.
Realizar evaluación con preguntas
En este modelo, el desempeño del evaluado es analizado a través de preguntas cualitativas, donde cada pregunta representa una competencia.
Las evaluaciones en curso pueden ser accesadas en: Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes.
En cada pregunta, el gestor y su evaluado pueden registrar comentarios periódicos con las respuestas, que servirán como evidencia de esa competencia (pregunta).
Dependiendo de la configuración de Recursos Humanos, puede ser obligatorio registrar comentarios para algunas competencias (preguntas) para poder finalizar el formulario de evaluación.
Registrar respuestas como borrador
Las respuestas pueden ser publicadas directamente o guardadas como borrador. Mientras estén como borrador, solo podrán ser visualizadas por el autor, además de poder ser editadas o eliminadas.
El evaluado y el evaluador solo podrán visualizar una respuesta después de que haya sido publicada.
Una vez publicadas, las respuestas dejan de ser borradores y no pueden ser modificadas ni eliminadas.
El botón Delegar evaluación estará disponible en la pantalla de Evaluaciones pendientes, si la empresa ha habilitado esta opción.
El Gestor o Evaluador podrá seleccionar empleados y transferir su responsabilidad sobre las evaluaciones a otro evaluador.
El Evaluador original no perderá la trazabilidad de la evaluación, es decir, seguirá siendo el responsable de ella. Podrá monitorear el progreso a través de la lista de evaluaciones delegadas, también disponible en la pantalla de Evaluaciones pendientes.
Cada vez que se delega una evaluación, el evaluador designado recibe una notificación.
Nota
No es posible delegar la evaluación para los enfoques Par, Proveedor, Cliente y Superior.
Tampoco se puede designar como Evaluador Delegado en la evaluación de competencias al propio evaluado. Para que un usuario pueda ser Evaluador Delegado, debe ser de RH., ser Evaluador o delegado de la evaluación, no siendo posible que sea el propio evaluado.
Si el Gerente o Evaluador original desean retomar una evaluación que fue delegada, deben usar la opción Asumir evaluación, disponible en dos lugares:
- en la lista de Evaluaciones delegadas, en la pantalla de Evaluaciones pendientes;
- en la pantalla de Evaluación por competencias, pestaña Subordinado.
El Evaluador Delegado puede visualizar las evaluaciones por competencias incluso después de su cierre. Para ello, debe acceder a la pantalla de Evaluaciones por Competencia del equipo, donde encontrará las evaluaciones asignadas a él —siempre que haya sido delegado en los enfoques Subordinado o Consenso. De lo contrario, el acceso a la evaluación del empleado estará bloqueado.
Por su parte, el Evaluador Individual (responsable de realizar una evaluación específica) no tendrá acceso al resultado después de su finalización, incluso si es un Gestor indirecto. Los Gestores directos o indirectos pueden consultar las evaluaciones de sus empleados normalmente, excepto en casos de puestos vacantes en la jerarquía (que requieren configuración previa en el registro del ciclo).
Si el Gestor y/o Evaluador desea hacer algún comentario en la evaluación, esto hará que se elimine al Evaluador Delegado, siendo necesario designar nuevamente al empleado como Evaluador Delegado. El Evaluador Delegado, a su vez, puede visualizar el comentario del Gestor y/o Evaluador.
Atención
- Para los empleados que serán delegados, además de la delegación, es necesario que la empresa habilite el permiso para el menú Gestor - Menú - Competencias - Evaluaciones por competencia del equipo (recurso: res://senior.com.br/hcm/performance_management/competencies/myTeamCompetenciesAppraisal). Para esto, se puede acceder al sistema como Administrador y crear un rol de Evaluadores delegados y, en los permisos, conceder acceso al recurso del menú que se habilitará, ingresando manualmente a los empleados delegados.
- En las evaluaciones por competencias que tienen los enfoques Subordinado y Consenso (es decir, estos dos enfoques) y determinado empleado sea Evaluador Delegado de solo un enfoque, este empleado tendrá acceso a la evaluación completa del empleado evaluado, es decir, al ser delegado de uno de los enfoques, obtiene el mismo acceso que un Gestor/Evaluador sobre la evaluación.
El siguiente video muestra, en portugués, cómo delegar evaluaciones:
Atención: El video está alojado en YouTube. Por lo tanto, para visualizarlo, es necesario que el acceso al sitio mencionado esté autorizado y habilitado por la empresa. En caso de dudas, comunícate con el equipo responsable de tecnología dentro de tu organización.
Consultar y hacer seguimiento a las evaluaciones en curso
Consultar las evaluaciones de los liderados o evaluados
El gestor o evaluador tienen múltiples opciones para consultar las evaluaciones por competencias bajo su responsabilidad y que están pendientes en cada ciclo de evaluación.
Estos son los principales accesos:
- Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Competencias del equipo > Evaluaciones por competencias del equipo — visión general de las evaluaciones con diversas opciones de ordenamiento
- Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Competencias del equipo > Comparar perfil de competencias — comparación de competencias del equipo con cualquier cargo o puesto de trabajo de la empresa
- Gestión de Desempeño > Desempeño del equipo > Competencias del equipo > Evolución del empleado — comparación de la evolución del empleado en tres ciclos seleccionados, mostrado de forma general o detallada por competencias. Consulta el siguiente video de ejemplo (en portugués):
Atención: El video está alojado en YouTube. Por lo tanto, para visualizarlo, es necesario que el acceso al sitio mencionado esté autorizado y habilitado por la empresa. En caso de dudas, comunícate con el equipo responsable de tecnología dentro de tu organización.
- Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics Gestión de Desempeño > Gráfico Situación de las evaluaciones por competencias
Cada vista presenta la información de manera diferente, proporcionando distintos tipos de visualización y datos gerenciales para el evaluador.
También es posible acceder a la pantalla de detalles de las evaluaciones por competencias individuales de los empleados, donde se muestra el nivel de competencia alcanzado en cada habilidad, sus evidencias y los resultados de los enfoques de evaluación concluidos.
Observaciones
- Los resultados se mostrarán de forma parcial (a medida que se completen las evaluaciones) o solo al final del proceso (después de que todas las evaluaciones y enfoques hayan sido concluidos): este comportamiento depende de la parametrización de la empresa para el ciclo de evaluaciones.
- La pantalla de consulta de evaluaciones por competencias del equipo solo muestra los comentarios realizados en las evaluaciones dentro del módulo de Gestión de Desempeño. Es decir, los comentarios y anotaciones registrados en el módulo de Cargos y Salarios (on-premise) no se presentan, incluso si hay integración entre los módulos.
- El historial de competencias y la escala de clasificación siempre consideran la evaluación más reciente del empleado.
- Las evaluaciones por competencias cuya situación sea Selección de Competencias y/o Cancelado no se listan para el gestor.
- Las evidencias de las evaluaciones por competencias no se integran desde el módulo de Cargos y Salarios (on-premise) a Gestión de Desempeño (Senior X) a través de Integrador HCM, sin importar el estado de la evaluación de competencias.
- La consulta puede verse afectada en su rendimiento si se seleccionan todos los liderados, debido a la limitación en la agrupación de gestores. Para evitar este impacto, hay una restricción en el número de gestores y evaluaciones mostradas.
Es posible enviar una notificación a uno o más evaluadores con un mensaje de recordatorio, aviso o agradecimiento. Este mensaje se presenta a los evaluadores seleccionados a través de notificación en el sistema y por correo electrónico.
Este recurso está disponible en:
- Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics de Gestión de Desempeño > Situación de las evaluaciones por competencias > Detallar > Evaluaciones;
- Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Mantenimiento > Competencias - mantenimiento de evaluaciones, botón Enviar notificación
La notificación se envía únicamente a los evaluadores originales de la evaluación. No se envía a evaluadores que fueron delegados, que fueron dados de baja de la empresa ni a evaluaciones con estatus Bloqueada o Cancelada.
Observación
Las notificaciones de evaluaciones se envían a los gestores siempre a través de Senior X y por correo electrónico. Este comportamiento no es configurable y no está influenciado por la configuración de notificaciones por correo electrónico en la pantalla de Opciones Generales de Painel de Gestão.
Actualmente, el sistema no realiza el envío automático de notificaciones por correo electrónico y Senior X a los evaluadores de las evaluaciones por competencias.
Nota
En las pantallas de consulta de evaluaciones, los valores de logro se muestran con dos decimales, mientras que el sistema utiliza cuatro decimales internamente para los cálculos. Por ello, si el cálculo del valor final se realiza manualmente, pueden producirse variaciones en relación con el logro presentado en pantalla.
Concluir o reabrir evaluaciones
Concluir evaluación por competencias con enfoques
Una evaluación se considera finalizada cuando todos los enfoques involucrados tienen el estado “Concluido” o “Cancelado”. Incluso si un enfoque tiene el estado “Bloqueado”, la evaluación seguirá en curso.
Esto incluye las evaluaciones con enfoque Consenso, que requieren que el empleado evaluado también finalice su parte de la evaluación.
Para que el Consenso esté disponible para el empleado y el evaluador, puede ser necesario que todos los demás enfoques hayan sido concluidos. Además, hasta que el Consenso se complete, el empleado no podrá ver el parecer del evaluador, solo su autoevaluación.
Cuando un empleado es dado de baja, sus enfoques de evaluación se cancelan y la evaluación se marca como Concluida.
Después de concluir una evaluación por competencias, es posible reabrirla si la empresa ha habilitado esta opción en la parametrización del ciclo.
Esto se puede hacer en los siguientes lugares:
- Gestor o evaluador: Gestión de Desempeño > Evaluaciones pendientes
- RH: Gestión de Desempeño > Desempeño de la organización > Métricas de la organización > Analytics Gestión de Desempeño
Al reabrir una evaluación, su estado cambiará a En definición.
Una evaluación puede ser reabierta si se cumplen los siguientes criterios:
- La evaluación está concluida.
- La evaluación está dentro del período del ciclo activo.
- El usuario que reabrirá la evaluación es el evaluador original o el evaluador delegado.
- La evaluación no tiene ninguna evaluación de Consenso finalizada (en este caso, la evaluación de Consenso debe reabrirse primero).
¿Cómo se calcula la nota final de una evaluación?
Para determinar la nota final presentada en cada evaluación, el sistema realiza un cálculo basado en promedios, el cual también está influenciado por el uso del enfoque de Consenso en el proceso de evaluación.
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