Assinatura eletrônica | RH - Offboarding

A assinatura eletrônica é um recurso utilizado para formalizar eletronicamente a concordância das partes em um documento. Na prática, ela permite registrar a assinatura de forma segura, rastreável e com validade para o processo, reduzindo a necessidade de impressão, envio físico e armazenamento manual de documentos.

No contexto do Offboarding, a assinatura eletrônica apoia a condução das etapas documentais do desligamento, trazendo mais agilidade e controle para o RH e para as demais pessoas envolvidas no processo.

Como a assinatura eletrônica é utilizada no Offboarding

No Offboarding, utilizamos o GED para gerenciar os documentos e o fluxo de assinaturas. Isso significa que os arquivos vinculados ao processo de desligamento podem ser centralizados em um ambiente digital, no qual é possível acompanhar o andamento das assinaturas, consultar documentos e manter o histórico das ações realizadas.

O GED já está embarcado na licença do Offboarding, portanto, não há custo adicional para utilizar esse recurso dentro da solução. Com esse gerenciamento, o processo se torna mais organizado, pois os documentos deixam de depender de tratativas paralelas por e-mail, impressão ou controle manual. Dessa forma, o RH passa a contar com mais visibilidade sobre cada etapa da formalização do desligamento.

Para conhecer mais sobre o funcionamento do GED, consulte o manual do GED.

Benefícios da assinatura eletrônica no processo de desligamento

O uso da assinatura eletrônica no desligamento de colaboradores oferece ganhos importantes para a empresa, para o RH e para a pessoa desligada:

Mais agilidade no processo: os documentos podem ser enviados, assinados e consultados de forma eletrônica, reduzindo o tempo necessário para concluir as etapas formais do desligamento.

Maior controle e rastreabilidade: o RH consegue acompanhar o status das assinaturas e manter o histórico das ações realizadas, facilitando auditorias e conferências.

Redução de atividades manuais: elimina parte da dependência de impressão, coleta física de assinaturas, digitalização e envio de documentos por diferentes canais.

Organização documental: com o GED, os documentos ficam armazenados e gerenciados em um único ambiente, o que facilita a consulta e o acompanhamento do processo.

Mais segurança e confiabilidade: a assinatura eletrônica contribui para a formalização do processo com mais consistência, reduzindo riscos de perda de documentos ou de falta de evidências sobre a assinatura.

Melhor experiência para os envolvidos: tanto o RH quanto os demais participantes do processo têm uma jornada mais simples, rápida e transparente para concluir as formalizações necessárias.

Resultado para a operação de RH

Ao utilizar a assinatura eletrônica com o apoio do GED, o Offboarding contribui para que o desligamento seja conduzido de forma mais eficiente, segura e organizada. Isso ajuda o RH a reduzir retrabalho, cumprir prazos com mais facilidade e garantir uma gestão documental mais confiável ao longo de toda a jornada de desligamento.

Configuração de conector

A configuração de conector permite definir por quais canais serão enviadas as notificações de pendência da assinatura eletrônica no Offboarding. É possível configurar um ou mais canais, conforme o tipo de destinatário e os conectores disponíveis no ambiente.

Para acessar a tela, acesse em Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Configuração de conector.

As notificações de pendência da assinatura eletrônica podem ser enviadas pelos seguintes canais:

• SMS
• E-mail
• Plataforma Senior X
• WhatsApp

Configurar os canais de notificação

Para configurar os canais de envio da notificação de pendência:

1. Acesse Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Configuração de conector.
2. Selecione os canais que serão utilizados no envio da notificação de pendência da assinatura eletrônica.
3. Para o envio por SMS ou WhatsApp, selecione o conector configurado no Senior Flow.
4. Confirme a configuração.

Depois de salvar a configuração, o Offboarding utiliza os canais selecionados durante o fluxo de assinatura eletrônica. A opção Plataforma Senior X será considerada apenas para destinatários que possuam usuário na plataforma, mantendo o envio compatível com os fluxos de desligamento já existentes.

Configuração da assinatura

Para utilizar a assinatura no processo de desligamento, a configuração é realizada em dois momentos complementares. Primeiro, é necessário definir os tipos de documento que serão utilizados no processo. Depois, são cadastrados os modelos de documento, que representam os arquivos e estruturas que serão efetivamente usados nas etapas de formalização.

Também é possível configurar a forma de envio da notificação de pendência da assinatura eletrônica em Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Configuração de conector. Nessa configuração, podem ser selecionados um ou mais canais de envio, como SMS, e-mail, Plataforma Senior X e WhatsApp, conforme as regras de disponibilidade de cada destinatário. Para saber mais, consulte Configuração de conector.

Criar um tipo de documento

Para cadastrar um novo tipo de documento, siga os passos abaixo:

1. Acesse a plataforma Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Tipos de documento.
2. Clique no botão Cadastrar.
3. Digite o nome do tipo de documento. Esse nome definirá a categoria à qual o documento pertence, permitindo a criação de categorias específicas, como documento financeiro ou documento jurídico.
4. Clique em Confirmar.

Editar um tipo de documento

Para editar um tipo de documento já cadastrado:

1. Acesse a plataforma Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Tipos de documento.
2. Clique em Ações e escolha a opção Editar.
3. Realize a edição desejada.
4. Clique em Confirmar.

Excluir um tipo de documento

Para excluir um tipo de documento:

1. Acesse a plataforma Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Tipos de documento.
2. Clique em Ações e escolha a opção Excluir.
3. Confirme a exclusão.

Criar um modelo de documento

Para cadastrar um novo modelo de documento, siga os passos abaixo:

1. Acesse a plataforma Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Modelos de documentos.
2. Clique no botão Cadastrar.
3. Informe o campo Nome do modelo.
4. Selecione o campo Tipo de documento, conforme cadastro realizado em Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Tipos de documento.
5. Defina a Situação do modelo. Ao marcar “Ativa”, o modelo ficará disponível para uso nos processos de desligamento. Ao marcar “Desativada”, ele permanecerá indisponível para utilização.
6. Fique atento ao aviso exibido na parte superior da tela. Os campos automáticos inseridos no documento devem estar configurados como de preenchimento obrigatório para garantir que sejam substituídos corretamente pelos dados do colaborador.
7. No campo Documento, utilize o editor de texto para criar o conteúdo do modelo de documento, como um pedido de demissão, termo de devolução de equipamentos ou outros documentos utilizados no processo de desligamento. Para tornar o preenchimento dinâmico, utilize os campos automáticos, disponíveis ao lado direito da tela. Esses campos inserem informações do colaborador e da empresa no documento e são substituídos automaticamente pelos respectivos dados quando o documento é gerado.
8. Clique em Confirmar.

Editar um modelo de documento

Para editar um modelo de documento já cadastrado:

1. Acesse a plataforma Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Modelos de documentos.
2. Clique em Ações e escolha a opção Editar.
3. Realize as alterações desejadas.
4. Clique em Confirmar.

Excluir um modelo de documento

Para excluir um modelo de documento:

1. Acesse a plataforma Senior X > Gestão de Pessoas | HCM > Offboarding > Modelos de documentos.
2. Clique em Ações e escolha a opção Excluir.
3. Confirme a exclusão.

Processo de assinatura do RH

No processo conduzido pelo RH, as ações para adicionar, remover e gerenciar documentos que serão encaminhados para assinatura são realizadas diretamente no Painel de acompanhamento. Por meio dessa tela, o RH centraliza o controle dos documentos vinculados ao desligamento e acompanha as etapas necessárias para a formalização da assinatura.