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Integração de Postos de Trabalho | Pessoa administradora — ATS JobConvo
A Integração de Postos de Trabalho permite utilizar no ATS JobConvo a estrutura organizacional mantida no HCM Senior. Os postos e seus relacionamentos têm origem no HCM Senior; no ATS JobConvo, eles são consultados e utilizados para controlar a disponibilidade durante a abertura de Requisições e apoiar a formação automática do fluxo de aprovação.
A integração reúne três áreas principais:
- Lista de postos: permite consultar os postos e os relacionamentos recebidos;
- Representantes dos postos: autoriza usuários a abrir Requisições com base na hierarquia de outro ocupante;
- Tipos de Hierarquia: define como os postos superiores serão percorridos para localizar aprovadores.
Importante
A lista de postos do ATS JobConvo não é utilizada para criar manualmente a estrutura organizacional. A manutenção dos dados de postos e hierarquias ocorre no HCM Senior.
Entender as responsabilidades
| Sistema ou área | Responsabilidade |
|---|---|
| HCM Senior | Mantém os dados organizacionais dos postos e das hierarquias. |
| ATS JobConvo — Lista de postos | Permite consultar os postos e relacionamentos recebidos. |
| ATS JobConvo — Representantes dos postos | Autoriza usuários a utilizar a hierarquia de outro ocupante para abrir Requisições. |
| ATS JobConvo — Tipos de Hierarquia | Define como a estrutura será utilizada para localizar aprovadores. |
| ATS JobConvo — Requisições | Utiliza o posto, carrega dados relacionados e forma o fluxo de aprovação. |
| ATS JobConvo — Processos Seletivos | Gerencia a vaga criada após a continuidade da Requisição. |
Conhecer os conceitos
Posto de trabalho
Representa uma posição na estrutura organizacional. Conforme os dados disponibilizados, pode estar associado a código, descrição, empresa, filial, departamento, centro de custo, cargos, ocupantes, posto superior e tipo de hierarquia.
Ocupante e titular do posto
O ocupante é a pessoa vinculada ao posto. O titular é a pessoa em posição de liderança que possui postos subordinados.
Importante
O conceito de titular do posto no HCM Senior não deve ser confundido com o perfil de acesso Gestor do ATS JobConvo.
Posto superior
É o posto imediatamente acima de outro na hierarquia. Os vínculos sucessivos entre postos superiores formam a cadeia utilizada na busca dos aprovadores.
Representante de posto
É o usuário autorizado a utilizar a hierarquia de outro ocupante para abrir Requisições.
Estrutura ativa
Determina quais postos ficam disponíveis para seleção durante a abertura da Requisição.
Tipo de Requisição
Classifica a necessidade de contratação, como Aumento de quadro, Substituição, Movimentação interna ou outro tipo configurado pela empresa.
Tipo de Hierarquia
É a configuração que relaciona a estrutura de postos, o tipo de Requisição, os níveis hierárquicos e a ordem de aprovação. A regra orienta como o ATS JobConvo interpreta a hierarquia recebida.
Consultar a lista de postos
A lista permite consultar os postos disponibilizados ao ATS JobConvo. Utilize os filtros por:
- nome ou código do posto;
- titular do posto;
- tipo de hierarquia;
- filial;
- ocupante do posto.
Consultar por ocupante
O filtro Ocupante do Posto localiza o posto ocupado pela pessoa selecionada. Conforme os dados disponíveis no ambiente, o resultado pode apresentar código, descrição, posto superior, tipo de hierarquia, ocupantes, matrículas, departamento, empresa, filial, centro de custo, cargos, Vaga Modelo e última alteração.
Consultar por titular
O filtro Titular do Posto retorna os postos que possuem a pessoa pesquisada como superior imediato. A consulta não apresenta toda a árvore hierárquica de uma vez. Para consultar níveis adicionais, continue a pesquisa a partir dos postos encontrados, quando necessário.
