Requisições | Pessoa recrutadora — ATS JobConvo

Uma Requisição formaliza uma necessidade de contratação que precisa passar por um fluxo de aprovação antes da criação da vaga. A jornada reúne o preenchimento da solicitação, a definição dos aprovadores, a análise e a decisão, além de recursos para tratar prazos e responsabilidades de aprovação.

Para criar uma nova solicitação com base em uma Requisição existente, consulte Clonagem de vagas e Requisições.

Abrir uma Requisição

Para abrir uma Requisição, é necessário ter acesso ao módulo Requisições, permissão para realizar a abertura, cadastros necessários disponíveis, preencher os campos obrigatórios e definir um fluxo de aprovação válido com aprovadores válidos.

Conforme a configuração da empresa, também podem estar disponíveis Vaga Modelo, tipos de Requisição, benefícios, campos customizados, templates de aprovação e a estrutura de Postos de Trabalho.

Acessar a abertura

Acesse Requisições > Início > Abrir Nova Requisição. Na página inicial, também é possível consultar Requisições existentes.

Preencher os dados da Requisição

Organize a solicitação a partir das informações da necessidade de contratação.

Sobre a Requisição

• Template de Vaga Modelo: reaproveita informações previamente cadastradas;
• Título: identifica a Requisição e a necessidade de contratação;
• Cargo da Vaga: define o cargo da oportunidade que poderá ser criada posteriormente;
• Tipo de Requisição: classifica a solicitação. Pode incluir aumento de quadro, substituição, movimentação interna ou outros tipos configurados pela empresa;
• Motivo: registra a justificativa da solicitação;
• Substituição de quem?: identifica a pessoa que será substituída, quando aplicável;
• Matrícula do Substituído: registra a matrícula da pessoa substituída;
• Briefing: detalha o contexto da necessidade;
• Aprovar até: define a data limite esperada para concluir a aprovação;
• Código de Referência: identifica a Requisição para consulta e acompanhamento;
• Número de posições: define quantas posições estão sendo solicitadas.

Informações da Empresa

Esse bloco relaciona a Requisição à estrutura organizacional. Pode apresentar Grupo Econômico, Empresa, Filial ou Cliente, Área, Subárea ou Subdepartamento, Centro de custo, Endereço, País, Estado, Cidade e a indicação de vaga em nível nacional.

Essas informações contextualizam a necessidade e podem ser reaproveitadas posteriormente na criação da vaga.

Informações da futura vaga

Preencha as características da oportunidade que poderá ser criada após a aprovação:

• trabalho e público: modelo de trabalho e exclusividade para PCD;
• responsabilidade e classificação: gestor, nível, escala e privacidade;
• contratação: tipo e período de contratação;
• divulgação: forma de divulgação da oportunidade;
• requisitos: escolaridade mínima e seu status;
• remuneração: condições remuneratórias da oportunidade;
• conteúdo: descrição da vaga e responsabilidades, requisitos, benefícios e observações.

Definir o fluxo de aprovação

A Requisição precisa possuir um fluxo de aprovação válido. Conforme a configuração da empresa, defina-o de uma das seguintes formas:

Utilizar um Template

Selecione um fluxo previamente cadastrado, com aprovadores e ordem já definidos.

Incluir aprovadores manualmente

Informe diretamente as pessoas responsáveis pela análise e defina a ordem necessária do fluxo.

Preencher campos customizados

A empresa pode configurar campos adicionais. Quando disponíveis, eles aparecem no formulário e seguem as próprias regras de preenchimento e obrigatoriedade.

Verificar o formulário

Depois de preencher a solicitação, selecione Verificar Formulário. Essa ação verifica se as informações necessárias foram preenchidas antes da criação.

• Formulário válido: continue e confirme a criação;
• Formulário com pendências: corrija os campos ou as configurações indicadas. Enquanto houver pendências, a Requisição não poderá ser criada.

Criar a Requisição

Depois da verificação, confirme a criação. O ATS JobConvo:

1. cria a Requisição;
2. gera um código;
3. apresenta Requisição criada com sucesso;
4. envia a solicitação ao primeiro aprovador;
5. disponibiliza o detalhe da Requisição;
6. mantém o registro com status Aprovação Pendente.

Nesse momento, a vaga ainda não foi criada.

Aprovar uma Requisição

Depois da criação, a solicitação segue a ordem definida no fluxo de aprovação.

Pré-requisitos para aprovação

A pessoa aprovadora precisa integrar o fluxo, estar responsável pela etapa atual, possuir acesso ao módulo Requisições, ter a solicitação disponível para atuação e conseguir consultar as informações necessárias para a decisão.

Consultar Requisições pendentes

Acesse Requisições > Pendências. A página apresenta as solicitações que aguardam sua atuação e pode exibir título, código, cidade, data de criação, gestor, número de aprovações realizadas e esperadas, data limite e seleção do registro.

Filtrar Requisições

Utilize os filtros de título ou código, tipo de contratação e tipo de Requisição, conforme disponíveis.

• Filtrar aplica os critérios preenchidos;
• Limpar Dados remove os critérios preenchidos.

Analisar uma Requisição

Selecione o título da Requisição para abrir os detalhes utilizados na decisão.

Identificação

Pode apresentar título, código de referência, data de abertura, data limite, status e exclusividade para PCD.

Informações da Empresa

Pode apresentar empresa, Cliente ou Filial, área, centro de custo e local da vaga.