Diferenciar postos com a mesma descrição
Postos diferentes podem possuir a mesma descrição. Utilize o código do posto para diferenciá-los.
| Código | Descrição | Interpretação |
|---|---|---|
| PT-001 | Analista | Um posto específico da estrutura. |
| PT-002 | Analista | Outro posto, identificado por código diferente. |
Utilizar a Vaga Modelo
A Vaga Modelo pode complementar o posto com informações de recrutamento que não pertencem diretamente à estrutura organizacional, como descrição, requisitos, benefícios e outras configurações da vaga. Durante a abertura, esses dados apoiam o preenchimento da Requisição ou da vaga. Consulte Requisições e Processo de abertura de vagas.
O código do posto pode permanecer associado à vaga e ser utilizado posteriormente em integrações, como a Integração com a Admissão Digital Senior.
Configurar representantes dos postos
A representação é utilizada quando um usuário precisa abrir Requisições utilizando a hierarquia de outro ocupante. Ela pode ser desnecessária quando o usuário já possui acesso aos postos pela própria hierarquia.
Configurar um representante
Preencha os campos da representação:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Ocupante | Pessoa cuja hierarquia será utilizada. |
| Responsáveis pelo posto | Usuários autorizados a abrir Requisições utilizando essa hierarquia. |
Depois da configuração, o vínculo fica disponível no histórico correspondente.
Entender o efeito da representação
- O usuário passa a representar um ocupante.
- O usuário visualiza os postos disponibilizados pela hierarquia representada.
- O usuário pode utilizar esses postos durante a abertura de Requisições.
A representação não altera o posto do representante, não modifica a hierarquia, não transforma o representante em titular e não o inclui automaticamente como aprovador.
Editar ou excluir uma representação
A edição permite atualizar os usuários responsáveis vinculados à representação. Ao excluir o vínculo, o acesso concedido por aquela representação deixa de existir.
Configurar Tipos de Hierarquia
O Tipo de Hierarquia determina como o ATS JobConvo utiliza os postos superiores para formar automaticamente uma sequência de aprovação. Ele não cria postos, não altera a estrutura do HCM Senior e não cadastra aprovadores manualmente: funciona como uma regra para interpretar a hierarquia recebida.
Entender como a configuração é utilizada
- O requisitante seleciona um posto.
- Informa o tipo de Requisição.
- O ATS JobConvo procura o Tipo de Hierarquia correspondente.
- Localiza o posto na estrutura configurada.
- Percorre os níveis hierárquicos definidos.
- Identifica os ocupantes dos postos superiores.
- Relaciona os ocupantes aos usuários do ATS JobConvo.
- Forma a sequência de aprovação.
Para o fluxo ser formado, o posto deve estar presente na estrutura configurada, o tipo de Requisição deve estar relacionado ao Tipo de Hierarquia, os postos superiores e seus ocupantes devem ser válidos e os e-mails utilizados para relacionar ocupantes a usuários do ATS JobConvo devem ser válidos e únicos.
Importante
Um posto pode aparecer para seleção na Requisição e, ainda assim, não formar corretamente o fluxo de aprovação se a estrutura utilizada pelo Tipo de Hierarquia estiver incompleta ou divergente.
Diferenciar as estruturas
| Configuração | Responsabilidade |
|---|---|
| Estrutura ativa | Define quais postos podem aparecer para seleção na abertura da Requisição. |
| Estrutura do Tipo de Hierarquia | Define em qual cadeia o ATS JobConvo procurará postos superiores e aprovadores. |
As duas configurações precisam estar coerentes: a disponibilidade do posto para seleção não garante, por si só, que a cadeia de aprovação possa ser percorrida.
Definir o Título e o Tipo de Requisição
O Título identifica administrativamente a regra. O Tipo de Requisição ajuda o sistema a localizar qual Tipo de Hierarquia aplicar.
Importante
O Tipo de Requisição, sozinho, não define os aprovadores. A sequência depende da estrutura e das regras hierárquicas configuradas.
Definir a Ordem de Aprovação e os níveis
| Campo | Função |
|---|---|
| Ordem de Aprovação | Define quando a regra será executada dentro da sequência. |
| Níveis acima do posto | Define quantas relações hierárquicas serão percorridas para localizar o aprovador. |
Por exemplo:
| Ordem | Nível | Resultado |
|---|---|---|
| 1 | 1 | O superior imediato será o primeiro aprovador. |
| 2 | 3 | O ocupante localizado três níveis acima será o segundo aprovador. |
| 3 | Máximo | O ocupante do posto mais alto encontrado será utilizado na sequência. |
Os níveis seguem a cadeia de postos:
| Referência a partir do posto solicitado | Aprovador no exemplo |
|---|---|
| Nível 1 | Coordenador, no posto superior imediato. |
| Nível 2 | Gerente, no segundo posto acima. |
| Nível 3 | Diretor, no terceiro posto acima. |
| Máximo | Ocupante do último posto superior encontrado. |
Os cargos são apenas exemplos. O cálculo utiliza os vínculos entre postos, e não o nome do cargo. Os níveis seguintes continuam a mesma lógica.
Máximo não corresponde necessariamente a um cargo específico: significa o último posto superior disponível na cadeia utilizada.
Adicionar ou remover regras
Utilize Adicionar Regra para incluir outra regra de aprovação e definir sua ordem e seu nível acima do posto. A remoção exclui a regra da configuração.
Incluir todos os postos superiores
A opção Incluir todos os postos superiores da hierarquia no fluxo de aprovação faz o ATS JobConvo percorrer sequencialmente a cadeia até o posto máximo.
| Forma de configuração | Comportamento |
|---|---|
| Regras personalizadas | Inclui somente os níveis definidos. |
| Todos os postos superiores | Inclui toda a cadeia hierárquica até o posto máximo. |
Configurar fluxos por Tipo de Requisição
Tipos de Requisição diferentes podem utilizar regras diferentes. Conceitualmente, uma Substituição pode exigir somente o superior imediato, enquanto um Aumento de quadro pode utilizar todos os postos superiores. A configuração adotada pela empresa determina o comportamento efetivo.
Utilizar o posto na Requisição
Durante a abertura da Requisição, os postos disponíveis para seleção são definidos pela hierarquia do requisitante ou pela representação configurada.
Ao selecionar um posto, o ATS JobConvo utiliza os dados organizacionais relacionados para preencher a Requisição, como empresa, filial, departamento, centro de custo, gestor e código do posto.
No fluxo padrão, essas informações são carregadas a partir da estrutura organizacional e não podem ser livremente alteradas.
Selecionar o cargo
A Requisição deve possuir um cargo válido vinculado ao posto. Quando houver mais de um cargo disponível, selecione a opção correspondente à necessidade da contratação.
Ajustar o endereço
O endereço pode ser alterado quando a localidade da vaga for diferente daquela relacionada ao posto.
Preencher uma Requisição de Substituição
Quando o tipo selecionado for Substituição, informe a pessoa que será substituída e sua matrícula, conforme os campos apresentados no formulário.
Entender a continuidade do posto
O código do posto permanece associado à Requisição e pode ser utilizado na vaga e em integrações posteriores, como a Integração com a Admissão Digital Senior.
Conferir o resultado na Requisição
Quando a integração está configurada de forma coerente, o ATS JobConvo reconhece o tipo de Requisição, localiza o posto, percorre os níveis definidos, identifica os ocupantes, relaciona-os aos usuários, ordena os aprovadores e apresenta o fluxo automaticamente na Requisição.
No fluxo padrão, o requisitante consulta o resultado, mas não altera livremente os aprovadores formados pela hierarquia. Para conhecer a abertura, a aprovação e a continuidade até a vaga, consulte Requisições e Processo de abertura de vagas.
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