Sobre a Requisição

Pode apresentar divulgação, privacidade, número de posições, gestor, tipo de Requisição, motivo, pessoa substituída, matrícula, cargo, nível, contratação, período de contratação, escolaridade, escala e remuneração.

Informações da futura vaga

Pode apresentar descrição, responsabilidades, requisitos, benefícios, briefing e observações.

Consultar o fluxo de aprovação

O painel lateral pode apresentar o aprovador atual, sua posição ou ordem, a situação da decisão e as ações Aprovar e Reprovar.

Quando houver uma substituição vigente, também podem ser apresentados o aprovador substituído, o substituto, o período e o registro relacionado à substituição.

Aprovar individualmente

Depois de analisar a solicitação, selecione Aprovar. O sistema:

1. registra a decisão;
2. atualiza a situação do aprovador;
3. registra data e horário;
4. atualiza o histórico;
5. verifica se ainda existem aprovações obrigatórias.

Entender fluxos com vários aprovadores

A aprovação de uma pessoa responsável não necessariamente conclui a Requisição.

• Enquanto houver outros aprovadores obrigatórios, a Requisição continua com status Aprovação Pendente e segue para o próximo responsável;
• depois que todas as aprovações obrigatórias forem concluídas, o status passa para Aprovada.

Ao final, o sistema pode apresentar Requisição aprovada com sucesso, data e horário, decisão registrada e a situação atualizada no fluxo.

Aprovar em lote

Em Requisições > Pendências, é possível selecionar mais de uma solicitação e utilizar Aprovar selecionadas.

1. Localize as Requisições.
2. Selecione os registros.
3. Confira a quantidade selecionada.
4. Selecione Aprovar selecionadas.
5. Confirme a ação, quando solicitado.

Reprovar

Reprovar é uma decisão disponível no fluxo. As regras, os campos e os efeitos completos da reprovação não são detalhados nesta página.

Utilizar recursos complementares da aprovação

Os recursos complementares ajudam a tratar solicitações fora do prazo, ausências temporárias e a atuação de outras pessoas em nome de um aprovador.

Aprovações vencidas

Acesse Requisições > Aprovações vencidas para consultar solicitações que continuam pendentes depois da data limite de aprovação.

Cada registro pode apresentar título e código, status Aprovação Pendente, área, localização, próximo aprovador, tipo de Requisição, empresa, gestor, recrutador e número de aprovações concluídas e esperadas. É possível selecionar uma ou várias solicitações e utilizar Filtrar para restringir os resultados conforme os critérios disponíveis.

Cancelar aprovação

1. Acesse Requisições > Aprovações vencidas.
2. Localize a Requisição.
3. Selecione um ou mais registros.
4. Abra Ações.
5. Selecione Cancelar aprovação.
6. Confirme.

Substituição de Aprovadores

Acesse Configurações > Requisições > Substituição de Aprovadores para substituir temporariamente uma pessoa aprovadora durante um período determinado, como em uma ausência ou férias.

Configurar uma substituição

1. Em Substituto, selecione a pessoa que assumirá as aprovações.
2. Em Substituído, selecione o aprovador original.
3. Informe a Data inicial e a Data final.
4. Selecione Confirmar.

Entender o período da substituição

Enquanto a substituição estiver vigente:

• o substituto assume as responsabilidades do aprovador original;
• Requisições que já estavam pendentes passam para o substituto;
• novas Requisições direcionadas ao substituído também passam para o substituto.

Depois da data final, a substituição deixa de valer e o aprovador original volta a ser considerado.

Consultar e manter o histórico

O histórico pode apresentar o nome do substituto, o período e a data e o horário de criação. A configuração pode permitir editar ou remover a substituição.

Grupo de Aprovadores

Acesse Configurações > Requisições > Grupo de Aprovadores para permitir que pessoas associadas atuem em nome de um aprovador principal. Diferentemente da Substituição de Aprovadores, o grupo não precisa ficar limitado a um período com data inicial e final.

Configurar um grupo

1. Em Aprovador, selecione o titular representado pelo grupo.
2. Em Responsáveis pela aprovação, selecione uma ou mais pessoas autorizadas a atuar em nome dele.
3. Selecione Confirmar.

Aprovar por meio do grupo

Quando uma Requisição chega ao aprovador principal:

• a notificação é enviada somente ao aprovador original;
• os responsáveis do grupo não recebem essa notificação;
• os responsáveis consultam a solicitação em Requisições > Pendências;
• qualquer responsável associado pode registrar a aprovação em nome do aprovador principal;
• basta que um integrante aprove para concluir aquela etapa do fluxo;
• os demais integrantes não precisam aprovar novamente.

Manter o grupo

O histórico pode apresentar o aprovador principal, a quantidade de responsáveis e as ações de edição e exclusão. Na edição, pode ser possível manter o aprovador, adicionar ou remover responsáveis e atualizar a composição.

Comparar os recursos complementares

Os três recursos possuem finalidades diferentes:

• Aprovações vencidas: trata Requisições que continuam pendentes depois da data limite;
• Substituição de Aprovadores: transfere temporariamente a responsabilidade de aprovação;
• Grupo de Aprovadores: permite que pessoas associadas atuem em nome de um aprovador principal.

Continuar para a criação da vaga

Depois que o fluxo necessário for concluído, a Requisição aprovada pode seguir para a criação da vaga. A aprovação não executa essa criação automaticamente. Consulte Processo de abertura de vagas para conhecer a continuidade da jornada.